Textbausteine verwalten

Textbausteine verwalten Sie über den Menüpunkt Textbaustein verwalten unter dem Reiter „Einstellungen“ im Band des Hauptfensters.

Klicken Sie auf Textbausteine verwalten, um das Dialogfenster „Textbaustein-Verwaltung“ zu öffnen.

Im Dialogfenster sehen Sie eine Liste von Textbausteinen, die Vorschau eines markierten Textbausteins und eine Reihe von Funktionen für die Pflege von Textbausteinen. Sie können auch neue Textbausteine erstellen, bestehende bearbeiten und kopieren, sowie mithilfe von Metadaten suchen.

Sie können Textbausteine auch nach erstellten Gruppen ordnen und sortieren. Lesen Sie mehr über das Gruppieren von Textbausteinen.

In der folgenden Tabelle werden die einzelnen Funktionen des Dialogfensters „Textbaustein-Verwaltung“ erläutert.

Im folgenden Abschnitt werden eine Reihe ausgewählter Funktionen des Dialogfensters „Textbaustein-Verwaltung“ erläutert.

Mithilfe einer Reihe von Metadaten für Textbausteine in „Textbaustein-Verwaltung“ können Sie nach einem oder mehreren Textbausteinen suchen.

Sie können in folgenden Metadatenfeldern suchen:

Bevor Sie einen neuen Textbaustein in F2 erstellen können, müssen Sie ein Textbausteinschriftstück außerhalb von F2 erstellen. Schreiben Sie hierzu den Textbaustein in ein Schriftstück in Word, welches Sie lokal auf Ihrem PC oder einem anderen Medium speichern. Die Formatierungen (zum Beispiel Schrifttyp, Schriftgröße) im Word-Schriftstück bleiben bestehen, wenn der Textbaustein in eine Schriftstückvorlage eingebunden wird. Daher ist es wichtig, dass Sie das Word-Schriftstück mit der gewünschten Formatierung speichern.

Wenn Sie das Schriftstück fertiggestellt und außerhalb von F2 gespeichert haben, klicken Sie auf Neuer Textbaustein im Dialogfenster „Textbaustein-Verwaltung“. Daraufhin öffnet sich das Dialogfenster „Neuen Textbaustein erstellen“.

Im Dialogfenster „Textbaustein-Verwaltung“ tragen Sie einen Namen und eine Beschreibung ein. Sie können dem Textbaustein eine oder mehrere Gruppen zuteilen. Klicken Sie auf Schriftstück auswählen und wählen Sie das gespeicherte Word-Schriftstück von Ihrem PC oder einem anderen Datenträger aus. Klicken Sie auf OK, um den Textbaustein zu erstellen.

Den Text eines Textbausteins bearbeiten Sie im Textbausteinschriftstück. Wählen Sie einen Textbaustein aus dem Textbausteinkatalog im Dialogfenster „Textbaustein-Verwaltung“ aus und klicken Sie auf Bearbeiten im Band des Dialogfensters oder mittels Rechtsklick im Kontextmenü.

Das Textbausteinschriftstück öffnet sich in Word, von wo aus Sie es bearbeiten können. Speichern Sie und schließen das Word-Schriftstück. Das Textbausteinschriftstück wurde nun bearbeitet.

Wenn Sie einen Textbaustein erstellen möchten, der einem bereits bestehenden ähneln soll, können Sie das jeweilige Textbausteinschriftstück kopieren. Wählen Sie das zu kopierende Textbausteinschriftstück aus und klicken Sie im Band oder Kontextmenü auf Kopieren.

Das Dialogfenster „Neuen Textbaustein aus Kopie erstellen“ öffnet sich. Geben Sie dem neuen Textbaustein einen Namen. Das Textbausteinschriftstück sowie die Beschreibung und die Gruppenzuordnung werden von dem ursprünglichen Textbaustein kopiert. Sie können diese jedoch auch direkt im Dialogfenster bearbeiten. Klicken Sie danach auf OK, um den neuen Textbaustein zu erstellen.

