Statusphasen

Statusphasen ist ein Verwaltungswerkzeug in F2, mit dem Sie Vorgänge markieren können. F2-Benutzer markieren Vorgänge, um sie in bestimmte Prozesse oder Arbeitsverläufe einzuordnen. Die Statusphasen werden sowohl in der Ergebnisliste des Hauptfensters als auch in den Metadatenfeldern des Vorgangs angezeigt. Dies ermöglicht einen schnellen und einfachen Überblick über den Status der Vorgänge.

Abbildung 1. Statusphasen in Vorgängen in der Ergebnisliste des Hauptfensters

Sie können Statusphasen so einrichten, dass sie automatisch aktualisiert werden. Dies geschieht entweder durch Aufgaben in einem Vorgangsverlauf oder indem Sie der Statusphase eine Frist hinzufügen. Wenn die Frist der Statusphase abläuft, setzt F2 automatisch die nächste Phase an den Vorgang. Ein Beispiel wäre, dass der Arbeitsprozess einer Organisation erfordert, dass sämtliche Anfragen innerhalb von 14 Tagen registriert werden sollen. In diesem Fall könnte eine Statusphase erstellt und verwendet werden, die angibt, ob die Frist eingehalten wird.

Kontaktieren Sie cBrain, um mehr Informationen über den Gebrauch von Statusphasen in Vorgangsverläufen zu erhalten.

Sie können F2 Statusphasen mit dem Modul F2 Analytics integrieren, um einfach einen Überblick über die Fristeinhaltung in Bezug auf die einzelnen Statusphasen zu bekommen. Mit F2 Analytics können Daten aus einer F2-Installation zwecks Statistik und Analyse extrahiert werden.

Dieser Artikel beschreibt, wie Sie Statusphasen erstellen (eingeschlossen Setzen von Fristen), bearbeiten und löschen.

Statusphase erstellen

Wenn Sie das Recht „Statusphasen verwalten“ besitzen, können Sie Statusphasen erstellen, indem Sie auf Statusphasen verwalten klicken. Den Menüpunkt finden Sie im Band des Reiters „Administrator“.

Abbildung 2. Der Menüpunkt "Statusphasen verwalten"

Das Dialogfenster „Statusphase“ öffnet sich.

Abbildung 3. Das Dialogfenster „Statusphase“

Klicken Sie auf Neu erstellen, um eine neue Statusphase zu erstellen.

Abbildung 4. Neue Statusphase erstellen

Daraufhin öffnet sich ein Dialogfenster. Tragen Sie darin folgende Informationen zur Statusphase ein, wie in der Tabelle unten beschrieben.

Feld	Beschreibung
„Erstellungsdatum“	Gibt Ihnen das Datum und die Uhrzeit an, wann auf Neu erstellen geklickt wurde.
„Statusphase“	Hier geben Sie den Titel der neuen Statusphase an. Der Titel wird Ihnen unter der Spalte „Statusphase“ in einer Vorgangsliste angezeigt. Das Feld ist obligatorisch auszufüllen und daher rot markiert (siehe vorige Abbildung).
„Beschreibung“	Hier können Sie die Statusphase beschreiben, um zum Beispiel den Zweck der Statusphase zu erläutern.
„Tage bis zum Fristablauf“	Hier geben Sie die Frist an, die dem Vorgang automatisch durch die Statusphase zugewiesen werden soll. Die Frist geben Sie numerisch in Kalendertagen an. Sie gilt ab dem Tag, an dem die entsprechende Statusphase dem Vorgang zugewiesen wird. Eine Statusphase benötigt keine Frist, jedoch weisen Vorgänge nur dann ein Statusphasensymbol in der Vorgangsliste auf, wenn Sie der Statusphase eine Frist gegeben haben.
„Tage bis zur Hinweismeldung“	Mit der Angabe einer Fristwarnung können Sie festlegen, wann das Statusphasensymbol als eine Warnung gezeigt werden soll, indem es die Farbe von grün auf gelb wechselt. Sie geben die Frist numerisch in Tagen an und legen damit fest, wie viele Tage vor der eigentlichen Frist die Warnung angezeigt werden soll.
„Aktiv“	Die Statusphase aktivieren Sie durch ein Häkchen in das Kontrollkästchen „Aktiv“. Eine Statusphase muss aktiv sein, bevor sie Vorgängen zugewiesen werden kann, jedoch nicht, um in die Suchergebnissen angezeigt zu werden.

Feld

Beschreibung

„Erstellungsdatum“

Gibt Ihnen das Datum und die Uhrzeit an, wann auf Neu erstellen geklickt wurde.

„Statusphase“

Hier geben Sie den Titel der neuen Statusphase an. Der Titel wird Ihnen unter der Spalte „Statusphase“ in einer Vorgangsliste angezeigt. Das Feld ist obligatorisch auszufüllen und daher rot markiert (siehe vorige Abbildung).

„Beschreibung“

Hier können Sie die Statusphase beschreiben, um zum Beispiel den Zweck der Statusphase zu erläutern.

