Hauptfenster und Ergebnisliste einrichten
Hauptfenster
In diesem Abschnitt wird Ihnen beschrieben, wie Sie, wenn Sie das Recht „Suchen verwalten“ besitzen, festgelegte Suchen oder Suchen, die für eine Org.Einheit spezifisch sind, definieren, erstellen und verwalten können. Die Suchen werden den Benutzern der Behörde im Hauptfenster angezeigt.
Festgelegte Suchen einrichten
F2 beinhaltet eine Reihe von Standardlisten, die Sie auf der linken Seite im Hauptfenster anwählen können. Des Weiteren können weitere festgelegten Suchen erstellt werden, indem Benutzer oder Administratoren erweiterte Suchen speichern.
Die festgelegten Suchen gelten für:
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Den einzelnen Benutzer (Platzierung: unter „Persönlich“)
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Eine organisatorische Einheit (Platzierung unter „Org.Einheitssuchen“)
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Alle (Platzierung: unter „Standard“)
Die beiden letztgenannten Suchtypen können nur von Benutzern mit dem Recht „Suchen verwalten“ erstellt werden. Jedoch können diese von allen Benutzern einer Org.Einheit oder einer Behörde in F2 genutzt werden. Wenn Suchvorlagen konfiguriert wurden, können Sie auch festgelegte Suchen auf Grundlage gespeicherter Suchvorlagen erstellen. Im folgenden Abschnitt wird Ihnen beschrieben, wie Sie festgelegte Suchen erstellen.
Festgelegte Suchen erstellen
Als Administrator können Sie festgelegte Suchen für bestimmte Org.Einheiten und die ganze Organisation erstellen. Nehmen Sie zuerst eine erweiterte Suche vor und klicken Sie daraufhin auf Suche speichern, um die Suche zu speichern.
Benennen Sie die Suche deren Inhalt entsprechend und geben Sie die Sichtbarkeit der Suche an. Neben der Möglichkeit, die Suche als eine persönliche Suche zu speichern, können Sie als Administrator wählen, ob die Suche für alle („Standard“) oder für ausgewählte Org.Einheiten („Org.Einheitssuchen“) sichtbar sein soll. Bei einer für die Org.Einheit(en) spezifischen Suche geben Sie die relevante(n) Org.Einheit(en) an.
Klicken Sie OK, um die Suche im Hauptfenster unter der Listengruppe „Standard“ oder „Org.Einheitssuchen“ zu speichern.
Durch Ausfüllen weiterer Suchkriterien können Sie Ihre Suche weiter eingrenzen.
Standardlisten und -suchen
F2 wird mit einer Reihe Standardlisten und -suchen installiert, die von cBrain definiert sind, und die von Administratoren entfernt oder geändert werden können. Wenn Sie eine festgelegte Suche für eine Org.Einheit erstellen, steht diese allen Benutzern der entsprechenden Org.Einheit und eventuellen Untereinheiten zur Verfügung. Darüber hinaus können Sie Suchen erstellen, die allen Benutzern innerhalb einer Behörde oder der gesamten Organisation (mehrere Behörden) zur Verfügung stehen.
Alle Benutzer können diese Standardlisten und -suchen auf der linken Seite des Hauptfensters sehen. Diese Suchen sind in den Knoten Standard und Org.Einheitssuchen aufgeteilt. Dies umfasst sowohl Listen und Suchen, die bei der Installation von F2 enthalten sind, und Suchen, die laufend von Administratoren erstellt werden.
Festgelegte Suchen löschen
Benutzer, die persönliche Suchen erstellen und gespeichert haben, können diese auch wieder löschen.
Die von einem technischen Administrator oder Administrator erstellten, festgelegten Suchen unter Standard oder Org.Einheit können nur von einem Administrator wieder gelöscht werden.
Unten wird beschrieben wie Sie solche Suchen löschen.
Alle Org.Einheitssuchlisten müssen in Ihrem Hauptfenster angezeigt werden, damit Sie Zugriff auf diese bekommen. Klicken Sie hierzu unter dem Reiter Administrator auf Alle Suchen der Org.Einheiten anzeigen.
Die Listenübersicht des Hauptfensters umfasst jetzt alle Org.Einheiten von F2 und zwar behördenübergreifend. Sie können nun die relevante Suchliste in der gewünschten Org.Einheit wie gewöhnlich mithilfe des Kontextmenüs löschen.
Klicken Sie erneut auf Alle Suchen der Org.Einheiten anzeigen, um zum Standardhauptfenster zurückzukehren.
Geteilte Ordner im Hauptfenster
Ein Benutzer muss über keine besonderen Rechte verfügen, um geteilte Ordner zu erstellen, bearbeiten oder zu löschen. Es ist jedoch wichtig, dass sich Ihre Organisation mit der Gesamtstruktur und/oder den Richtlinien für den Aufbau der Ordnerstruktur befasst.
Die geteilten Ordner sind dieselben für die Benutzer in einer Behörde. Im Normalfall ist es ratsam, dass Sie die Struktur in zwei übergeordnete Ordner unterteilen:
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Verantwortlichkeitsbereich oder organisatorische Ordner
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Organisationsübergreifende Bereiche für zum Beispiel Projekte.
Standard-Spalteneinstellungen für Suchergebnisse und Ordner einrichten
Die Einstellungen für die Anzeige der Ergebnisliste wird in F2 als Spalteneinstellungen bezeichnet und Ihnen im Haupt-, und Vorgangsfenster angezeigt. Die Spalteneinstellungen beinhalten folgende Information:
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Welche Spalten in der Ergebnisliste angezeigt werden
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Die Reihenfolge der Spalten
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Die Breite der Spalten
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Sortierungsreihenfolge
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Mögliche Gruppierung
In F2 sind folgende Niveaus von Spalteneinstellungen definiert:
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Basis-Spalteneinstellungen: Vordefinierte, bei der Installation von F2 festgelegte Spalteneinstellungen.