Das kopierte Textbausteinschriftstück des neuen Textbausteins können Sie durch Klicken auf Bearbeiten im Nachhinein noch bearbeiten (siehe Abschnitt Textbaustein bearbeiten).

Sie können die Gruppe(n) eines Textbausteins bearbeiten. Markieren Sie den gewünschten Textbaustein und klicken Sie auf Gruppe bearbeiten. Das Dialogfenster „Gruppe wählen“ öffnet sich, in dem Sie die gewünschte Änderung vornehmen.

Im Dialogfenster können Sie Textbausteine einer oder mehreren Gruppen zuordnen. Schließen Sie die Gruppenzuordnung mit einem Klick auf OK ab (siehe folgende Abbildung).

F2 benachrichtigt Sie darüber, wenn die Textbausteine der/den Gruppe/n zugeordnet wurden.

Sie können Textbausteine löschen, indem Sie diese markieren und daraufhin auf Löschen klicken.

Wenn Sie einen Textbaustein markiert haben und auf Löschen klicken, erscheint folgendes Dialogfenster:

Wenn Sie auf Ja klicken, löschen Sie den Textbaustein permanent. Mit einem Klick auf Nein behalten Sie den Textbaustein.

Sie können mehrere Textbausteine gleichzeitig in F2 importieren. Zum Beispiel wenn Sie einen außerhalb von F2 vorhandenen Textbausteinkatalog in F2 einfügen möchten oder viele Textbausteine gleichzeitig in F2 erstellen möchten. Sammeln Sie alle Textbausteine, die Sie in F2 importieren möchten, in einem Word-Schriftstück außerhalb von F2. Beachten Sie, dass die Textbausteine im Word-Schriftstück einer bestimmten Syntax folgen, sodass die Textbausteine mit dem gewünschten Text und Namen sowie eventueller Beschreibung und Gruppe(n) richtig erstellt werden.

Jeder Textbaustein muss von einer Start- und Endkodierung umgeben sein. Das bedeutet, dass ein Textbaustein mit $start_<Name des Textbausteins>$ angefangen und mit $end_<Name des Textbausteins>$ abgeschlossen werden soll. Den Inhalt des Textbausteins schreiben Sie zwischen diesen beiden Kodierungen.

Mithilfe von Kodierungen können Sie einem Textbaustein auch eine Beschreibung sowie eine oder mehrere Gruppen hinzufügen. Benutzen Sie dabei die Kodierung „Description:“ für Beschreibungen und „Groups:“ für Gruppen. Wenn Sie mehrere Gruppen hinzufügen, trennen Sie diese mit einem Komma.

In der folgenden Abbildung sehen Sie ein Beispiel eines Schriftstücks, in das eine Reihe von Textbausteinen eingefügt wurde. Die einzelnen Teile mit Kodierungen sind mit roten Kästen markiert. Sie können darüber hinaus Seriendruckfeldkodierungen (diese verwalten Sie über das Modul F2 Seriendruckfelder) und Links in den Textbausteininhalt einbinden.

Textbausteine, die in F2 importiert werden, übernehmen die Formatierung (Schriftart, Schriftgröße, Zeilenumbruch usw.) des Schriftstücks. Wenn Sie also zum Beispiel einen Zeilenumbruch zwischen der Startkodierung und dem Textbautext einfügen, wird dieser Zeilenumbruch auch auftreten, wenn Sie den Textbaustein in eine Schriftstückvorlage einbinden.

Wenn Sie alle zu importierenden Textbausteine mit den richtigen Start- und Endkodierungen in einem Word-Schriftstück gesammelt haben, importieren Sie diese in F2.

Klicken Sie auf Importieren im Dialogfenster „Textbaustein-Verwaltung“, um das Dialogfenster „Textbausteine importieren“ zu öffnen. Hier wählen Sie das Word-Schriftstück mit den Textbausteinen aus und importieren dieses.

Nachdem Sie auf Öffnen geklickt haben, erscheint folgendes Dialogfenster:

Im Dialogfenster sehen Sie einen Überblick über die ausgewählten Textbausteine, unterteilt in die zu überschreibenden und die neuen Textbausteine. Wählen Sie entweder Importieren oder Abbrechen aus.