„Tage bis zum Fristablauf“

Hier geben Sie die Frist an, die dem Vorgang automatisch durch die Statusphase zugewiesen werden soll. Die Frist geben Sie numerisch in Kalendertagen an. Sie gilt ab dem Tag, an dem die entsprechende Statusphase dem Vorgang zugewiesen wird. Eine Statusphase benötigt keine Frist, jedoch weisen Vorgänge nur dann ein Statusphasensymbol in der Vorgangsliste auf, wenn Sie der Statusphase eine Frist gegeben haben.

„Tage bis zur Hinweismeldung“

Mit der Angabe einer Fristwarnung können Sie festlegen, wann das Statusphasensymbol als eine Warnung gezeigt werden soll, indem es die Farbe von grün auf gelb wechselt. Sie geben die Frist numerisch in Tagen an und legen damit fest, wie viele Tage vor der eigentlichen Frist die Warnung angezeigt werden soll.

„Aktiv“

Die Statusphase aktivieren Sie durch ein Häkchen in das Kontrollkästchen „Aktiv“. Eine Statusphase muss aktiv sein, bevor sie Vorgängen zugewiesen werden kann, jedoch nicht, um in die Suchergebnissen angezeigt zu werden.

Wie die Informationen die konkrete Nutzung von Statusphasen beeinflussen, wird unter Vorgänge beschrieben. Ein Beispiel hierfür ist, wie das Statussymbol die Farbe in der Ergebnisliste abhängig von der Frist und der Hinweismeldung wechselt.

Klicken Sie anschließend auf OK, um die Statusphase zu erstellen.

Wenn Sie das Modul F2 Prozessunterstützung benutzen, können Sie Statusphasen auch automatisch als integrierten Teil von Aufgaben in einem Vorgangsverlauf nutzen.

Übersicht über Statusphasen

Wenn Sie das Recht „Statusphasen verwalten“ besitzen, können Sie sich im Dialogfenster „Statusphase“ einen Überblick über existierende Statusphasen verschaffen.

Abbildung 5. Das Dialogfenster „Statusphase“ und dazugehöriges Band

Die Statusphasen werden automatisch nach ihrem Titel alphabetisch sortiert, der in der Spalte „Statusphase“ angezeigt wird. Neben dem Titel können Sie auch nach den Spalten „Beschreibung“ und „Aktiv“ sortieren. Unter jeder Spalte befindet sich außerdem ein Feld, über das Sie die angezeigten Statusphasen filtern können.

In der Übersicht können Sie die Statusphasen bearbeiten, deaktivieren und löschen, wie in den folgenden Abschnitten beschrieben.

Statusphase bearbeiten

Sie bearbeiten Statusphasen, indem Sie im Band des Dialogfensters auf Bearbeiten klicken, oder durch Doppelklick auf eine Statusphase in der Liste. Das untenstehende Dialogfenster öffnet sich, in dem Sie Informationen wie Titel, Beschreibung und Fristen bearbeiten können.

Abbildung 6. Statusphase bearbeiten

Über das Dialogfenster können Sie auch Statusphasen deaktivieren. Wenn Sie eine Statusphase deaktivieren, wird diese inaktiv. Inaktive Statusphasen werden immer noch in der Übersicht über Statusphasen aufgelistet. Sie können diese jedoch nicht im Drop-down-Menü auswählen, wenn Sie Statusphasen im Vorgangsfenster zuweisen möchten.

Klicken Sie auf OK, um Ihre Änderungen der Statusphase zu speichern oder auf Abbrechen, um Ihre Änderungen zu verwerfen.

Sie müssen F2 neustarten, damit die Deaktivierung einer Statusphase übernommen wird.

Eine Statusphase bleibt auch nach ihrer Deaktivierung in den Vorgängen sichtbar, denen sie vor der Deaktivierung zugewiesen wurde. Sie können daher auch weiterhin nach Vorgängen suchen, deren Statusphase deaktiviert wurde. Klicken Sie hierzu auf den Abwärtspfeil im Suchfeld „Statusphase“ in der Suchgruppe „Vorgangsrelevant“ und wählen Sie im Drop-down-Menü die deaktivierte Statusphase, mit der Sie nach entsprechenden Vorgängen suchen möchten.

Wenn eine deaktivierte Statusphase wieder aktiviert wird, können Sie diese wieder Vorgängen zuweisen.

Statusphase löschen

Sie können Statusphasen, die nicht mehr verwendet werden, über das Dialogfenster „Statusphase“ löschen. Wenn Sie eine Statusphase löschen, verschwindet diese sowohl aus der Liste über wählbare Statusphasen im Vorgangsfenster als auch aus der Übersicht über Statusphasen.

Wenn Sie eine Statusphase löschen möchten, markieren Sie die Statusphase und klicken im Band des Dialogfensters auf Löschen.

Sie müssen F2 neu starten, damit das Löschen einer Statusphase übernommen wird.

Versuchen Sie eine Statusphase zu löschen, die derzeit auf einem Vorgang verwendet wird, informiert Sie F2 darüber und bietet an, die Statusphase stattdessen zu deaktivieren.

Wenn Sie eine Statusphase, die verwendet wird, löschen möchten, müssen Sie diese aus allen Vorgängen manuell entfernen. Lesen Sie mehr über das Entfernen von Statusphasen aus Vorgängen.