Schlüsselwörter
Schlüsselwörter fördern die Wissensteilung innerhalb der Organisation. Benutzer können Dokumenten und Vorgängen Schlüsselwörter hinzufügen, was Ihnen mehr Flexibilität bei der Suche und Organisation von Informationen in F2 ermöglicht.
Wenn Sie das Recht „Schlüsselwörter verwalten“ besitzen, können Sie Schlüsselwörter in F2 einrichten, verwalten oder entfernen.
Schlüsselwörter verwalten
Schlüsselwörter verwalten Sie über den Menüpunkt „Schlüsselwörter“ im Band des Reiters „Administrator“.
Wenn Sie auf Schlüsselwörter klicken, öffnet sich ein Dialogfenster, in dem Sie Schlüsselwörter erstellen, löschen und/oder bearbeiten können (siehe folgende Abbildung).
| Alle Benutzer in sämtlichen Behörden innerhalb einer F2-Installation haben dieselben Schlüsselwörter. |
Schlüsselwörter sind in Sachgebiete unterteilt. Neue Sachgebiete können Sie über Neues Sachgebiet erstellen.
Um ein neues Schlüsselwort zu erstellen, markieren Sie die Org.Einheit und klicken dann auf Neues Schlüsselwort. Das neue Schlüsselwort wird somit unter der gewählten Org.Einheit erstellt.
Sie können das Schlüsselwort mit einer Beschreibung und einem Gültigkeitszeitraum verknüpfen. Dies ist der Zeitraum, in dem das Schlüsselwort aktiv sein soll. Die Angabe eines Enddatums ist nicht nötig.
Ein Schlüsselwort kann nur dann genutzt werden, wenn es aktiv ist. Schlüsselwörter, die nicht mehr aktiv sind, verbleiben in Dokumenten und Vorgängen, in denen sie genutzt wurden, und Sie können diese weiterhin bei Ihren Suchen nutzen.
Mit einem Klick auf Speichern erstellen Sie das Schlüsselwort.
| Wenn ein Schlüsselwort auf Dokumente und/oder Vorgänge angewendet wurde, kann das Schlüsselwort in der Schlüsselwortübersicht nicht gelöscht werden. Es kann nur durch Angabe eines Enddatums im Feld "Aktiver Zeitraum" deaktiviert werden. Das bedeutet, dass Sie das Schlüsselwort nach dem Enddatum nicht mehr verwenden können, sie aber noch danach suchen können. |
| Wenn ein auf Dokumente und/oder Vorgänge angewandtes Schlüsselwort bearbeitet wird, wird das ursprüngliche Schlüsselwort automatisch in allen Dokumenten und Vorgängen, auf die das Schlüsselwort angewandt wird, durch das bearbeitete Schlüsselwort ersetzt. |
Schlüsselwörter der Org.Einheit
Den Menüpunkt „Schlüsselwörter der Org.Einheit“ im Reiter „Administrator“ nutzen Sie, um den einzelnen Org.Einheiten spezifische Schlüsselwörter zuzuweisen und bieten Benutzern somit eine Unterstützung beim Auswählen relevanter Schlüsselwörter.
Im Dialogfenster „Schlüsselwörter der Org.Einheit“ (siehe folgende Abbildung) können Sie Org.Einheiten relevante Schlüsselwörter zuweisen. Durch das Zuweisen der richtigen Schlüsselwörter zu Dokumenten und Vorgängen wird die Arbeit der Benutzer in F2 vereinfacht.
Die einheitsbezogene Zuweisung hat ebenfalls den Vorteil, dass F2 automatisch relevante Schlüsselwörter vorschlägt, wenn Sie die ersten Buchstaben eines Schlüsselworts eingeben.
In der folgenden Tabelle werden Ihnen die drei Spalten des Dialogfensters „Schlüsselwörter der Org.Einheit“ beschrieben:
| Spalte | Beschreibung |
|---|---|
„Org.Einheiten“ |
Zeigt Ihnen die in F2 erstellten Org.Einheiten an. |
„Alle Schlüsselwörter“ |
Zeigt Ihnen eine Übersicht aller verfügbaren Schlüsselwörter der in der Spalte „Org.Einheiten“ markierten Org.Einheit an. |
„Relevante Schlüsselwörter der Org.Einheit [Name der Org.Einheit]“ |
Zeigt Ihnen an, welche Schlüsselwörter für die in der Spalte „Org.Einheiten“ markierten Org.Einheit ausgewählt wurden. |
Org.Einheiten Schlüsselwörter zuweisen
Markieren Sie in der ersten Spalte „Org.Einheiten“ die Org.Einheit, der Sie ein oder mehrere Schlüsselwörter zuweisen möchten. Klicken Sie auf das gewünschte Schlüsselwort in der mittleren Spalte „Alle Schlüsselwörter“ und ziehen Sie dieses in die letzte Spalte „Relevante Schlüsselwörter der Org.Einheit [Name der Org.Einheit]“. Sie können auch mit einem Rechtsklick ein Schlüsselwort markieren und Schlüsselwort hinzufügen auswählen.
Klicken Sie anschließend OK, um das ausgewählte Schlüsselwort als relevant für die Org.Einheit zu markieren.
Schlüsselwörter von Org.Einheiten entfernen
Sie können Schlüsselwörter wieder entfernen, indem Sie diese mit gehaltener linker Maustaste von der Spalte „Relevante Schlüsselwörter der Org.Einheit [Name der Org.Einheit]“ in die Spalte „Alle Schlüsselwörter“ ziehen. Alternativ klicken Sie mit der rechten Maustaste auf ein Schlüsselwort in der Spalte „Relevante Schlüsselwörter der Org.Einheit [Name der Org.Einheit]“ und wählen daraufhin Schlüsselwort entfernen aus.
Wenn Sie auf OK klicken, ist das Schlüsselwort nicht mehr als relevant für die Org.Einheit markiert.