Benutzereinrichtung
Über den Menüpunkt „Benutzereinrichtung“ können Sie eine Reihe von Benutzereinrichtungen vornehmen. Benutzereinrichtungen umfassen Benutzer-, Spalten- und Listeneinstellungen.
Benutzereinrichtungen nehmen Sie auf Grundlage der bestehenden Einstellungen/Einrichtung eines Benutzers vor. Für den Inhalt der Benutzereinrichtungen können Sie die gesamte/n oder Teile der Benutzer-, Spalten-, Listen- und Bandeinstellungen eines Benutzers nutzen. Die erstellten Benutzereinrichtungen können vom Benutzer selbst abgerufen werden oder ausgewählten Benutzern und Rollen zugewiesen werden.
| Erstellen Sie einige dummy-Benutzer für die in Ihrer Organisation vorhandenen Benutzertypen. Indem Sie die Einrichtungen einstellen und so diese den Benutzern zuweisen, behalten Sie einfacher den Überblick über die aktuellen Einrichtungen. |
Wenn Sie das Recht „Einstellungen verwalten“ besitzen, können Sie in F2 Benutzereinrichtungen erstellen, verwalten und anderen Benutzern zuweisen. Mit diesem Recht können Sie ebenfalls spezifische Rollen mit den Benutzereinrichtungen verknüpfen. So erhalten neue Benutzer automatisch die Einrichtung, die ihrer Rolle entspricht, während bestehende Benutzer ihre eigene Einrichtung behalten. Auf diese Weise können Sie Benutzereinrichtungen erstellen, die sich von Rolle zu Rolle unterscheiden.
Wenn ein Benutzer mehrere Rollen hat, ist die Priorität der Rollen dafür entscheidend, welche Benutzereinrichtung dem einzelnen Benutzer zugewiesen wird. Über den Menüpunkt „Benutzereinrichtung“ ist es Ihnen also möglich, verschiedene Benutzereinrichtungen innerhalb der Organisation wiederzuverwenden.
Klicken Sie im Band des Reiters „Einstellungen“ auf Benutzereinrichtung, um das Dialogfenster „Benutzereinrichtung“ zu öffnen.
Das Dialogfenster „Benutzereinrichtung“ nutzen Sie, um ausgewählte Einrichtungen und Spalteneinstellungen zu verwalten und Benutzern oder Rollen zuzuweisen.
Das Dialogfenster beinhaltet drei Reiter:
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„Benutzereinrichtung“. Hierauf haben alle Benutzer Zugriff. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Einrichtung und Einstellung.
Benutzereinrichtung verwalten
Im Folgenden wird Ihnen der Reiter „Benutzereinrichtung verwalten“ beschrieben.
Hier können Sie, wenn Sie das Recht „Einstellungen verwalten“ besitzen, Benutzereinrichtungen vornehmen, verwalten und anderen Benutzern zuweisen.
Der Reiter hat folgende Menüpunkte:
| Funktion | Beschreibung |
|---|---|
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Hinzufügen einer neuen Benutzereinrichtung zur Liste der Benutzereinrichtungen. Weitere Information hierzu finden Sie im Abschnitt Neue Benutzereinrichtung einrichten. |
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Die markierte Benutzereinrichtung bearbeiten. Im Dialogfenster „Benutzereinrichtung bearbeiten“ können Sie den Namen und die Sichtbarkeit ändern. Indem Sie auf Nächste klicken, können Sie die einzelnen Einstellungen ändern. 
Abbildung 4. Dialogfenster „Benutzereinrichtung bearbeiten“
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Unwiderrufliches Löschen einer markierten Benutzereinrichtung aus der Liste. |
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Abrufen der neuesten Einstellung des Benutzers, um die markierte Standard-Benutzereinstellung zu aktualisieren. |
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Ausgewählten Benutzern oder Rollentypen die markierten Benutzereinrichtung zuweisen. Weitere Information hierzu finden Sie im Abschnitt Benutzereinrichtung einem Benutzer oder Rollentyp zuweisen. |
Unter dem Reiter werden Ihnen folgende Spalten angezeigt:
| Spalte | Beschreibung |
|---|---|
„Benutzereinrichtung“ |
Zeigt Ihnen den Namen der Benutzereinrichtung an. |
„Einstellungstyp” |
Gibt Ihnen den Typ der Benutzerrichtung an. |
„Benutzer” |
Gibt Ihnen den Namen des Benutzers an, dessen Benutzereinrichtung kopiert wurde. |
„Sichtbar“ |
Zeigt Ihnen an, ob eine Benutzereinrichtung sichtbar ist und von Benutzern aufgerufen werden kann. |
„Zuletzt aktualisiert“ |
Gibt Ihnen an, wann die Benutzereinrichtung zuletzt aktualisiert wurde. |
Neue Benutzereinrichtung einrichten
In den folgenden Abschnitten wird Ihnen beschrieben, wie Sie neue Benutzereinrichtungen erstellen und anderen Benutzern zuweisen. Es gibt vier verschiedene Typen der Benutzereinrichtungen:
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Benutzereinstellungen
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Spalteneinstellungen
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Listeneinstellungen
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Bandeinstellungen
Wenn Sie im Reiter „Benutzereinrichtung verwalten“ auf Neue Benutzereinrichtung klicken, öffnet sich das in folgender Abbildung dargestellte Dialogfenster.
