Das Fenster "F2 Analytics" für Administratoren
Benutzer mit dem Recht "Kann F2 Analytics verwalten" erstellen und extrahieren Berichte über das Fenster "F2 Analytics". Öffnen Sie das Fenster vom Reiter "Administrator" aus, indem Sie dort auf den Menüpunkt F2 Analytics klicken.
Layout des Fensters
Im Fenster können Sie sich einen Überblick über die Berichteinrichtungen und deren Details Ihrer Organisation in der Ergebnisliste (1) verschaffen. Wählen Sie eine Einrichtung aus, um eine Vorschau (2) davon zu sehen. Die Vorschau zeigt Details, wie beispielsweise eine Beschreibung des Zweckes der Einrichtung, der festen Filter, und welche Felder Benutzer ausfüllen müssen, um einen geeigneten Bericht zu extrahieren.
Im Band (3) finden Sie Menüpunkte für das Erstellen, Bearbeiten und Löschen von Einrichtungen, sowie für das Extrahieren von Berichten basierend auf der ausgewählten Einrichtung. Wenn Sie einen Bericht extrahieren, können Sie eine Vorschau vom Bericht einsehen oder ihn als Excel-Datei herunterladen.
Menüpunkte im Band des Fensters
Die untenstehende Tabelle beschreibt die Menüpunkte, die Sie im Band im Fenster "F2 Analytics" finden, und wie Sie diese nutzen können.
| Menüpunkt | Beschreibung | ||
|---|---|---|---|
"Neue Berichteinrichtung" |
Öffnen Sie das Dialogfenster "Neue Berichteinrichtung erstellen", in dem Sie eine neue Einrichtung für Berichte erstellen können. Im Dialogfenster müssen Sie der Einrichtung einen Betreff geben und den Berichttyp wählen, den Sie einrichten möchten.
Abbildung 3. Das Dialogfenster "Neue Berichteinrichtung erstellen"
Wenn Sie im Dialogfenster auf Erstellen klicken, öffnet sich die neue Berichteinrichtung für die Bearbeitung. Von hier aus können Sie mit der Einrichtung arbeiten und sie gegebenenfalls speichern. |
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"Bearbeiten" |
Öffnen Sie die ausgewählte Berichteinrichtung für die Bearbeitung. Sie haben dieselben Bearbeitungsmöglichkeiten, wie beim Erstellen einer neuen Einrichtung. |
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"Kopieren" |
Öffnen Sie das Dialogfenster "Kopie erstellen", in dem Sie eine Kopie der ausgewählten Einrichtung erstellen können. Das Dialogfenster wird basierend auf der kopierten Einrichtung vorausgefüllt, aber Sie können der Kopie einen neuen Betreff geben und eine Zugriffsbeschränkung auswählen, bevor Sie die Einrichtung erstellen. 
Abbildung 4. Das Dialogfenster ist basierend auf der ausgewählten Einrichtung vorausgefüllt
Wenn Sie auf Erstellen klicken, wird die Kopie sofort gespeichert und ist in der Übersicht verfügbar. Von hier aus können Sie sie für die Bearbeitung öffnen. |
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"Löschen" |
Löschen Sie die ausgewählte Berichteinrichtung. F2 bittet um Bestätigung, bevor die Einrichtung vollständig gelöscht wird. |
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"Bericht anzeigen" |
Extrahieren Sie einen Bericht basierend auf der ausgewählten Einrichtung, und sehen Sie eine Vorschau davon direkt im Fenster. Lesen Sie mehr über die Extrahierung von Berichten. |
||
"Bericht herunterladen" |
Extrahieren Sie einen Bericht basierend auf der ausgewählten Einrichtung, und laden Sie ihn als eine Excel-Datei herunter. Lesen Sie mehr über die Extrahierung von Berichten. |
Bericht extrahieren
Wählen Sie zuerst eine Einrichtung in der Ergebnisliste im Fenster "F2 Analytics" aus, um einen Bericht zu extrahieren. Dies kann beispielsweise ein Auszug von "Alle Dokumentenfelder" sein, wenn Sie Daten über die Metadatenfelder von Dokumenten extrahieren möchten. In der Vorschau des Fensters können Sie Details über die Einrichtung, wie beispielsweise Spalten, Filter, Felder zum Ausfüllen und Eigenschaften, sehen.
Im Band des Fensters haben Sie zwei Möglichkeiten, um einen Bericht basierend auf der ausgewählten Einrichtung zu extrahieren:
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Eine Vorschau des Berichts direkt im Fenster anzeigen lassen, indem Sie auf Bericht anzeigen klicken. Die Vorschau wird in derselben Vorschau angezeigt, wie die Details der Einrichtung.
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Den Bericht als Excel-Datei mittels Bericht herunterladen herunterladen. Die Datei basiert auf der Vorlage, die eventuell für die Einrichtung ausgewählt ist, und wird automatisch auf Ihrem Computer im Ordner "Downloads" gespeichert.
Ein Dialogfenster öffnet sich, in dem Sie eventuell vordefinierte Felder ausfüllen müssen. Klicken Sie hier auf Anzeigen oder Herunterladen, um den Bericht zu extrahieren.
Füllen Sie eventuelle Felder aus
Manche Einrichtungen verlangen, dass gewisse Felder ausgefüllt sein müssen, bevor ein geeigneter Auszug gebildet werden kann. Dies kann beispielsweise der Fall sein, wenn nur Daten innerhalb eines bestimmten Zeitraums relevant sind, aber der bestimmte Zeitraum davon abhängig ist, wer den Bericht extrahiert oder wann der Bericht extrahiert wird.
Wenn Sie einen Bericht extrahieren, entweder, um eine Vorschau angezeigt zu bekommen, oder um ihn als Excel-Datei herunterzuladen, öffnet sich das Dialogfenster "Bericht anzeigen" oder "Bericht herunterladen". Das Dialogfenster zeigt eventuelle Felder zum Ausfüllen an.
Füllen Sie die Felder mit relevanten Informationen aus und klicken Sie auf Anzeigen oder Herunterladen, um den Bericht zu extrahieren.