Beteiligte importieren und Dokumentbeteiligte ersetzen

Beteiligte importieren

Wenn Sie das Recht „Bearbeiten von Beteiligten“ besitzen, steht Ihnen im Band des Reiters „Administrator“ im Hauptfenster der Menüpunkt „Beteiligte importieren“ zur Verfügung.

Wenn Sie auf Beteiligte importieren klicken, öffnet sich das Dialogfenster „Beteiligte importieren“, in dem Sie externe Beteiligte mithilfe einer CSV-Datei importieren oder aktualisieren können. CSV ist ein Dateiformat zum Austausch größerer Datenmengen zwischen unterschiedlichen Computerprogrammen und Datenbanken.

Jede Zeile der CSV-Datei entspricht einem externen Beteiligten. Beteiligte, die bereits im F2 Beteiligtenregister existieren, werden entsprechend der Daten der Importdatei aktualisiert. Wenn ein Beteiligter nicht aufgeführt ist, wird er im Beteiligtenregister erstellt.

Abbildung 1. Beteiligte importieren

Im Dialogfenster „Beteiligte importieren“ müssen Sie folgende Felder ausfüllen:

Feld	Beschreibung
„Importdatei wählen“	Die CSV-Datei wählen Sie über Durchsuch aus.
„Platzierung der neuen Beteiligten wählen“	Hier wählen Sie die Stelle im Beteiligtenregister aus, an der Sie neue Beteiligte erstellen möchten. Sollen die Beteiligten unter einem neuen Knoten platziert werden, müssen Sie diesen zunächst erstellen, indem Sie auf „Kontakt hinzufügen“ klicken.
„Kontakt hinzufügen“	Öffnet das Dialogfenster „Org.Einheit erstellen“, worüber Sie einen neuen Knoten im Beteiligtenregister erstellen können. Anschließend können Sie die neue Org.Einheit als Platzierung der neuen Beteiligten auswählen.
„E-Mail-Domäne des Beteiligten“	Entscheidet darüber, ob für die Beteiligten, die in der Importdatei aufgeführt sind, ein Häkchen in das Kontrollkästchen „E-Mail-Domäne des Beteiligten“ gesetzt wird.

Feld

Beschreibung

„Importdatei wählen“

Die CSV-Datei wählen Sie über Durchsuch aus.

„Platzierung der neuen Beteiligten wählen“

Hier wählen Sie die Stelle im Beteiligtenregister aus, an der Sie neue Beteiligte erstellen möchten.

Sollen die Beteiligten unter einem neuen Knoten platziert werden, müssen Sie diesen zunächst erstellen, indem Sie auf „Kontakt hinzufügen“ klicken.

„Kontakt hinzufügen“

Öffnet das Dialogfenster „Org.Einheit erstellen“, worüber Sie einen neuen Knoten im Beteiligtenregister erstellen können. Anschließend können Sie die neue Org.Einheit als Platzierung der neuen Beteiligten auswählen.

„E-Mail-Domäne des Beteiligten“

Entscheidet darüber, ob für die Beteiligten, die in der Importdatei aufgeführt sind, ein Häkchen in das Kontrollkästchen „E-Mail-Domäne des Beteiligten“ gesetzt wird.

Sie schließen den Import mit einem Klick auf OK ab.

Wenn die Importdatei Daten über Beteiligte enthält, die bereits in F2 importiert wurden, werden die Daten in F2 aktualisiert, damit diese denen der Importdatei entsprechen.

Wenn Beteiligte nicht importiert werden konnten, können Sie eine neue CSV-Datei speichern, welche die Beteiligten enthält, die nicht importiert werden konnten. Eine zusätzliche Spalte in der Datei gibt die damit verbundene Fehlermeldung wieder.

Lesen Sie mehr über das Beteiligtenregister in F2 und das Erstellen von externen Beteiligten.

CSV-Datei für den Beteiligtenimport

Eine CSV-Datei für den Beteiligtenimport muss die in der folgenden Tabelle aufgeführten 31 Spalten enthalten. Die externe ID und den Namen müssen Sie eintragen, die übrigen Spalten können leer bleiben.