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Globale Standard-Spalteneinstellungen: Spalteneinstellungen, die von Administratoren eingerichtet werden.
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Standard-Spalteneinstellungen: Die individuellen Spalteneinstellungen, die der Benutzer gespeichert hat.
Folgende Bedingungen gelten für die drei Niveaus der Spalteneinstellungen:
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Basis-Spalteneinstellungen gehören zu der Installation von F2 und sind nicht veränderbar
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Wenn ein Administrator eine neue, festgelegte Suchliste für die Org.Einheit erstellt, werden die aktuellen Spalteneinstellungen als Globale Standard-Spalteneinstellungen für die neue Suchliste gespeichert.
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Wenn neue Globale Standard-Spalteneinstellungen von einem Administrator eingerichtet werden, gilt dies für alle Benutzer der gesamten Organisation.
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Wenn ein Benutzer Änderungen an seinen Spalteneinstellungen vornimmt, kann er dies als Standard-Spalteneinstellungen speichern.
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Wenn ein Benutzer Änderungen an seinen Spalteneinstellungen vornimmt, ohne diese als Standard-Spalteneinstellungen zu speichern, speichert F2 diese als persönliche Spalteneinstellungen für die jeweilige Liste.
Lesen Sie mehr über die Einrichtung von Standard-Spalteneinstellungen.
Standard-Spalteneinstellungen einrichten
Sie können Globale Standard-Spalteneinstellungen in F2 definieren, einrichten und verwalten, wenn Sie das Recht „Ergebnislisten verwalten“ besitzen. Diese Einrichtung wird für alle Benutzer innerhalb der Organisation, die keine persönlichen Spalteneinstellungen oder Standard-Spalteneinstellungen erstellt haben, verwendet. Globale Standard-Spalteneinstellungen wirken sich nicht auf die Ergebnisliste eines Benutzers aus, wenn dieser bereits Standard-Spalteneinstellungen oder persönliche Spalteneinstellungen für die Liste eingerichtet hat, oder wenn er die Liste bereits geöffnet hat. In diesem Fall muss der Benutzer zunächst seine eigenen Spalteneinstellungen zurücksetzen. Lesen Sie mehr über die Zurücksetzung von Spalteneinstellungen.
Somit ist die Administratoreinrichtung der Globalen Standard-Spalteneinstellungen für die Darstellung der Ergebnisliste bei allen Benutzern entscheidend. Als Administrator können Sie dazu beitragen, den Wert einer Ergebnisliste für alle Benutzer in F2 zu steigern.
Auf Grundlage der vier verschiedenen Ergebnisanzeigen können Sie vier Globale Standard-Spalteneinstellungen in F2 einrichten:
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Dokumente
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Vorgänge
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Schriftstücke
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Anfragen
Für jede Ergebnisanzeige können Sie Globale Standard-Spalteneinstellungen einrichten. Folgende Elemente können Sie anpassen:
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Wahl der angezeigten Spalten
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Reihenfolge der Spalten
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Einstellung der Spaltenbreite
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Sortierungsreihenfolge, damit die Ergebnisse nach einer Spalte sortiert werden, zum Beispiel „Verantwortlicher“ des Dokuments
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Mögliche Gruppierung. Sie legen als Administrator fest, ob die Autogruppierung ein- oder ausgeschaltet werden soll.
Im Folgenden ein Beispiel für die Einrichtung eines Standard-Tabellenlayouts für die Anzeige von Dokumenten:
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Klicken Sie auf Dokumente über der Ergebnisliste
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Wählen Sie mit Rechtsklick eine beliebige Spalte und klicken Sie auf Spalten im Kontextmenü.
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Das Dialogfenster „Spalte wählen“ öffnet. Wählen Sie die gewünschten Spalten aus und schließen Sie danach das Fenster.
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Die Platzierung der einzelnen Spalten in der Ergebnisliste können Sie nach Wunsch anpassen. Hierzu verschieben Sie eine Spalte nach der anderen an die optimale Stelle. Die Breite der Spalten können Sie durch Ziehen der Seiten der Überschriften anpassen.
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Nun wählen Sie die Spalte aus, nach der Sie die Ergebnisliste sortieren möchten. In diesem Beispiel wird auf die Spalte „Von“ geklickt.
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Im Band des Reiters „Einstellungen“ klicken Sie auf Autogruppierung, um die Gruppierung der Ergebnisse ein- oder auszuschalten.
Anschließend speichern Sie die Globalen Standard-Spalteneinstellungen durch Klicken auf den Abwärtspfeil im Feld „Standard-Spalteneinstellungen speichern“ im Band des Reiters „Einstellungen“ und dann über Globale Std. Spalteneinstell. speichern.
Die Globalen Standard-Spalteneinstellungen werden nun von allen Benutzern angewendet, die keine persönlichen oder Standard-Spalteneinstellungen erstellt haben.
| Vorhandene globale Standard-Spalteneinstellungen werden überschrieben, wenn neue Spalteneinstellungen gespeichert werden. Es gelten immer die zuletzt gespeicherten globalen Standard-Spalteneinstellungen. |
Die Vorgehensweise für die Einrichtung von Globalen Standard-Spalteneinstellungen gilt auch für die Anzeige von Vorgängen, Schriftstücken und Anfragen.
| Bitte beachten Sie, dass definierte Standardsuchen überprüft werden müssen, wenn Sie Änderungen (Hinzufügungen/Löschungen) an Metadatenfeldern im Zusammenhang mit einer Aktualisierung von F2 vornehmen. |