Durch Klicken auf Importieren werden alle Textbausteine des Schriftstücks in F2 als einzelne Textbausteine erstellt. F2 gibt Ihnen über eine Nachricht Bescheid, wenn der Import abgeschlossen ist.

NOTE:Bereits vorhandene Textbausteine in F2 werden während des Imports von gleichnamigen Textbausteinen überschrieben.

Sie können Textbausteine aus F2 exportieren. Dies kann zum Beispiel nützlich sein, wenn Sie mehrere Textbausteine gleichzeitig aktualisieren oder bearbeiten möchten.

Textbausteine werden in einem Schriftstück aus F2 exportiert. Wenn Sie die Bearbeitung oder Aktualisierung außerhalb von F2 durchgeführt haben, können Sie das Schriftstück wieder in F2 importieren.

Wählen Sie die zu exportierenden Textbausteine im Textbausteinkatalog im Dialogfenster „Textbaustein-Verwaltung“ aus und klicken Sie auf Exportieren.

F2 sammelt automatisch alle gewählten Textbausteine im Word-Schriftstück „PhraseExport.docx“ und öffnet das Dialogfenster „Textbaustein exportieren“, über das Sie das Schriftstück auf Ihrem PC oder einem anderen Medium speichern können.

Wenn Sie das Schriftstück PhraseExport.docx öffnen, sehen Sie alle exportierten Textbausteine in einer Liste. In der Liste sehen Sie auch die Start- und Endkodierungen, den Textbausteininhalt zwischen den Kodierungen, sowie die Beschreibungen und Gruppen der Textbausteine.

Sie können nun die Textbausteine direkt im Word-Schriftstück bearbeiten und aktualisieren. Wenn Sie die Bearbeitung abgeschlossen haben, können Sie die Textbausteine wieder in F2 importieren. Lesen Sie mehr über den Import von Textbausteinen.

In F2 können Sie Textbausteine gruppieren, um diese zum Beispiel nach spezifischen Vorgangsverläufen oder Themen zu kategorisieren. Wählen Sie den gewünschten Textbaustein im Textbausteinkatalog aus und klicken Sie im Band oder im Kontextmenü auf Eigenschaften (siehe folgende Abbildung).

Das Dialogfenster „Eigenschaften“ öffnet sich. Wählen Sie im Drop-down-Menü die gewünschte Gruppe aus und klicken Sie auf OK, um den Textbaustein der Gruppe zuzuordnen. Sie können einem Textbaustein auch mehreren Gruppen gleichzeitig zuordnen.

Wenn Sie ein Textbausteinschriftstück bearbeiten, wird automatisch eine neue Version erstellt. Sie können eine frühere Version des Textbausteinschriftstücks einsehen, indem Sie den Textbaustein markieren und im Band des Dialogfensters „Textbaustein-Verwaltung“ auf Versionen klicken.

Das Dialogfenster „Textbaustein Version“ öffnet sich, in dem Sie eine Liste aller Versionen des markierten Textbausteins sehen sowie den Änderungszeitpunkt, den Ersteller der Version und die Versionsnummer. Auf der rechten Seite sehen Sie eine Vorschau des gewählten Textbausteins (siehe folgende Abbildung).

Um eine frühere Version zur aktuellen Version zu machen, markieren Sie die gewünschte Version und klicken auf In aktive Version umwandeln. F2 erstellt eine neue Version des gewählten Textbausteinschriftstücks, das jetzt die aktuelle Version darstellt. Schließen Sie danach das Dialogfenster.

Sie haben die Möglichkeit eine Sperrfunktion zu aktivieren, sodass nur ein Benutzer zu einer Zeit Änderungen im Dialogfenster „Textbaustein-Verwaltung“ vornehmen kann.

Wenn ein Benutzer „Entsperren“ auswählt, kann sowohl der jeweilige Benutzer als auch andere Benutzer nicht gespeicherte Änderungen verlieren. Hat kein anderer Benutzer das Dialogfenster gesperrt, ist der Menüpunkt „Entsperren“ inaktiv.