Rechte
Sie können einem Benutzer nicht direkt ein Recht zuweisen. Sie müssen erst das Recht einer Rolle zuweisen, danach können Sie diese Rolle einem Benutzer geben. Damit erhalten alle Benutzer mit einer bestimmten Rolle das gewählte Recht.
Sie benötigen das Recht „Rechte verwalten“, um Rechte mit Rollen verknüpfen zu können.
Rechte und Rollen verwalten Sie über das Dialogfenster „Rollentyp und Rechte“. Dieses öffnen Sie, indem Sie im Band des Reiters „Administrator“ auf Rollentyp und Rechte klicken.
Der von der Organisation ausgewählte Rechte-Administrator kann die Rechte den verschiedenen Rollen zuweisen und diese mit Behörden und Sicherheitsgruppen verknüpfen. Es ist nicht möglich, den Namen oder die Funktionalität der Rechte zu ändern, zu erstellen oder zu löschen.
Im Dialogfenster „Rollentyp und Rechte“ können Sie eine neue Rolle erstellen und diesen mit Rechten verknüpfen. Lesen Sie mehr über die Verwaltung von Rollen.
Recht einer Rolle hinzufügen
Im Dialogfenster „Rollentyp und Rechte“ können Sie ein Recht zu einer Rolle hinzufügen. Rechte weisen Sie durch Auswählen der jeweiligen Rolle im Feld „Rollentyp“ zu. Im folgenden Beispiel wurde die Rolle „Personal Intern“ ausgewählt.
Danach klicken Sie auf Neues Recht, woraufhin sich das Dialogfenster „Neues Recht“ öffnet (siehe folgende Abbildung).
In diesem Dialogfenster wählen Sie das Recht, das mit der Rolle verknüpft werden soll. Darüber hinaus müssen Sie die Behörde und eventuell eine Sicherheitsgruppe für das Recht auswählen.
Ihre Wahl bestätigen Sie mit OK.
Alle Benutzer mit der Rolle „Personal Intern“ haben nun Archivzugang zur erstellten Sicherheitsgruppe in der relevanten Behörde.
Rechte einer Rolle bearbeiten oder löschen
Sie können Rechte einer Rolle bearbeiten oder löschen. Wählen Sie hierzu das Recht, das Sie bearbeiten oder löschen möchten, von der Liste der aktuellen Rechte der Rolle aus. Im Beispiel ist das Recht „Archivzugang“ markiert (siehe folgende Abbildung).
Sie können ein bestehendes Recht bearbeiten, indem Sie auf Recht bearbeiten klicken. Das Dialogfenster „Recht bearbeiten“ öffnet sich (siehe folgende Abbildung).
Im Dialogfenster können Sie ein anderes Recht, eine andere Behörde oder Sicherheitsgruppe auswählen.
Sie schließen mit einem Klick auf OK ab.
Ein bestehendes Recht löschen Sie von einer markierten Rolle mit einem Klick auf Recht löschen. In diesem Fall erscheint kein Warnhinweis, und Sie können die Handlung nicht widerrufen.
Übersicht über Rechte
Die Liste der Rechte in allen F2-Installationen ist gleich (sofern die F2 Version der Installationen gleich ist). Einige der Rechte können Sie jedoch nur dann nutzen, wenn das dazugehörige Modul aktiviert ist.
Die Liste verfügbarer Rechte können Sie im Drop-down-Menü in den Dialogfenstern „Neues Recht“ und „Recht bearbeiten“ einsehen. Das Menü öffnen Sie mit einem Klick auf den Abwärtspfeil neben „Rechtetyp“ (siehe folgende Abbildung).
