Zugriff auf Vorgänge
In F2 können Sie einen Vorgang suchen und öffnen, wenn Sie Lesezugriff auf mindestens eine der Dokumente des Vorgangs haben. Damit können Sie auch Dokumente mit dem Vorgang verknüpfen.
Ein Vorgang kann einer Zugriffsbeschränkung unterliegen, die dazu führt, dass Sie den Vorgang weder suchen, noch öffnen können. Wenn Sie versuchen, einen Vorgang zu öffnen, auf den Sie keinen Zugriff haben, erscheint das Dialogfenster "Sie haben keinen Zugriff auf Objekt". Sie können dem Vorgang auch kein Dokument hinzufügen, wenn Sie keinen Zugriff auf den Vorgang haben.
Sie können die Metadaten eines Vorgangs bearbeiten, wenn Sie Schreibzugriff auf den Vorgang haben.
Zugriffsbeschränkung auf Vorgänge
Sie können eine Zugriffsbeschränkung auf Vorgänge festlegen, sodass nur bestimmte Benutzer den Vorgang und dessen Dokumente sehen können.
Zugriff auf Vorgang beschränken
Sie können den Zugriff auf einen Vorgang und verknüpfte Dokumente auf bestimmte Benutzer beschränken, indem Sie diese Benutzer, Sicherheitsgruppen, Org.Einheiten oder Teams im Feld „Zugriffsbeschränkung“ eintragen. Der Vorgang muss sich dafür im Bearbeitungsmodus befinden.
Dokumente fallen unter die Zugriffsbeschränkung eines Vorgangs
Die Zugriffsbeschränkung eines Vorgangs wird standardmäßig auf die Dokumente des Vorgangs übertragen.
Im Dokument können Sie die Information über die Zugriffsbeschränkung des Vorgangs im Feld "Vorgangszugriff beschränkt auf" sehen. Sie können wählen, ob das Dokument die Zugriffsbeschränkung des Vorgangs vererbt bekommen soll, indem Sie das Kontrollkästchen "Vorgangszugriff" ankreuzen. F2 kann so eingerichtet werden, dass das Kontrollkästchen in diesem Metadatenfeld standardmäßig angekreuzt ist.
Wenn Sie den Mauszeiger über das Hilfesymbol 
beim Kontrollkästchen „Vorgangszugriff“ halten, informiert ein Tooltipp Sie mit folgender Information: "Ein Häkchen im Vorgangszugriff bedeutet, dass die Zugangsbeschränkung des Vorgangs auf das Dokument übertragen wird."
Schreibzugriff auf die Metadaten des Vorgangs
Sie können die Metadaten eines Vorgangs bearbeiten, wenn Sie Schreibzugriff auf den Vorgang haben. Sie haben Schreibzugriff, wenn Sie ein Verantwortlicher oder ergänzender Sachbearbeiter für den Vorgang sind.
Ihr Schreibzugriff auf Vorgänge ist unabhängig von der Rolle, mit der Sie angemeldet sind. Wenn Sie mehrere Jobrollen besitzen, müssen Sie sich nicht unter der Org.Einheit anmelden, die für den Vorgang verantwortlich ist, um Schreibzugriff auf den Vorgang zu erhalten, sondern haben diesen automatisch durch Ihre Jobrollen.
| Sie können konfigurieren, dass es nicht nur der Verantwortliche und ergänzende Sachbearbeiter des Vorgangs ist, der Schreibzugriff auf die Metadaten des Vorgangs hat. Konfigurationen erfolgen in Zusammenarbeit mit cBrain. |