Zugriffsberechtigungen
In F2 sind Zugriffsberechtigungen mit Dokumenten verknüpft. Die Zugriffsberechtigungen eines Dokuments entscheiden, welche Benutzer das Dokument, dessen Metadaten und angehängte Schriftstücke lesen und bearbeiten können.
Der Zugriff auf einen Vorgang wird davon gesteuert, ob Sie Lesezugriff auf mindestens eines der Dokumente des Vorgangs haben. Sie können die Metadaten eines Vorgangs bearbeiten, wenn Sie Schreibzugriff auf den Vorgang haben.
Zugriffsberechtigungen für ein Dokument
Sie können die folgenden drei Arten von Zugriffsberechtigungen für Dokumente besitzen:
-
Lesezugriff: Sie können das Dokument suchen und einsehen. Sie können keine Änderungen an Metadaten oder angehängten Schriftstücken des Dokuments (das Dokumentenschriftstück eingeschlossen) vornehmen.
-
Schreibzugriff für Schriftstücke: Sie können Änderungen an den angehängten Schriftstücken (das Dokumentenschriftstück eingeschlossen), aber nicht an den Metadaten des Dokuments vornehmen.
-
Voller Schreibzugriff: Sie können Änderungen sowohl an den angehängten Schriftstücken (das Dokumentenschriftstück eingeschlossen) als auch in den Metadaten des Dokuments vornehmen.
Die zuvor beschriebenen Zugriffsberechtigungen in Bezug auf Dokumente werden Ihnen wie folgt zugewiesen:
-
Dokumentenzugriff: Dies ist das Zugriffsniveau, das für das Dokument im Metadatenfeld „Zugriff“ angegeben ist.
-
Teilen eines Dokuments: Sie können ein Dokument in F2 mit Benutzern, zum Beispiel über Chats, E-Mails oder Angabe eines ergänzenden Sachbearbeiters teilen. Die unterschiedlichen Arten, wie Sie ein Dokument teilen können, werden unter Kommunikation behandelt.
Im Dialogfenster "Zugriffsinformation" können Sie einen Überblick darüber erhalten, welche Benutzer Zugriff auf das Dokument haben und welche Berechtigungen sie haben. Sie können das Dialogfenster aus dem Reiter "Erweitert" öffnen oder indem Sie auf das Schlüsselsymbol im Feld "Zugriff" im Dokumentenfenster klicken.
Zugriffsberechtigungen des Benutzers über das Zugriffsniveau eines Dokuments
Für ein Dokument wird stets ein Zugriffsniveau angegeben. Wenn das Dokument noch nicht geteilt wurde, sind Ihre Zugriffsberechtigungen in Bezug auf das Dokument davon abhängig, auf welches Zugriffsniveau das Dokument eingestellt wurde und ob Sie derselben Org.Einheit wie der Dokumentenverantwortliche angehören.
Die folgende Tabelle gibt Ihnen eine Übersicht über die Zugriffsniveaus in F2 und wie sie die Zugriffsberechtigungen anderer Benutzer beeinflussen:
| Im Dokument angegebenes Zugriffsniveau | Benutzer innerhalb der Org.Einheit des Dokumentenverantwortlichen | Benutzer außerhalb der Org.Einheit des Dokumenten-verantwortlichen |
|---|---|---|
„Beteiligte“ |
Kein Dokumentenzugriff |
Kein Dokumentenzugriff |
„Org.Einheit“ |
Voller Schreibzugriff auf das Dokument |
Kein Dokumentenzugriff |
„Alle“ |
Voller Schreibzugriff auf das Dokument |
Lesezugriff auf das Dokument |
Diese Einstellungen gelten grundsätzlich, bis Sie ein Dokument intern in F2 teilen. Weitere Informationen hierzu finden Sie im folgenden Abschnitt.
Zugriffsberechtigungen des Benutzers nach dem Teilen eines Dokuments
Wenn Sie ein Dokument in F2 teilen, werden zusätzliche Benutzer in das Dokument involviert. Dies erfolgt über Chats, Notizen, Anfragen, Angabe ergänzender Sachbearbeiter usw. Das grundlegende Prinzip für das Teilen von Dokumenten in F2 ist, dass der Benutzer, mit dem Sie das Dokument teilen möchten, die Zugriffsberechtigung unter Ihrer erhält.
| Ihre Zugriffsberechtigungen für ein Dokument werden nicht herabgestuft, wenn Sie das Dokument teilen. Berechtigungen können Sie durch Teilen nur erweitern. |
Dies gilt jedoch nicht, wenn Sie einen Benutzer als Beteiligten des Dokuments oder als ergänzenden Sachbearbeiter des Dokuments angeben.
Die im Feld „Dokumentenbeteiligte“ angegebenen Benutzer erhalten immer Lesezugriff auf das Dokument.
Zugriffsberechtigungen für einen ergänzenden Sachbearbeiter sind von den Einstellungen des Benutzers abhängig, der sie als ergänzende Sachbearbeiter angegeben hat.
Zugriffsinformation
Im Dialogfenster "Zugriffsinformation" können Sie einen Überblick darüber erhalten, welche Benutzer Zugriff auf das Dokument haben und welche Rechte sie haben.
Sie können das Dialogfenster auf zwei Arten öffnen:
-
Wählen Sie den Reiter ”Erweitert” aus und klicken Sie auf Zugriffsinformation.
-
Klicken Sie auf das Schlüsselsymbol im Feld "Zugriff".
Sie können ein Häkchen in das Kontrollkästchen „Deaktivierte Benutzer anzeigen“ setzen, um diese Benutzer in der Übersicht angezeigt zu bekommen.
Wenn Sie Informationen darüber wünschen, wieso Benutzer Zugriff auf ein Dokument haben, klicken Sie auf Beteiligte anzeigen, die Einfluss auf Zugriffsverhältnisse des Dokuments haben, was folgendes Dialogfenster anzeigt.
Im obenstehenden Dialogfenster können Sie einsehen, wer Lesezugriff, Schreibzugriff auf Dokumente sowie vollen Schreibzugriff besitzt. Wenn sich Org.Einheiten und/oder Teams unter den Beteiligten mit Zugriffsberechtigung befinden, können Sie die Mitglieder der Org.Einheiten und Teams einsehen, indem Sie ein Häkchen in das Kontrollkästchen „Org.Einheiten und Teams ausklappen“ setzen. In diesem Dialogfenster können Sie sich auch deaktivierte Benutzer/Org.Einheiten anzeigen lassen, indem Sie ein Häkchen in das Kontrollkästchen unter der Liste setzen.