#	Spaltennamen	Beschreibung
1	Externe ID	ID, die zusammen mit dem Beteiligten gespeichert wird. Wenn der Beteiligte erneut importiert wird, wird dieser anhand seiner ID mit den neuen Daten aus der CSV-Datei aktualisiert.
2		Soll nicht ausgefüllt werden, muss jedoch in der Datei enthalten sein.
3	Name	Name
4	Name, fortgesetzt	Name
5		Soll nicht ausgefüllt werden, muss jedoch in der Datei enthalten sein.
6	Kontaktperson
7	Adresse	Adresse
8	Adresse, fortgesetzt	Adresse
9	Postleitzahl
10	Stadt
11	Ländercode
12		Soll nicht ausgefüllt werden, muss jedoch in der Datei enthalten sein.
13	Telefon
14	Fax/Handy	Dieser Wert stellt sowohl die Fax- als auch Handynummer dar.
15	Portogruppe	Portogruppe. Zeigt den Beteiligten zusammen mit der postalischen Adresse an.
16	E-Mail
17	Website
18	BBNr./CVR-Nummer
19	BBNr./CVR P-nummer
20	Erstellt am	Wenn dieses Feld leer bleibt, wird für importierte Beteiligte das aktuelle Datum verwendet.
21	Korrigiert am	Wenn dieses Feld leer bleibt, wird das aktuelle Datum verwendet.
22	Gruppencode01	DB07-Codes. Die Codes werden für den Beteiligten gespeichert. Sie müssen das Dialogfenster für Beteiligteneigenschaften konfigurieren, damit die Codes hier angezeigt werden. Konfigurationen erfolgen in Zusammenarbeit mit cBrain.
23	Gruppencode02
24	Gruppencode03
25	Gruppencode04
26	Gruppencode05
27	Gruppencode06
28	Gruppencode07
29	Gruppencode08
30	Gruppencode09
31	Gruppencode10

Sie können die private Telefonnummer des Beteiligten über eine Konfiguration hinzufügen, welche das Feld „Telefon (Privat)“ hinzufügt. Lesen Sie mehr unter Beteiligte. Konfigurationen erfolgen in Zusammenarbeit mit cBrain.

Bitte beachten Sie, dass die Spalten der obigen Tabelle in Zeilen angezeigt werden. In der Importdatei sollen sie als Spalten aufgeführt werden. Geben Sie keine Spaltenüberschriften in die Datei ein. Die folgende Abbildung ist ein Beispiel für eine CSV-Importdatei in Excel mit externen Beteiligten.

Abbildung 2. Importdatei in Excel

Wenn Sie die CSV-Datei als eine kommaseparierte Liste in zum Beispiel Notepad erstellen, müssen Sie Semikolon als Separatoren zwischen den Spalten verwenden. Soll eine Spalte leer bleiben, geben Sie nichts zwischen den Seperatoren ein.

Abbildung 3. Kommaseparierte Importdatei

Dokumentbeteiligte ersetzen

In Verbindung mit dem Import externer Beteiligter kann es dazu kommen, dass ein deaktivierter externer Beteiligter die gleiche E-Mail-Adresse wie ein aktiver externer Beteiligter besitzt. Zu einer solchen Situation kommt es, wenn eine Reihe externer Beteiligten manuell deaktiviert wurden und dann ein Import externer Beteiligter mit der gleichen E-Mail-Adresse durchgeführt wurde.

In einem solchen Fall können Sie die Dokumentbeteiligten automatisch ersetzen lassen.

Hierzu klicken Sie im Band des Reiters „Administrator“ auf Dokumentbeteiligten ersetzen.

Abbildung 4. Der Menüpunkt „Dokumentbeteiligte ersetzen“

Für die deaktivierten Beteiligten wird dann eine Referenz (docID) an allen Stellen ausgetauscht, an denen die Beteiligten in einem Dokument verwendet wurden, sodass Dokumentbeteiligte auf die aktiven Beteiligten verweisen.

Auf diese Weise können Sie nur externe Beteiligte, jedoch nicht interne F2-Benutzer ersetzen.

Mit F2 Zugriffsbeschränkung auf Beteiligte (Dokumentation auf Dänisch verfügbar) können Sie Zugriffsbeschränkungen auf externe Beteiligte im F2 Beteiligtenregister erstellen, sodass ein externer Beteiligter mit Zugriffsbeschränkung nur durch die Org.Einheit aufgerufen werden kann, welche die Zugriffsbeschränkung erstellt hat.

Wenn ein Beteiligter mit Zugriffsbeschränkung durch einen Beteiligten ohne Zugriffsbeschränkung ersetzt wird, verweist der Dokumentbeteiligte auf einen Beteiligten ohne Zugriffsbeschränkung. Die Zugriffsbeschränkung des beibehaltenen Beteiligten bleibt dabei unverändert. Das Ersetzen von Dokumentbeteiligten geschieht ausschließlich auf Grundlage von E-Mail-Adressen.