Wenn Sie als Administrator das Recht „Rechte verwalten“ besitzen, können Sie Benutzern Rechte und damit bestimmte Berechtigungen durch Rollen zuweisen. Rechte und dazugehörige Berechtigungen werden in der folgenden Tabelle beschrieben.
| Recht | Beschreibung | ||
|---|---|---|---|
Aktualisieren von BBNr.-Register (Modul) |
Erlaubt den Zugriff auf das CPR über die Eigenschaftsdialogfenster der Beteiligten und Benutzer und daraus das Aktualisieren eines Beteiligten. |
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Ändern der Verantwortlichen aller Vorgänge |
Erlaubt das Ändern des Vorgangsverantwortlichen. |
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Erlaubt das Verknüpfen einer Rolle mit einer Sicherheitsgruppe. Damit können Sie Benutzer mit einer Sicherheitsgruppe verknüpfen. |
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Aufgabenverläufe auf existierende Vorgänge hinzufügen/wechseln/entfernen |
Erlaubt das Ändern von Vorgangsverläufen für bestehende Vorgänge. |
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Erlaubt das Erstellen, Bearbeiten und Löschen von externen Beteiligten sowie das Ändern von Bildern der externen Beteiligten.
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Bearbeiten von externen Beteiligten ID |
Erlaubt das Ändern einer Synchronisierungsnummer externer Beteiligter. |
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Benutzer verwalten |
Erlaubt das Erstellen, Deaktivieren und Bearbeiten von Benutzern sowie das Ändern von Bildern der Benutzer. Kann auch einen Benutzer aus allen F2-Sessionen abmelden. |
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Beteiligte importieren |
Erlaubt den Import von externen Beteiligten. |
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Beteiligungen in F2-Manager nicht aktiviert (Modul) |
Hiermit kann der Benutzer keine Genehmigungen in F2 Manager einsehen. |
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CBrainInstaller |
Erlaubt das Vornehmen von Konfigurationsänderungen in der F2-Installation. cBrain empfiehlt Ihnen, dass alle Konfigurationen in Zusammenarbeit mit cBrain vorgenommen werden. |
||
CBrainSetter |
Erlaubt das Vornehmen von Konfigurationsänderungen in der F2-Installation. cBrain empfiehlt Ihnen, dass alle Konfigurationen in Zusammenarbeit mit cBrain vorgenommen werden. |
||
CBrainSuperSetter |
Erlaubt das Vornehmen von Konfigurationsänderungen in der F2-Installation. cBrain empfiehlt Ihnen, dass alle Konfigurationen in Zusammenarbeit mit cBrain vorgenommen werden. |
||
cSearch-Zugriff (Modul) (Dokumentation auf Englisch verfügbar) |
Erlaubt das Suchen mithilfe des Moduls cSearch. |
||
Darf im Namen aller in der Behörde versenden |
Erlaubt das interne und externe Versenden von Dokumenten im Namen von allen Benutzern und Org.Einheiten der Behörde. |
||
Dezentraler Org.Einheits- und Benutzeradministrator |
Erlaubt das Erstellen von dezentralen Org.Einheiten. Erlaubt das Zuweisen von dezentralen Rollen zu bestehenden F2-Benutzern auf ausgewählte Niveaus der Organisation. |
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Einsehen der Zugriffsinformation |
Erlaubt das Einsehen von Zugriffsinformationen in Dokumenten (Funktion im Kontextmenü). Das heißt, wer Lesezugriff auf das Dokument hat und wodurch der Benutzer diesen erhalten hat. |
||
Einstellungen verwalten |
Erlaubt das Erstellen, Bearbeiten und Löschen von Benutzereinrichtungen sowie die Zuweisung dieser zu bestehenden und neuen Benutzern auf Grundlage der Rolle der Benutzer. |
||
Ergebnislisten verwalten |
Erlaubt das Erstellen von Standard-Spalteneinstellungen für alle Benutzer. |
||
F2Setter |
Erlaubt das Vornehmen von Konfigurationsänderungen in der F2-Installation. cBrain empfiehlt Ihnen, dass alle Konfigurationen in Zusammenarbeit mit cBrain vorgenommen werden. |