Wenn Sie eine neue Benutzereinrichtung des Typs „Benutzereinstellungen“ erstellen, wird diese der Liste der Benutzereinrichtungen hinzugefügt. Hierbei müssen Sie Folgendes angeben:
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Name der neuen Benutzereinrichtung
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Name des Benutzers, dessen Benutzereinrichtung Sie zur Standard-Benutzereinrichtung machen möchten
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Typ auswählen
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Wenn Sie in das Kontrollkästchen „Für die Benutzer sichtbar“ ein Häkchen setzen, können Benutzer die Einrichtung aufrufen.
Danach klicken Sie auf Nächste.
Wenn Sie den Typ „Benutzereinstellungen“ ausgewählt haben, öffnet sich das Dialogfenster „Optionen“. Wenn Sie den Typ „Spalteneinstellungen“ ausgewählt haben, öffnet sich das Dialogfenster „Spalteneinstellungen wählen“. Wenn Sie den Typ „Listeneinstellungen“ ausgewählt haben, öffnet sich das Dialogfenster „Einstellungen der Suchliste wählen“. Wenn Sie den Typ "Bandeinstellungen" ausgewählt haben, öffnet sich das Dialogfenster "Wählen Sie die Bandeinstellungen aus".
Neue Benutzereinstellungen
Wenn Sie den Typ „Benutzereinstellungen“ ausgewählt haben, öffnet sich das Dialogfenster „Optionen“. Hier können Sie die Einrichtungen an- und abwählen, die Sie in die neue Benutzereinstellung übernehmen möchten.
Sie können auswählen, dass alle Einrichtungen eines gewählten Benutzers in die neue Benutzereinstellung übernommen werden. Klicken Sie hierzu auf den Schiebebalken über den Reiter auf der linken Seite im Dialogfenster „Optionen“ (1). Wenn der Schiebebalken blau ist, haben Sie alle Einrichtungen ausgewählt. Wenn der Schiebebalken weiß ist, haben Sie keine der Einrichtungen ausgewählt.
Sie können auswählen, dass alle Einrichtungen eines bestimmten Reiters in die neue Benutzereinstellung übernommen werden. Klicken Sie hierzu auf den entsprechenden Reiter auf der linken Seite und daraufhin auf den oberen Schiebebalken rechts im Dialogfenster (2). Dadurch werden alle Schiebebalken auf der rechten Seite blau, was bedeutet, dass die einzelnen Einrichtungen in eine neue Benutzereinstellung aufgenommen wurden.
Darüber hinaus können Sie auswählen, dass einzelne Einrichtungen eines bestimmten Reiters in die neue Benutzereinstellung übernommen werden sollen. Hierzu klicken Sie auf den relevanten Reiter und die Schiebebalken für die jeweilige Einrichtung (3), die Sie der neuen Benutzereinstellung hinzufügen möchten. Dadurch werden die für eine neue Benutzereinstellung gewählten Schiebebalken blau.
Wenn Sie die gewünschten Einrichtungen ausgewählt haben, übernehmen Sie diese durch Klicken auf OK ganz unten im Dialogfenster. Die Benutzereinstellungen werden dann zur Liste der verfügbaren Benutzereinrichtungen hinzugefügt, welche Benutzer oder Administratoren ausgewählten Benutzern und Rollentypen zuweisen können.
| Wenn eine Benutzereinstellung abgerufen oder als Benutzereinstellung zugewiesen wird, wird sie erst nach einem Neustart von F2 wirksam. |
Neue Spalteneinstellungen
Wenn Sie den Typ „Spalteneinstellungen“ ausgewählt haben, öffnet sich das Dialogfenster „Spalteneinstellungen wählen“. Hier wählen Sie, für welche Suchlisten, Ordner usw. die Spalteneinstellungen gelten sollen. Zugleich werden alle Anzeigetypen übernommen, das heißt „Dokumente“, „Vorgänge“ „Schriftstücke“ und „Anfragen“. Wenn der Benutzer, dessen Spalteneinstellung Sie zur Standard-Benutzereinrichtung machen möchten, keine Spalteneinstellungen für zum Beispiel „Dokumente“ und „Anfragen“ vorgenommen hat, wird auch der Benutzer, dem die Spalteneinstellungen zugewiesen werden sollen, diese nicht haben. Das liegt daran, dass die neue Benutzereinrichtung der gewählten Spalteneinstellung des Benutzers entsprechen wird.
