Im Namen von
In vielen Fällen kann es erforderlich sein, einem Benutzer entweder vorübergehend oder permanent Zugriff auf den Posteingang eines anderen Benutzers zu geben, zum Beispiel Zugriff eines Sekretärs auf den Posteingang des Abteilungsleiters.
Grundsätzlich gibt es zwei Arten, „Im Namen von“-Berechtigungen zuzuweisen:
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Die permanente Zuweisung, die von Administratoren durchgeführt wird
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Die vorübergehende Zuweisung, die auch von einzelnen Benutzern vorgenommen werden kann.
Die permanente Zuweisung von „Im Namen von“ können Sie nur verwalten, wenn Sie das Recht „Im-Namen-von Berechtigung verwalten“ besitzen.
Bei der Zuweisung von „Im Namen von“-Berechtigungen erhält der Benutzer, dem dieses Recht zugewiesen wird, grundsätzlich Zugriff auf die gesamten Dokumente des Benutzers, in dessen Namen er handelt, darunter auch die Dokumente, die unter „Meine private Dokumente“ abgelegt sind. Sie können zwischen zwei Bereichen von „Im Namen von“-Berechtigungen wählen:
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„Darf alle Tätigkeiten durchführen“
Im Folgenden wird Ihnen beschrieben, wie Sie, vorausgesetzt Sie besitzen das Recht „Im-Namen-von Berechtigung verwalten“, anderen Benutzern „Im Namen von“-Berechtigungen zuweisen können.
| Unter gewissen Umständen ist es auch möglich, im Namen eines deaktivierten Benutzers zu handeln. |
„Im Namen von“-Berechtigung einrichten
Wenn Sie im Band unter dem Reiter „Administrator“ auf Im Namen von klicken, öffnet sich das Dialogfenster „Im Namen von“.
Hier erhalten Sie einen Überblick über die Benutzer, die bereits im Namen anderer Benutzer handeln können. Über das Dialogfenster können Sie „Im Namen von“-Berechtigungen zuweisen und/oder entfernen.
Klicken Sie auf Neu, um eine neue „Im Namen von“-Berechtigung zu erstellen. Daraufhin öffnet sich ein Dialogfenster, in dem Sie den Benutzer angeben, der berechtigt werden soll, im Namen eines anderen F2-Benutzers handeln zu können.
Darüber hinaus können Sie auswählen, welche Berechtigungen der Benutzer haben soll:
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„Darf alle Tätigkeiten durchführen“. Das heißt vollständige „Im Namen von“-Berechtigungen.
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„Darf Genehmigungen bearbeiten“. Das heißt eingeschränkte „Im Namen von“-Berechtigungen.
Wenn Sie einem Benutzer die Berechtigung zuweisen, Genehmigungen im Namen beispielsweise eines Leiters zu verwalten, können Sie auswählen, an welcher Stelle der Benutzer über neue eingehende Genehmigungen benachrichtigt werden soll.
Die Benachrichtigung kann an den persönlichen Posteingang des Benutzers oder den der Org.Einheit gesendet werden.
Wenn Sie einen bestimmten Posteingang einer Org.Einheit wählen, sehen Sie das Feld „Org.Einheit“. Hier geben Sie den Posteingang an, an den die Benachrichtigung gesendet werden soll.
Sie können einen Zeitraum angeben, in dem die „Im Namen von“-Berechtigung aktiv sein soll. Wenn Sie keinen Zeitraum auswählen, ist die Berechtigung ab dem Moment der Erstellung gültig, bis sie wieder entfernt wird.
Ihre Wahl bestätigen Sie mit einem Klick auf OK.
Im Namen von einem deaktivierten Benutzer
Es kann notwendig sein, im Namen eines deaktivierten Benutzers zu handeln. Beispielsweise um den Verantwortlichen auf einem Dokument zu ändern oder um die Zugriffsbeschränkungen von Dokumenten und Vorgängen zu ändern.
Sie können einen deaktivierten Benutzer im "Im Namen von"-Dialogfenster nicht suchen. Sie können im Namen eines deaktivierten Benutzers handeln, wenn eine Im Namen von-Berechtigung eingerichtet wurde, während der Benutzer noch aktiv war.
Für den Fall, dass Sie eine neue Im Namen von-Berechtigung benötigen, nachdem ein Benutzer erstellt wurde, müssen Sie den Benutzer aktivieren, bevor Sie dies einrichten können. Wenn die Berechtigung eingerichtet ist, können Sie den Benutzer anschließend wieder deaktivieren.