||
Im-Namen-von Berechtigung verwalten |
Erlaubt das Erstellen und Löschen von „Im-Namen-von“-Berechtigungen für alle Benutzer. |
||
Kann F2 Analytics verwalten (Modul) |
Erlaubt die Nutzung von Analytics. Mit Analytics können Sie Daten über unabhängig von Zugriffsniveaus und Sicherheitsgruppen extrahieren. Die Auszüge zeigen keinen Inhalt, sondern Betreffe und Dokumente. |
||
Kann ausgewählte Benutzereigenschaften bearbeiten |
Kann eine Reihe an ausgewählten Eigenschaften von Benutzern über das Dialogfenster für Beteiligteneigenschaften bearbeiten, wie beispielsweise den Namen, Adressfelder und Bilder. Die Liste der Eigenschaften kann konfiguriert werden. Konfigurationen erfolgen in Zusammenarbeit mit cBrain. |
||
Kann das F2 Personendatenmodul ohne zusätzlichen Zugriff benutzen (Modul) |
Erlaubt das Einsehen von bestehenden Personendatensuchen. Erlaubt jedoch keine Bearbeitung, Löschung oder Erstellung von Personendatensuchen. Benutzer mit diesem Recht können Personendatensuchen öffnen, jedoch nur eine Vorschau der Vorgänge, Dokumente und Schriftstücke, auf die sie Zugriff haben, sehen. |
||
Kann Datenaufräumung ohne zusätzlichen Zugriff vornehmen (Modul) |
Gibt Ihnen die Möglichkeit, in Vorgängen aufzuräumen, auf die Sie bereits Zugriff haben. Voraussetzung ist, dass Sie das Modul F2 Datenaufräumung haben. Sie finden auch Vorgänge, auf die Sie nur Lesezugriff haben, diese können Sie jedoch nicht löschen. |
||
Kann Genehmigung übernehmen (Modul) |
Gibt Ihnen die Möglichkeit, eine Genehmigung zu übernehmen, obwohl Sie keinen Schreibzugriff auf das Genehmigungsdokument haben. Damit kann eine Genehmigung auch dann zeitnah bearbeitet werden, wenn der Verantwortliche oder der Genehmiger nicht verfügbar sind. Lesen Sie mehr über die Übernahme einer Genehmigung. |
||
Kann geteilte Dokumente löschen |
Erlaubt das Löschen eines Dokuments für alle, obwohl das Dokument geteilt wurde. |
||
Kann Notizen löschen |
Erlaubt das Löschen von Notizen auf dem Dokument. |
||
Keine Beteiligungen im F2-Manager aktiviert (Modul) |
Hiermit kann der Benutzer die Tagesmappe in F2 Manager nicht einsehen. |
||
Keine Vorgangshilfe bei Speichern oder Senden von Dokumenten |
Hiermit erscheint keine Vorgangshilfe, wenn ein Dokument gespeichert oder gesendet wird. |
||
Kennzeichen verwalten |
Erlaubt das Erstellen, Bearbeiten und Löschen von Kennzeichen. |
||
Lesezeichen im F2-Manager nicht aktiviert (Modul) |
Hiermit kann der Benutzer keine Lesezeichen in F2 Manager einsehen. |
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Erlaubt das Einsehen aller Dokumente in F2 ungeachtet deren Zugriffsniveaus. |
|||
Org.Einheit verwalten |
Erlaubt das Erstellen, Bearbeiten, Deaktivieren und Verschieben einer Org.Einheit. |
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Org.Einheitstypen verwalten |
Erlaubt das Erstellen und Löschen von Org.Einheitstypen. |
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Qualitätssicherung von Vorgängen |
Über dieses Recht wird der Menüpunkt „Kann Vorgänge qualitätssichern“ im Vorgangsreiter aktiviert. |
||
Rechte verwalten |
Erlaubt das Erstellen und Zuweisen neuer Rollen sowie das Löschen und Bearbeiten von Rechten einer Rolle. |
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Erlaubt das Erstellen, Bearbeiten und Löschen von Schlüsselwörtern sowie das Zuweisen von Schlüsselwörtern zu einer Org.Einheit. |
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Schriftstückimport vom Server verwalten |
Erlaubt den Import von Schriftstücken vom Server, falls dies konfiguriert ist. Konfigurationen erfolgen in Zusammenarbeit mit cBrain. |
||
Sicherheitsgruppen verwalten |
Erlaubt das Erstellen, Bearbeiten und Löschen von Sicherheitsgruppen. |
||
Sitzungsforen verwalten (Modul) |