Abschließend klicken Sie auf OK und die Spalteneinstellungen werden zur Liste der verfügbaren Benutzereinrichtungen hinzugefügt.
| Sie können Spalten nicht einzeln abrufen oder zuteilen. Alle Spalten, die zu einer Liste gehören, werden gesammelt abgerufen. |
| Wenn Spalteneinstellungen als Benutzereinstellungen abgerufen oder zugewiesen werden, werden diese erst nach einem Neustart von F2 wirksam. |
Neue Listeneinstellungen
Wenn Sie den Typ „Listeneinstellungen“ ausgewählt haben, öffnet sich das Dialogfenster „Einstellungen der Suchliste wählen“. Hier wählen Sie die Suchlisten, Ordner usw. aus, für die Sie die neue Listeneinstellung speichern möchten.
Für jede gewählte Suchliste werden die folgenden Einstellungen gespeichert:
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Vorschau: An welchen Stellen diese angezeigt oder ob diese verborgen wird.
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Ob Dokumente, Vorgänge, Schriftstücke oder Anfragen angezeigt werden.
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Platzierung der Vorgangsliste.
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Erweiterte Suche: ob diese aktiviert ist, oder nicht.
Nur die gespeicherten Listeneinstellungen des Benutzers, dessen Benutzereinrichtung als Grundlage dient, werden sichtbar sein.
Ihre Auswahl schließen Sie mit einem Klick auf OK ab. Die Listeneinstellungen werden zur Liste der verfügbaren Benutzereinrichtungen hinzugefügt, die die Benutzer oder Administratoren ausgewählten Benutzern und Rollentypen zuweisen können.
| Wenn Listeneinstellungen als Benutzereinstellungen abgerufen oder zugewiesen werden, werden diese erst nach einem Neustart von F2 wirksam. |
Neue Bandeinstellungen
Wenn Sie den Typ "Bandeinstellungen" ausgewählt haben, öffnet sich das Dialogfenster "Wählen Sie die Bandeinstellungen aus". Die Bandeinstellungen stellen die Schaltflächen dar, die Sie jeweils im Hauptfenster, Vorgangsfenster und Dokumentenfenster sehen können. Diese Einstellungen können Sie als Standardeinstellung speichern.
Nur die verborgenen Schaltflächen und Schnellzugriff-Menüpunkte, die der Benutzter im Band entfernt oder hinzugefügt hat, werden in Form einer Zahl im Dialogfenster angezeigt. Um die aktuellsten Bandeinstellung eines Benutzers zu laden, können Sie unten im Fenster auf Letzte Einstellung abrufen klicken. Wählen Sie die gewünschten Bandeinstellungen und schließen Sie Ihre Wahl mit einem Klick auf OK ab.
Benutzereinrichtung einem Benutzer oder Rollentyp zuweisen
Sie haben zwei Optionen, um eine Benutzereinrichtung zuzuweisen:
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Benutzer zuweisen: Verwenden Sie, um Benutzereinrichtungen Benutzern, Org.Einheiten, Verteilerlisten und/oder Teams zuzuweisen.
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Rollentyp zuweisen: Verwenden Sie, um eine Benutzereinrichtung Benutzern eines bestimmten Rollentyps zuzuweisen, zum Beispiel einem Benutzer mit der Rolle „Technischer Administrator“ entweder in einer spezifischen Org.Einheit, Verteilerliste und/oder Team oder allen Benutzern mit dem bestimmten Rollentyp.
Im Reiter „Benutzereinrichtung verwalten“ markieren Sie die gewünschte Benutzereinrichtung in der Liste. Klicken Sie danach auf Benutzereinrichtung zuweisen.
Ein neues Dialogfenster öffnet sich. Hier wählen Sie entweder „Benutzer zuweisen“ oder „Rollentyp zuweisen“.
Haben Sie „Benutzer zuweisen“ ausgewählt, wie oben abgebildet, tragen Sie im Feld „Benutzer“ die Benutzer, Org.Einheiten, Verteilerlisten und/oder Teams ein, welchen Sie die Benutzereinrichtungen zuweisen möchten.
Haben Sie „Rollentyp zuweisen“ ausgewählt, wählen Sie im Feld „Rollentyp“ einen Rollentyp im Drop-down-Menü aus.
Im Fenster können Sie eine Benachrichtigung an die Benutzer eingeben, die im Dialogfenster hinzugefügt wurden. Schließen Sie mit einem Klick auf Benutzereinrichtung zuweisen ab.
Sie haben damit die gewählte Benutzereinrichtung dem/den jeweiligen Benutzer/n zugewiesen, was Ihnen durch eine Windows-Benachrichtigung am unteren Rand des Bildschirms angezeigt wird.
