Zugriff auf Dokumente

Die Schnittmenge zwischen dem Zugriffsniveau und der Zugriffsbeschränkung ist entscheidend dafür, wer Zugriff auf ein Dokument hat.

Das Zugriffsniveau und die Zugriffbeschränkung werden durch Metadatenfelder gesteuert. Das Zugriffsniveau wird im Metadatenfeld „Zugriff“ des Dokuments festgelegt. Die Zugriffsbeschränkung wird im Feld ”Zugriff beschränkt auf” des Dokuments oder dem Feld ”Zugriffsbeschränkung” eines eventuell verknüpften Vorgangs festgelegt.

Zugriffsniveaus auf einem Dokument

In F2 gibt es drei Zugriffsniveaus:

Beteiligte: Nur die Benutzer und Org.Einheiten, die aktiv in ein Dokument involviert sind, können dieses aufrufen. Dies ist der am meisten beschränkte Zugriff.
Org.Einheit: Nicht nur diejenigen, die in das Dokument involviert sind, sondern auch Benutzer der Org.Einheit des Dokumentenverantwortlichen können das Dokument aufrufen und einsehen.
Alle: Alle Benutzer einer Organisation können ein Dokument aufrufen und einsehen.

Wenn Sie ein neues Dokument erstellen, ist das Zugriffsniveau stets auf „Beteiligte“ eingestellt, bis der Verantwortliche des Dokuments dessen Zugriffsniveau ändert oder es mit anderen Benutzern teilt.

Sie können das Zugriffsniveau, welches neuen Dokumenten automatisch zugeteilt wird, über eine Konfiguration ändern. Die Konfiguration erfolgt in Zusammenarbeit mit cBrain. Desweiteren können Sie selbst einrichten, welches Zugriffsniveau importierte E-Mails erhalten.

Zugriffsniveau für ein Dokument festlegen

Sie legen das Zugriffsniveau eines Dokuments im Metadatenfeld "Zugriff" des Dokuments fest. Das Dokument muss sich im Bearbeitungsmodus befinden. Im Drop-down-Menü wählen Sie zwischen:

Beteiligte
Org.Einheit
Alle.

Abbildung 1. Das Feld "Zugriff" im Dokument

Wenn Sie ein Dokument speichern, kann die Vorgangshilfe Ihnen dabei helfen, das richtige Zugriffsniveau gemäß den Richtlinien Ihrer Organisation zu setzen.

Benutzer werden nicht benachrichtigt, wenn eine Änderung in Bezug auf das Zugriffsniveau des Dokuments erfolgt.

Wenn ein Dokument in den Feldern "Zugriff beschränkt auf" oder "Vorgangszugriff beschränkt auf" einer Zugriffsbeschränkung unterliegt, wird ein Sternchen "*" im Feld "Zugriff" angezeigt.

Halten Sie den Mauszeiger über das Symbol , um mehr über den Dokumentenzugriff zu erfahren. Der Text ist an die Bedingungen angepasst, die das jeweilige Dokument betreffen. Bei einem Dokument mit dem Zugriffsniveau „Org.Einheit“ und bei dem eine Zugriffsbeschränkung vorliegt, erscheint folgender Infotext.

Abbildung 2. Information zur Zugriffsbeschränkung

Zugriffsbeschränkung auf Dokumente

Sie können den Zugriff auf ein Dokument so beschränken, dass dieser spezifische Benutzer umfasst. Dies können Sie entweder vornehmen, indem Sie eine Zugriffsbeschränkung auf dem Vorgang festlegen, mit dem das Dokument verknüpft ist, oder indem Sie den Zugriff direkt im Dokument beschränken.

Zugriff auf ein Dokument beschränken

Sie beschränken den Zugriff direkt im Dokument, indem Sie Sicherheitsgruppen, Benutzer, Org.Einheiten und/oder Teams im Feld "Zugriff beschränkt auf" im Dokumentenfenster hinzufügen. Das Dokument muss sich dafür im Bearbeitungsmodus befinden.

Abbildung 3. Zugriffsbeschränkung in einem Dokument

Das Feld beschränkt den Zugriff auf die Benutzer und Gruppen, die im Feld angegeben sind. Das bedeutet, dass es, unabhängig von dem im Feld "Zugriff" angegebenen Zugriffsniveau des jeweiligen Dokuments, nur Benutzer/Gruppen, die in dem Feld angegeben sind, die das jeweilige Dokument sehen und aufrufen können.

Das Zugriffsniveau ist weiterhin geltend. Damit ein Benutzer das Dokument sehen und aufrufen kann, muss derjenige sowohl Zugriff auf das Dokument haben und im Feld "Zugriff beschränkt auf" angegeben sein.

Wenn ein Benutzer eine zustätzliche Zugriffsgruppe in einem Dokument angibt, das schon eine oder mehrere Zugriffsgruppen beinhaltet, wird das die Anzahl an Benutzern, die das Dokument sehen können, erhöhen.

Wird einem Dokument eine Zugriffsbeschränkung zugeteilt, die Benutzer daran hindert, Zugriff auf das Dokument zu haben, öffnet sich das Dialogfenster "Beteiligte haben keinen Zugriff auf das Dokument", wie unten gezeigt.

Das Dialogfenster, auch Zugriffshilfe genannt, orientiert den Benutzer darüber, ob andere Benutzer oder Org.Einheiten auf Grund der Zugriffsbeschränkung keinen Zugriff auf das Dokument haben.

Abbildung 4. Das Dialogfenster ”Beteiligte haben keinen Zugriff auf das Dokument”

Sie können konfigurieren, ob die Zugriffshilfe für Org.Einheiten aktiviert sein soll. Das bedeutet, dass sich die Zugriffshilfe öffnet, wenn dem Dokument eine Org.Einheit hinzugefügt wird, die nicht Teil der Zugriffsbeschränkung ist. Standardmäßig ist dies deaktiviert. Konfigurationen erfolgen in Zusammenarbeit mti cBrain.

Wird eine Zugriffsgruppe zur Zugriffsbeschränkung hinzugefügt oder von ihr entfernt, loggt F2, wer die Änderung vorgenommen hat und zu welchem Zeitpunkt.

Wenn Sie einen Benutzer mit beschränktem Zugriff (in den Eigenschaften des Benutzers) in das Feld "Zugriff beschränkt auf" eintragen, wird der Zugriff auf das Dokument auf den Benutzer mit beschränkten Zugriff reduziert. Sie müssen die Behörde, eine Org.Einheit oder die Sicherheitsgruppe des Benutzers in das Feld "Zugriff beschränkt auf" und das Zugriffsniveau auf "Alle" setzen, um dies zu vermeiden.