Erlaubt das Erstellen, Bearbeiten, Deaktivieren, Aktivieren und Löschen von Sitzungsforen. |
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Statusphasen verwalten |
Erlaubt das Erstellen, Bearbeiten und Löschen von Statusphasen. |
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Suchen verwalten |
Erlaubt das Erstellen festgelegter Suchen, die für alle Benutzer sichtbar sind. Wenn das Modul F2 Suchvorlagen in der Installation konfiguriert ist, können Sie mit diesem Recht Suchvorlagen angezeigt bekommen. Die Konfiguration von Suchvorlagen erfolgt in Zusammenarbeit mit cBrain. |
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Systemmeldungen verwalten |
Erlaubt das Erstellen, Bearbeiten und Löschen von Systemmeldungen. |
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Team-Ersteller |
Erlaubt das Erstellen von Teams in einer Behörde. |
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Teams verwalten |
Erlaubt das Erstellen, Bearbeiten und Löschen von Teams. |
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Textbausteine verwalten (Modul) |
Erlaubt das Bearbeiten von Textbausteinen zur Zusammenführung von Schriftstücken. |
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Verantwortlichkeit aller Dokumente verwalten |
Erlaubt das Ändern des Verantwortlichen eines Dokuments. Dieses Recht ist für Benutzer vorgesehen, die viele Dokumente verteilen und in manchen Fällen den Verantwortlichen ändern können müssen, zum Beispiel wenn einem Dokument aufgrund eines Fehlers der falsche Verantwortliche zugewiesen wurde. |
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Erlaubt das Erstellen und Bearbeiten der gemeinsamen Verteilerlisten. |
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Vorgang schließen |
Erlaubt das Schließen von Vorgängen. |
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Vorgang wieder eröffnen |
Erlaubt das erneute Öffnen von Vorgängen. |
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Vorgänge löschen |
Erlaubt das Löschen von Vorgängen unter gewissen Umständen. Weitere Information dazu, wann Sie Vorgänge löschen können, finden Sie unter Vorgänge. |
||
Vorgangsersteller |
Erlaubt das Erstellen neuer Vorgänge. |
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Vorgangsvorlagen bearbeiten (Modul) |
Erlaubt das Bearbeiten von Vorgangsvorlagen. Diese können von den Benutzern der Organisation über das Dialogfenster „Neuer Vorgang“ gewählt werden. Lesen Sie mehr über F2 Vorgangsvorlagen (Editor) |
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Vorlagen verwalten |
Erlaubt das Erstellen, Bearbeiten und Löschen von sowohl Schriftstückvorlagen als auch globalen Genehmigungsvorlagen (Modul), die für alle sichtbar sind. |
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Wertelisten verwalten |
Erlaubt das Erstellen, Bearbeiten und Löschen von Wertelisten. |
||
Zusätzliche E-Mails verwalten (Modul) |
Erlaubt das Erstellen und Verwalten von Funktionspostfächern. |
Weitere Informationen zu ausgewählten Rechten
Im Folgenden werden Ihnen ausgewählte Rechte näher beschrieben.
Archivzugang
Mit dem Recht „Archivzugang“ können Sie eine Gruppe von Benutzern mit einer Sicherheitsgruppe innerhalb einer Behörde verknüpfen. Sie müssen dazu angeben, welche Rolle Sie mit der Sicherheitsgruppe verknüpfen möchten.
Eine Rolle, die Sie diesem Recht zuweisen, macht Benutzer zu Mitgliedern der ausgewählten Sicherheitsgruppe. Dieses Recht ist mit einer Rolle verknüpft und beschreibt die Verbindung zwischen einer Sicherheitsgruppe und einer Behörde.
Bearbeiten von Beteiligten
Benutzer, die eine Rolle mit dem Recht „Bearbeiten von Beteiligten“ besitzen, können alle externen Beteiligten einsehen und ändern. Externe Beteiligte werden behördenübergreifend geteilt.