Wenn Sie Benutzern eine neue Benutzereinrichtung zuweisen, empfangen diese automatisch ein Dokument in ihrem Posteingang.
Aus diesem Dokument geht Folgendes hervor:
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dass die bestehende Einrichtung des Benutzers mit einer Benutzereinrichtung aktualisiert wurde.
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Zeit und Datum der Aktualisierung.
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gegebenenfalls Mitteilung des Administrators.
| Wenn neue Benutzereinstellungen zugewiesen oder abgerufen werden, werden diese erst nach einem Neustart des F2 wirksam. Die zugewiesenen Benutzereinstellungen überschreiben alle selbst vorgenommenen Änderungen an den Benutzereinstellungen. |
Neue Benutzer
Im Folgenden werden Ihnen der Reiter „Neue Benutzer“ im Dialogfenster „Benutzereinrichtung“ beschrieben.
Hier können Sie, wenn Sie das Recht „Einstellungen verwalten“ besitzen, eine Benutzereinrichtung mit einem Rollentyp verknüpfen, sodass neuen Benutzern automatisch die Benutzereinrichtung zugewiesen wird, die mit ihrem spezifischen Rollentyp verknüpft ist.
Das heißt, ein Benutzer mit dem Rollentyp „Abteilungsleiter“ kann völlig andere Benutzereinrichtungen haben als ein Benutzer des Rollentyps „Sachbearbeiter“.
Folgende Menüpunkte sind im Reiter „Neue Benutzer“ aufgeführt:
| Funktion | Beschreibung |
|---|---|
|
Speichern von Änderungen und/oder Verknüpfungen von Rollentypen mit Benutzereinrichtungen. |
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Verknüpft eine Benutzereinrichtung mit einem Rollentyp, sodass einem spezifischen Rollentyp eine spezifische Benutzereinrichtung zugewiesen wird, wenn Sie neue Benutzer mit diesem Rollentyp erstellen. |
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Löschen markierter Verknüpfungen zwischen Benutzereinrichtung und Rollentyp, sodass Benutzer, denen Sie diese Rolle zuweisen, nicht mehr automatisch die zugehörige Benutzereinrichtung erhalten. |
|
Verschieben von Rollentypen in der Liste nach oben und unten, sodass diese im Verhältnis zueinander priorisiert werden. Die Reihenfolge entscheidet, welche Benutzereinrichtung einem neuen Benutzer mit mehreren Rollen zugewiesen wird. Der Rollentyp, der an oberster Stellt steht, hat immer die höchste Priorität. |
Der Reiter beinhaltet folgende Spalten:
| Spalte | Beschreibung |
|---|---|
„Rollentyp“ |
Zeigt Ihnen an, mit welchem Rollentyp die entsprechende Benutzereinrichtung verknüpft ist. |
„Benutzereinrichtung“ |
Zeigt Ihnen den Namen der Benutzereinrichtung an, die mit dem Rollentyp verknüpft ist. |
„Einstellungstyp“ |
Zeigt Ihnen den Einstellungstyp der Benutzereinrichtung an. |
Rollentyp mit Benutzereinrichtung verknüpfen
Klicken Sie auf Verbinde Benutzereinrichtung und Rollentyp, um eine Benutzereinrichtung mit einem spezifischen Rollentyp zu verknüpfen.
Ein Dialogfenster öffnet sich, in dem Sie auswählen können, welcher Rollentyp mit welcher Benutzereinrichtung verknüpft werden soll.
Ihre Wahl bestätigen Sie mit OK. Die von Ihnen gewählte Benutzereinrichtung ist nun mit dem Rollentyp verknüpft.
Regeln für Benutzereinrichtungen:
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Benutzereinrichtungen, die mit Rollentypen verknüpft sind, wirken sich nur auf neue Benutzer aus. Bestehende Benutzer, mit deren Jobrolle eine Benutzereinrichtung verknüpft wird, sind davon nicht betroffen.
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Wenn Sie einem neuen Benutzer einen Rollentyp zuweisen, der mit einer Benutzereinrichtung verknüpft ist, wird dem Benutzer automatisch diese Einstellung zugewiesen.
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Wenn Sie einem neuen Benutzer mehrere Rollentypen zuweisen und mit jedem einzelnen Rollentyp eine Benutzereinrichtung verknüpft ist, wird dem Benutzer automatisch die Benutzereinrichtung zugewiesen, die zum Rollentyp mit der höchsten Priorität gehört, unabhängig davon, mit welcher dieser Rollen der Benutzer angemeldet ist.
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Unabhängig davon, welche Benutzereinrichtung Sie einem Benutzer zuweisen, kann der Benutzer jederzeit diese Einrichtung ändern.