Benutzerverwaltung
Ein Administrator mit dem Recht „Benutzer verwalten“ kann Benutzer in F2 erstellen. Benutzer werden mit einer Rolle in einer Behörde erstellt und können darüber hinaus mit einer Org.Einheit verknüpft werden. Ein Benutzer muss eine „Jobrolle“ haben, um sich in F2 anmelden zu können.
Im Folgenden wird Ihnen beschrieben, wie Sie einen neuen Benutzer erstellen. Wenn Sie den Benutzer erstellt haben, müssen Sie ihm Rollen zuweisen, wovon eine die Jobrolle sein muss. Sie verknüpfen die Rollen mit Org.Einheiten und die Rollen beinhalten eine oder mehrere Rechte. Der Benutzer kann entsprechend seiner Rechte verschiedene Handlungen in F2 ausführen.
Bevor Sie den Benutzern Rollen zuweisen können, müssen Sie einen oder mehrere Rollentypen definiert haben. Sie müssen einen Rollentyp erstellt haben, der eine „Jobrolle“ ist.
Benutzer erstellen
Den Zugang zu unterschiedlichen Funktionen in F2 steuern Sie über Rollen. Jeder Rolle wurde ein oder mehrere Rechte zugewiesen. Damit sich ein Benutzer in F2 anmelden kann, müssen Sie mindestens eine dieser Rollen als Jobrolle definieren. Ein Benutzer hat nur über eine Jobrolle Zugang zu F2.
Ist der Benutzer bereits über den AD-Import erstellt worden, muss dem Benutzer eine Rolle zugewiesen werden.
Als Administrator, Benutzeradministrator oder mit dem Recht „Benutzer verwalten“ erstellen Sie Benutzer in F2, indem Sie im Band des Reiters „Administrator“ auf Org.Einheiten und Benutzer klicken.
Ein Dialogfenster öffnet sich, in dem Sie die Stammdaten des Benutzers eintragen können.
Benutzer erstellen – Stammdaten
Für jeden Benutzer müssen Sie Stammdaten wie Name, Initialen, E-Mail-Adresse, Benutzername usw. hinzufügen. Dies erfolgt über den Reiter „Allgemeine Info.“ (siehe folgende Abbildung).
Die folgende Tabelle erklärt Ihnen einige Felder des Reiters „Allgemeine Info.“ im Dialogfenster „Benutzer erstellen“:
| Feld | Funktion | ||
|---|---|---|---|
„Beschränkter Zugriff“ |
Wenn Sie ein Häkchen in das Kontrollkästchen „Beschränkter Zugriff“ setzen, kann der entsprechende Benutzer nur die Dokumente und Vorgänge einsehen, bei denen er selbst oder seine Sicherheitsgruppe, seine Org.Einheit oder sein Team im Feld „Zugriff beschränkt auf“ steht. Darüber hinaus muss der Benutzer Zugriff auf das Dokument haben, zum Beispiel indem er als ergänzender Sachbearbeiter hinzugefügt worden ist. Wenn ein Benutzer mit beschränktem Zugriff ein Dokument erstellt, hat der Benutzer standardmäßig Zugriff auf das Dokument. Wenn das Dokument einem Vorgang zugeordnet wird, in dessen Zugriffsbeschränkung der Benutzer nicht eingeschlossen ist, verliert der Benutzer Zugriff auf das Dokument. Erstellt ein Benutzer mit beschränktem Zugriff einen Vorgang, wird er automatisch zur Zugriffsbeschränkung des Vorgangs hinzugefügt. |
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„E-Mails importieren“ |
Setzen Sie ein Häkchen ins Kontrollkästchen „E-Mails importieren“, um für den einzelnen Benutzer E-Mails aus Outlook in F2 automatisch zu übertragen. Dies ist nur für den Fall nötig, wenn F2 mit manuellem E-Mail-Import eingerichtet wurde. Dabei müssen Benutzer ohne ein Häkchen in diesem Kontrollkästchen manuell E-Mails in Outlook in den Ordner „Nach F2 verschieben“ verschieben.
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„Empfange E-Mails extern“ |
Wenn Sie in dieses Kontrollkästchen ein Häkchen setzen, erhält der Benutzer nur E-Mails in Outlook, das heißt auch E-Mails, die intern von F2 an den Benutzer gesendet wurden. Das Häkchen bei „Empfange E-Mails extern“ hat keine Auswirkungen auf andere Kommunikationsformen. Das heißt Chats und Dokumente, die entweder der Verantwortlichkeit des Benutzers zugewiesen wurden oder intern an ihn versendet wurden, sind weiterhin nur in F2 zu finden. |
| In den Feldern "E-Mails importieren" und "Empfange E-Mails extern" darf nicht gleichzeitig ein Häkchen gesetzt sein. Mit "Empfange E-Mails extern" kann der Benutzer einen anderen E-Mail-Client gleichzeitig mit F2 verwenden und selbst E-Mails über den Ordner "Nach F2 verschieben" manuell nach F2 verschieben. |
Wenn Sie die gewünschten Felder ausgefüllt haben, klicken Sie auf OK. Danach sollen Sie dem Benutzer eine Jobrolle zuweisen. Dies wird Ihnen im Folgenden beschrieben.
