Sicherheitsgruppen
Sicherheitsgruppen werden grundsätzlich dafür genutzt, den Zugriff auf Daten in F2 einzuschränken. Wenn Sie als Administrator das Recht „Sicherheitsgruppen verwalten“ besitzen, können Sie die Sicherheitsgruppen der Organisation verwalten.
Sämtliche von Administratoren erstellten Sicherheitsgruppen werden unter einer Behörde erstellt, da sie als ein besonderer Org.Einheitstyp innerhalb der Organisationsstruktur von F2 erstellt werden.
Wie unten beschrieben befinden sich die Sicherheitsgruppen unter ihren respektiven Behörden. Das untenstehende Beispiel zeigt die Sicherheitsgruppe "Personal Intern" unter der "Dok Behörde".
Wenn eine Sicherheitsgruppe etabliert ist, können Sie der Gruppe Benutzer hinzufügen. Dafür benötigen Sie das Recht "Sicherheitsgruppen verwalten".
Nur Mitglieder einer Sicherheitsgruppe können ihre Gruppe im Feld "Zugriffsbeschränkung" im Vorgang oder "Zugriff beschränkt auf" im Dokument hinzufügen oder entfernen.
| Wenn ein Benutzer vollen Schreibzugriff auf ein Dokument oder einen Vorgang hat und der Zugriffsbeschränkung eines Dokuments oder Vorgangs eingeschlossen ist, kann der Benutzer alle mit dem Dokument oder Vorgang verbundenen Sicherheitsgruppen entfernen. Es ist auch möglich, Sicherheitsgruppen zu entfernen, in denen der Benutzer kein Mitglied ist. |
Ein Benutzer kann nur Zugriff auf Dokumente, die mit einer Sicherheitsgruppe geschützt sind, erhalten, wenn er Mitglied der Sicherheitsgruppe ist. Ein Administrator kann sich selbst jedoch temporär der relevanten Sicherheitsgruppe hinzufügen, wenn der Bedarf besteht, etwas in einem Dokument, welches einer Zugriffsbeschränkung unterlegt ist, zu suchen oder zu ändern.
Das Fenster "Sicherheitsgruppen"
Verwalten Sie Sicherheitsgruppen über das Fenster "Sicherheitsgruppen". Klicken Sie auf Sicherheitsgruppen unter dem Reiter "Administrator", um das Fenster zu öffnen.
Im Fenster können Sie alle Sicherheitsgruppen einer Behörde (1) sehen. Klappen Sie jede Gruppe aus, um die Mitglieder der Gruppe zu sehen.
Nutzen Sie die Menüpunkte im Band (2), um Sicherheitsgruppen zu erstellen, löschen, aktivieren und deaktiveren, sowie Benutzer von Sicherheitsgruppen hinzuzufügen und zu entfernen.
Sie können außerdem die Eigenschaften der Sicherheitsgruppen bearbeiten oder die Eigenschaften ausgewählter Benutzer einsehen.
Mit Sicherheitsgruppen arbeiten
Im Folgenden werden die Funktionen im Fenster näher beschrieben.
Sicherheitsgruppe erstellen
Klicken Sie im Fenster "Sicherheitsgruppen" auf Sicherheitsgruppe erstellen, um eine neue Sicherheitsgruppe zu erstellen.
Geben Sie der Sicherheitsgruppe im Dialogfenster "Sicherheitsgruppe erstellen" einen Namen, und wählen Sie im Drop-down-Menü, unter welcher Behörde die Sicherheitsgruppe erstellen werden soll.
Im Feld „Synchronisierungsschlüssel“ können Sie einen Synchronisierungsschlüssel angeben. Diesen nutzen Sie beispielsweise für den Import von Sicherheitsgruppen in F2.
Über das Dialogfenster "Benutzer Sicherheitsgruppe hinzufügen" können Sie Sicherheitsgruppen Benutzer hinzufügen.
Wenn eine Sicherheitsgruppe im Dialogfenster "Sicherheitsgruppe erstellen" erstellt wurde, wird automatisch eine Rolle erstellt, die Benutzern zugeordnet werden kann.
Sicherheitsgruppe löschen
Sie können Sicherheitsgruppen, die nicht in Verwendung sind, löschen, indem Sie im Fenster "Sicherheitsgruppen" auf Sicherheitsgruppe löschen klicken.
Wenn eine Sicherheitsgruppe verwendet wird, zeigt F2 eine Warnung, und die Gruppe wird stattdessen deaktiviert.
Sicherheitsgruppe deaktivieren oder reaktivieren
Wählen Sie eine Sicherheitsgruppe im Fenster Sicherheitsgruppen aus und klicken Sie auf Sicherheitsgruppe deaktivieren, um sie zu deaktivieren.
Die Funktion kann auch über das Kontextmenü ausgeführt werden.
Eine inaktive Sicherheitsgruppe kann wieder aktiviert werden, indem Sie die Gruppe auswählen und auf Sicherheitsgruppe reaktivieren klicken oder die Funktion über das Kontextmenü auswählen.
Wenn eine Sicherheitsgruppe inaktiv ist, kann sie der Zugriffsbeschränkung eines Dokuments oder Vorgangs nicht hinzugefügt werden, aber die Deaktivierung hat keine Bedeutung für die Dokumente und Vorgänge, bei denen sie schon in Verwendung ist.
Zudem können Mitglieder einer inaktiven Sicherheitsgruppe auf dieselbe Art wie bei einer aktiven Sicherheitsgruppe hinzugefügt und entfernt werden.
Mitgliedschaft von Sicherheitsgruppen
Sie können Benutzer über das Fenster "Sicherheitsgruppe" hinzufügen oder entfernen.
Benutzer Sicherheitsgruppen hinzufügen
Klicken Sie auf Benutzer hinzufügen im Fenster "Sicherheitsgruppen", um Benutzer einer Sicherheitsgruppe hinzuzufügen. Sie können auch mit einem Rechtsklick auf eine Sicherheitsgruppe klicken und im Kontextmenü Benutzer hinzufügen wählen.
Im Dialogfenster "Benutzer zur Sicherheitsgruppe hinzufügen" können Sie einen oder mehrere Benutzer hinzufügen.
Sie können das Recht "Archivzugang" nutzen, um Benutzer einer Sicherheitsgruppe hinzuzufügen. Rechte für die Mitgliedschaft einer Sicherheitsgruppe werden im Abschnitt Archivzugang ausführlich beschrieben.
Benutzer von Sicherheitsgruppe entfernen
Sie können einen Benutzer von einer Sicherheitsgruppe entfernen, indem Sie den Benutzer in der Liste unter der Sicherheitsgruppe auswählen und auf Benutzer entfernen klicken.
| Sie können einen Benutzer über das Fenster "Sicherheitsgruppe" nicht von einer Sicherheitsgruppe entfernen, wenn der Benutzer mehrere Rollen hat, die Zugriff auf die Sicherheitsgruppe geben. In diesem Fall müssen Sie die Rollen verwalten, um den Benutzer von der Sicherheitsgruppe zu entfernen. |