Textbausteine in Vorlagen

Mit F2 Textbausteine können Sie Textbausteine in Schriftstückvorlagen einbinden. Sie erstellen Vorlagen in die F2 Datenbank über Schriftstückvorlagen unter dem Menüpunkt „Vorlagen“ auf dem Reiter „Einstellungen“.

Abbildung 1. Zugriff auf Vorlagen über das Hauptfenster

Das Dialogfenster „Schriftstückvorlagen“ öffnet sich, in dem Sie existierende Schriftstückvorlagen einsehen sowie neue hinzufügen können. Die Platzierung dieser Vorlagen ist abhängig von Ihren Rechten in F2.

Sie erstellen die Schriftstückvorlage außerhalb von F2 und fügen diese nach Fertigstellung über das Dialogfenster „Schriftstückvorlagen“ (siehe folgende Abbildung) zum F2 Vorlagenarchiv hinzu. Sie erstellen eine Vorlage in Word und speichern diese als eine dotx-Datei ab. Dieses Format ist der Standardvorlagentyp in Word und ist notwendig, damit Textbausteine und mögliche Seriendruckfeldkodierungen gespeichert werden können (Die Verwendung von Seriendruckfeldkodierungen in einer Vorlage setzt die Installation des Moduls F2 Seriendruckfelder voraus).

Abbildung 2. Vorlagen einsehen und neue erstellen

Sie können neue Vorlagen mit einem Klick auf Schriftstückvorlagen hinzufügen. Als normaler F2 Benutzer können Sie nur persönliche und Org.Einheit-spezifische Vorlagen hinzufügen. Benutzer mit dem Recht „Vorlagen verwalten“ können zusätzlich Vorlagen in Organisationsordnern hinzufügen, bearbeiten und löschen.

Neues Schriftstück aus Vorlage

Schriftstückvorlagen mit Textbausteinkodierungen können Sie einem Dokument direkt wie andere Vorlagen hinzufügen, indem Sie auf Neues Schriftstück aus Vorlage klicken. Wenn Sie eine Vorlage ausgewählt haben, werden die Textbausteine basierend auf den Textbausteinkodierungen in der Vorlage sowie eventuelle Informationen des Dokuments/Vorgangs durch die Seriendruckfeldkodierungen eingefügt.

Abbildung 3. Neues Schriftstück aus Vorlage im Dokumentenfenster

Informationen von Dokumenten und Vorlagen werden bei der Wahl der Vorlage eingebunden. Es ist deswegen wichtig, dass diese Informationen im Dokument/Vorgang bereits vorhanden sind, bevor Sie die Vorlage dem Dokument hinzufügen. Nachträgliche Änderungen der Metadaten werden nicht im ursprünglich erstellten Vorlagenschriftstück eingefügt.

In der folgenden Abbildung sehen Sie ein Beispiel einer Schriftstückvorlage mit Textbaustein- und Seriendruckfeldkodierungen.

Abbildung 4. Briefvorlage mit Textbausteinen und Seriendruckfeldkodierungen

Folgende Textbausteine befinden sich im Schriftstück:

Phrase:aes_bev_type = Hiermit wird die richtige Bezeichnung des Sachverhaltes, für den eine Bewilligung beantragt wurde, eingegeben. In diesem Fall das Wort „Scheidung“.
Phrase:Scheidung_Auslaender = Hiermit wird ein Paragraf hinzugefügt, der die Empfänger darüber aufklärt, dass ihre Scheidung möglicherweise nicht außerhalb Deutschlands gültig ist.

Folgende Seriendruckfeldkodierungen befinden sich im Schriftstück:

$dossier_party_1_name$ = Name des ersten Dokumentbeteiligten (dem Empfänger) = Caroline Nowak
$dossier_party_2_name$ = Name des zweiten Dokumentbeteiligten (dem Empfänger) = Haidar Skeif
$dossier_createdbyusername$ = Name des Sachbearbeiters, der das Dokument erstellt hat = Ben Jung

Die Vorlage sieht dann wie folgt aus:

Abbildung 5. Ein mithilfe einer Briefvorlage erstellter Brief mit eingebundenen Textbausteinen und Seriendruckfeldkodierungen