Alle Benutzer sind dazu berechtigt, private Beteiligte einzurichten. Gemeinschaftlich genutzte, externe Beteiligte in F2 hingegen können nur von Benutzern verwaltet werden, die eine Rolle besitzen, die mit diesem Recht verknüpft ist.
Keine Vorgangshilfe beim Speichern und Senden von Dokumenten
Bei einem Benutzer mit diesem Recht erscheint die Vorgangshilfe nicht, wenn er Dokumente speichert und sendet. Das heißt, dass Vorschläge und Änderungen, welche die Vorgangshilfe sonst erzwingen würde, nicht für diesen Benutzer bei diesen Handlungen ausgeführt werden. Andere Bereiche der Vorgangshilfe sind jedoch immer noch aktiv. Dies bedeutet, dass die Dokumente des Benutzers, abhängig von der Einrichtung, immer noch mit einem Häkchen bei der Vorgangshilfe erstellt werden und dass der Benutzer beim Bearbeiten eines Dokuments als Verantwortlicher festgelegt wird.
| Wenn ein Benutzer dieses Recht erhält, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass die Handlungen des Benutzers zum Speichern und Senden von Dokumenten nicht mit den Richtlinien der Organisation übereinstimmen. Das Recht muss daher mit besonderer Sorgfalt angewendet werden. |
Lesezugriff auf alle Dokumente
Benutzer mit diesem Recht können alle Dokumente einer Behörde aufrufen, mit welcher der Benutzer verknüpft ist. Dies gilt jedoch nicht für die Dokumente, die in der Suchliste „Meine privaten Dokumente“ abgelegt sind oder für Dokumente mit einer Zugriffsbeschränkung, welche den Benutzer nicht umfasst. Das Recht gibt Lesezugriff auf Dokumente mit dem Zugriff „Beteiligte“ oder „Org.Einheit“, auf welche der Benutzer normalerweise keinen Zugriff hat.
Sie können das Recht zum Beispiel nutzen, wenn ein Mitarbeiter die Organisation verlässt. Hier ist es möglich, die Dokumente aufzurufen, für die derjenige verantwortlich ist und diese zu sortieren.
Als Standard ist der Lesezugriff auf alle Dokumente deaktiviert. Sie können den Lesezugriff über den Menüpunkt im Administratorreiter in der Gruppe „Sonstiges“ selbst aktivieren.
Schlüsselwörter verwalten
Alle Benutzer können aktive Schlüsselwörter mit Dokumenten und/oder Vorgängen verknüpfen. Nur Benutzer, die eine Rolle besitzen, die mit dem Recht „Schlüsselwort verwalten“ verknüpft ist, können Schlüsselwörter in F2 verwalten. Das heißt, die Möglichkeit für das Erstellen neuer Schlüsselwörter, das Deaktivieren und das Ändern der Namen bestehender Schlüsselwörter wird über dieses Recht vorgegeben.
Lesen Sie mehr über die Verwaltung von Schlüsselwörtern in Bezug auf Abteilungen und Behörden.
| Schlüsselwörter sind von allen Behörden in einer F2-Installation anwendbar. |
Verteilerlisten verwalten
Alle Benutzer sind dazu berechtigt, persönliche Verteilerlisten zu erstellen. Gemeinsame Verteilerlisten in F2 hingegen können nur von Benutzern erstellt und verwaltet werden, die eine Rolle besitzen, die mit dem Recht „Verteilerlisten verwalten“ verknüpft ist.
Lesen Sie mehr über die Bearbeitung von Verteilerlisten.
Vorgangsersteller
Nur Benutzer, die eine Rolle besitzen, welche mit dem Recht „Vorgangsersteller“ verknüpft ist, sind zum Erstellen neuer Vorgänge in F2 berechtigt. Das Recht ist eine Verbindung zwischen einer Rolle und einer Behörde, das heißt, das Recht für das Erstellen von Vorgängen ist behördenabhängig.
In der Praxis bedeutet dies, dass Benutzer mit diesem Recht neue Vorgänge in der gewählten Behörde erstellen können.