Zugriffslog
Der Berichttyp ”Zugriffslog" extrahiert Daten, die über Handlungen der Benutzer in Verbindung mit Vorgängen, Dokumenten, Schriftstücken und anderen Elementen in F2, wie beispielsweise Chats und Vermerken, geloggt werden.
F2 loggt sowohl sämtliche Suchen und Anzeigen, sowie, ob Änderungen des Inhalts von Schriftstücken oder der Schlüsselwörter von Vorgängen vorgenommen wurden.
Der Berichttyp "Zugriffslog" wird mit drei Standardeinrichtungen geliefert. Die Einrichtungen beruhen auf Suchen nach und Anzeigen von Dokumenten verschiedener Arten und deren evtl. verknüpften Schriftstücken.
Standardeinrichtung "Anzeigen"
Nutzen Sie diese Standardeinrichtung, um einen Einblick in die Anzeigen verschiedener Benutzer von Dokumenten, Schriftstücken, Vermerken und weiteren Elementen zu erhalten.
Die Einrichtung enthält Filter, aber keine Felder zum Ausfüllen.
| Spaltenname | Beschreibung | Beispiel |
|---|---|---|
Datum und Uhrzeit |
Der volle Zeitstempel mit Jahr, Monat, Tag, Stunde, Minute und Sekunde. |
2023-11-14T12:40:29.597 2023-04-12T15:30:20.773 |
Handlung |
Der Name der vorgenommenen Handlung. |
Dokument gesehen Vermerk gesehen |
Name |
Der Name des Benutzers, der eine Handlung vorgenommen hat. Wenn ein Benutzer die Handlung im Namen eines anderen Benutzers durchgeführt hat, wird der Name des Benutzers angegeben, in dessen Namen die Handlung durchgeführt wurde. |
Tina Schneider Hassan Ali |
Dokumenten-ID |
Einmalige ID-Nummer des Dokuments, die oben im Dokumentenfenster sichtbar ist. |
82 346 |
Vorgangsnummer |
Einmalige ID-Nr. im Archiv der Behörde des Vorgangs, mit dem ein anderes Element in F2 verknüpft ist, oder des Vorgangs, welche ganz oben im Vorgangsfenster zu sehen ist. |
2024 - 48 2023 - 5 |
Vorgangsbetreff |
Vollständiger Betreff vom Vorgang, wie oben im Vorgangsfenster zu sehen, und im Metadatenfeld "Betreff". |
Jahrgangssitzung Datenschutzverordnung |
Dokumentennummer |
Einmalige ID-Nr. auf dem Vorgang, die im Metadatenfeld "Dokumentennummer" angegeben ist und bei der Registrierung automatisch zugeteilt wird. |
3 27 |
Dokumentenbetreff |
Vollständiger Betreff vom Dokument, welcher oben im Dokumentenfenster sichtbar ist, sowie im Metadatenfeld "Betreff". |
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Schriftstückbetreff |
Betreff des Schriftstücks, wie in dessen Eigenschaften sichtbar. |
Dokumentenschriftstück Anhang |
Filter
Wenn Sie einen Bericht mit dieser Standardeinrichtung extrahieren, wird der Auszug wie folgt gefiltert.
| Filter | Wert | Effekt |
|---|---|---|
Die Handlung ist zugriffsbezogen |
Wahr |
Sichert, dass nur Daten über Handlungen, bei denen Benutzer auf ein Dokument, Vorgang, Vermerk oder Schriftstück zugegriffen haben, extrahiert werden. |
Standardeinrichtung "Suchen"
Nutzen Sie diese Standardeinrichtung, um einen Überblick über sämtliche Suchen, die von verschiedenen Benutzern durchgeführt wurden, zu erhalten.
Die Einrichtung enthält Filter, aber keine Felder zum Ausfüllen.
| Spaltenname | Beschreibung | Beispiel |
|---|---|---|
Datum und Uhrzeit |
Der volle Zeitstempel mit Jahr, Monat, Tag, Stunde, Minute und Sekunde. |
2023-11-14T12:40:29.597 2023-04-12T15:30:20.773 |
Handlung |
Der Name der vorgenommenen Handlung. |
Archiv-Suche |
Name |
Der Name des Benutzers, der eine Handlung vorgenommen hat. Wenn ein Benutzer die Handlung im Namen eines anderen Benutzers durchgeführt hat, wird der Name des Benutzers angegeben, in dessen Namen die Handlung durchgeführt wurde. |
Tina Schneider Hassan Ali |
Suchkriterien |
Eine Beschreibung der Kriterien für eine Suchhandlung. |
Standardsuche: Mein Posteingang Aktive Anfragen: AUSGEFÜHRT: ("Nein"); ERSTELLER: ("Persönlich"); |
Filter
Wenn Sie einen Bericht mit dieser Standardeinrichtung extrahieren, wird der Auszug wie folgt gefiltert.
| Filter | Wert | Effekt |
|---|---|---|
Die Handlung ist eine Suche |
Wahr |
Sichert, dass nur Daten von Handlungen extrahiert werden, bei denen der Benutzer eine Suche im Archiv der Behörde durchgeführt hat. Dies beinhaltet das Öffnen von vordefinierten Listen. |
Standardeinrichtung "Historik"
Nutzen Sie die Standardeinrichtung, um eine Liste über die Handlungen zu bilden, die auf Dokumenten und Vorgängen vorgenommen wurden. Die Liste funktioniert ähnlich wie die Dialogfenster "Ereignisprotokoll: Dokument" und "Ereignisprotokoll: Vorgang", welche jeweils aus dem Dokumenten - und Vorgangsfenster heraus geöffnet werden. Die Einrichtung unterscheidet sich von den zwei Protokoll-Dialogfenstern, indem bei ihr permanente Löschungen von Vorgängen, Dokumenten und Schriftstücken enthalten sind.