Benutzer erstellen – Rollen
Jedem neuen Benutzer muss eine Jobrolle zugewiesen werden. Die Jobrolle bedeutet, dass der Benutzer sich in F2 anmelden können. Nachdem Sie die gewünschten Felder im Reiter „Allgemeine Info“ ausgefüllt haben, klicken Sie auf OK. Sie werden automatisch zu dem Reiter „Rollen“ verwiesen. Hier weisen Sie dem Benutzer eine Jobrolle in der übergeordneten Einheit oder einer Org.Einheit zu.
Klicken Sie auf Rolle im Reiter „Rollen“.
| Welche Rollen die Kategorie "Job" haben, können Administratoren im Dialogfenster "Rollentyp und Rechte" sehen, das über einen Menüpunkt auf dem Reiter „Administrator geöffnet“ werden kann. |
Das Dialogfenster „Rolle hinzufügen zu [Benutzer]“ öffnet sich. Sie markieren die Behörde oder die Org.Einheit, in welcher der Benutzer erstellt werden soll. Sie wählen die gewünschte Rolle im Drop-down-Menü „Rollentyp“ aus.
Sie schließen das Dialogfenster mit einem Klick auf OK.
| Es ist wichtig, die Org.Einheit zu markieren, in der dem Benutzer die jeweilige Rolle zugewiesen werden soll, da die Rolle und ihre Platzierung die Befugnisse des Benutzers in der jeweiligen Org.Einheit bestimmen. |
Unter dem Reiter „Rollen“ können Sie nun einsehen, dass dem neuen Benutzer die Rolle zugewiesen wurde.
Klicken Sie auf OK. Der Benutzer ist nun erstellt und kann sich in F2 anmelden.
Nachdem Sie einen neuen Benutzer erstellt haben, können Sie diesem mehrere Rollen zuweisen. Eine Rolle ist mit Rechten verknüpft, die es dem Benutzer ermöglicht, verschiedene Aufgaben in F2 auszuführen. Lesen Sie mehr im Abschnitt Rollen in F2.
| Neue Benutzer werden immer mit der Rolle „Beteiligtenregisterinhaber“ erstellt. Lesen Sie mehr über Rollen im Abschnitt Rollen in F2. |
Benutzer deaktivieren
Sie können einen Benutzer in F2 nicht löschen, jedoch können Sie diesen deaktivieren. Klicken Sie hierzu im Band des Reiters „Administrator“ auf Org.Einheiten und Benutzer, um einen Benutzer zu deaktivieren.
Das Dialogfenster „Org.Einheiten und Benutzer“ öffnet sich, in dem Sie auf den Reiter „Benutzer“ klicken. Markieren Sie in der Baumstruktur den Benutzer, den Sie deaktivieren möchten, und klicken Sie auf Deaktivieren.
Es öffnet sich ein Warnhinweis vor der Deaktivierung des Benutzers. Der Name des Benutzers ist nun kursiv geschrieben, was den Benutzer als deaktiviert kennzeichnet.
| Ein Benutzer muss nicht nur in F2, sondern auch im Active Directory deaktiviert werden, um endgültig deaktiviert zu werden. Wenn der Benutzer nicht an beiden Stellen, sondern nur in F2 aktiviert wird, wird er durch den AD-Import deaktiviert. |
| Soll ein Benutzer sofort seinen Zugriff auf F2 entzogen werden, müssen Sie möglicherweise den Benutzer deaktivieren und diesen abmelden. Das Abmelden nehmen Sie mittels der Funktion Benutzer abmelden vor. |
Benutzer überall abmelden
Wenn Sie das Recht "Benutzer verwalten" haben, können Sie einen Benutzer geräteübergreifend aus allen F2-Sessionen abmelden. Dies kann beispielsweise relevant sein, wenn sich ein Benutzer aus Sicherheitsgründen erneut anmelden soll, wie beim Verdacht auf unautorisierten Zugriff auf das Passwort des Benutzers.
Gehen Sie zum Reiter Administrator, und klicken Sie auf Benutzer abmelden.
Wählen Sie den gewünschten Benutzer im Dialogfenster aus, und klicken Sie auf Ausführen.
Benutzer aktivieren
Wenn Sie einen deaktivierten Benutzer aktivieren möchten, klicken Sie im Band des Reiters „Administrator“ im Hauptfenster auf Org.Einheiten und Benutzer.
Das Dialogfenster „Org.Einheiten und Benutzer“ öffnet sich, in dem Sie auf den Reiter „Benutzer“ klicken. In der Baumstruktur markieren Sie den Benutzer, den Sie aktivieren möchten, und klicken auf Aktivieren.
Ein Warnhinweis öffnet sich. Klicken Sie auf Ja, um die Aktivierung des Benutzers durchzuführen.
| Ein Benutzer muss nicht nur in F2, sondern auch im Active Directory aktiviert werden, um endgültig reaktiviert zu werden. Wenn der Benutzer nicht an beiden Stellen, sondern nur in F2 aktiviert wird, wird er durch den AD-Import deaktiviert. |