Die Einrichtung enthält Filter, aber keine Felder zum Ausfüllen.
| Spaltenname | Beschreibung | Beispiel |
|---|---|---|
Datum und Uhrzeit |
Der volle Zeitstempel mit Jahr, Monat, Tag, Stunde, Minute und Sekunde. |
2023-11-14T12:40:29.597 2023-04-12T15:30:20.773 |
Handlung |
Der Name der vorgenommenen Handlung. |
Vorgang erstellt Beteiligten dem Dokument hinzugefügt |
Name |
Der Name des Benutzers, der eine Handlung vorgenommen hat. Wenn ein Benutzer die Handlung im Namen eines anderen Benutzers durchgeführt hat, wird der Name des Benutzers angegeben, in dessen Namen die Handlung durchgeführt wurde. |
Tina Schneider Hassan Ali |
Dokumenten-ID |
Einmalige ID-Nummer des Dokuments, die oben im Dokumentenfenster sichtbar ist. |
82 346 |
Vorgangsnummer |
Einmalige ID-Nr. im Archiv der Behörde des Vorgangs, mit dem ein anderes Element in F2 verknüpft ist, oder des Vorgangs, welche ganz oben im Vorgangsfenster zu sehen ist. |
2024 - 48 2023 - 5 |
Vorgangsbetreff |
Vollständiger Betreff vom Vorgang, wie oben im Vorgangsfenster zu sehen, und im Metadatenfeld "Betreff". |
Jahrgangssitzung Datenschutzverordnung |
Dokumentennummer |
Einmalige ID-Nr. auf dem Vorgang, die im Metadatenfeld "Dokumentennummer" angegeben ist und bei der Registrierung automatisch zugeteilt wird. |
3 27 |
Dokumentenbetreff |
Vollständiger Betreff vom Dokument, welcher oben im Dokumentenfenster sichtbar ist, sowie im Metadatenfeld "Betreff". |
Budget 2025 Antrag Parkgarage |
Schriftstückbetreff |
Betreff des Schriftstücks, wie in dessen Eigenschaften sichtbar. |
Dokumentenschriftstück Anhang |
Name des Beteiligten |
Der Name, der in der Beteiligteneigenschaft "Name" angegeben ist. In diesem Fall ist das der Beteiligte, der durch die angegebene Handlung zum Beteiligten wurde. |
Peter Müller bürger@email.de |
Beteiligte |
Die Art der Beteiligung eines Beteiligten an einem Dokument in Verbindung mit einer Handlung. Dies deckt auch den eventuellen Vorgang des Dokuments, eine Genehmigung oder Anhänge. |
Verantwortliche Org.Einheit Empfänger |
Filter
Wenn Sie einen Bericht mit dieser Standardeinrichtung extrahieren, wird der Auszug wie folgt gefiltert.
| Filter | Wert | Effekt |
|---|---|---|
Die Handlung ist eine Suche |
Falsch |
Sortiert Archivsuchen aus, da diese Art von Handlung die angegebenen Dokumente nicht direkt beeinflusst und daher nicht ein Teil ihrer Historik sind. |
Die Handlung ist zugriffsbezogen |
Falsch |
Sortiert Handlungen aus, bei denen Benutzer das Dokument, den Vorgang, Vermerk oder das Schriftstück geöffnet haben, da diese Art von Handlung die angegebenen Elemente nicht direkt beeinflusst und daher nicht ein Teil ihrer Historik sind. |
Andere verfügbare Spalten
Die folgende Tabelle beschreibt Spalten, die bei der Einrichtung von Berichten verfügbar und nicht in den Standardberichteinrichtungen enthalten sind.
| Spaltenname | Beschreibung | Beispiel |
|---|---|---|
Anzahl |
Addiert identische Zeilen im Datenauszug und meldet die Summe zurück. |
249 |
Attribut Name |
Die Metadaten oder ein anderes datenbezogenes Attribut, das durch eine bestimmte Handlung beeinflusst wurde. |
WriteAccessToNode ClosedDate |
Details |
Gegebenenfalls systemgenerierter Text, der eine Handlung beschreibt oder erläutert. In diesem Fall werden die Details über die Anfrage, auf der Handlungen stattgefunden haben, angegeben. |
Ausgehende Anfrage #7 (IT Behörde) |
Benutzer-ID |
Die einmalige Benutzer-ID des Benutzers, der eine Handlung vorgenommen hat. Wenn ein Benutzer die Handlung im Namen eines anderen Benutzers durchgeführt hat, wird die einmalige Benutzer-ID des Benutzers angegeben, in dessen Namen die Handlung durchgeführt wurde. |
107 124 |
BBNr. des Beteiligten |
Die BBNr., die in der Beteiligteneigenschaft "BBNr." angegeben ist. |
010203-4679 230198-7654 |
Die Handlung ist zugriffsbezogen |
Gibt an, ob eine Handlung das Zugreifen auf ein Element und dessen Daten betrifft. |
true 0 |
Die Handlung ist eine Suche |
Gibt an, ob eine Handlung eine Suche ist. |
true 0 |
Ausführungsart |
Die einmalige ID der Handlung. |
2 22 |