Alle Dokumentenfelder

Der Berichttyp ”Alle Dokumentenfelder” extrahiert sämtliche Metadaten, die es auf Dokumenten gibt. Dies beinhaltet sowohl explizite und implizite Daten: Wenn ein Benutzer zum Beispiel im Feld "Verantwortlicher" angegeben ist, ist es sowohl möglich, den Namen des Benutzers (explizit) mit der Spalte "Verantwortlicher" zu extrahieren, als auch die Org.Einheit, in der der Benutzer eine Jobrolle hat (implizit), mit der Spalte "Verantwortliche Org.Einheit".

Der Berichttyp wird mit einer Standardeinrichtung geliefert, welche einen standardisierten Auszug der Metadaten von Dokumenten generiert.

Standardeinrichtung "Standard"

Nutzen Sie die Standardeinrichtung, um einen Überblick über Dokumente des Archivs der Organisation zu extrahieren. Der Überblick zeigt die letzte Version eines Dokuments und enthält den Großteil dessen Metadaten, sowie Daten über verbundene Elemente wie Anfragen und Vermerke.

Sollte auf einem Dokument mehr als eine Anfrage sein, werden nur Daten mit der frühsten Frist extrahiert. Wenn keine der Anfragen eine Frist haben, werden stattdessen Daten mit der Anfrage, die zuletzt aktualisiert wurde extrahiert. Dies Prinzip gilt für sämtliche Spalten, die sich auf Anfragen in diesem Berichttyp beziehen.

Die Einrichtung enthält weder Filter noch Felder zum Ausfüllen.

Spaltenname Beschreibung Beispiel

Zugriff

Wert, der im Metadatenfeld "Zugriff" ausgewählt ist.

Unit

All

Dokumentenart

Eine detaillierte Angabe vom Versandtyp des Dokuments.

ReceivedMail

SendMail

Dokumentennummer

Einmalige ID-Nr. auf dem Vorgang, die im Metadatenfeld "Dokumentennummer" angegeben ist und bei der Registrierung automatisch zugeteilt wird.

3

27

Dokumententyp

Wert, der im Metadatenfeld "Dokumententyp" ausgewählt ist.

Internal

Outbound

Dokumentenverantwortliche

Benutzer oder Org.Einheit, der im Metadatenfeld "Verantwortlicher" angegeben ist.

Tina Schneider

HR

Verantwortliche Org.Einheit des Dokuments

Org.Einheit oder Org. Einheit des Benutzers, der im Metadatenfeld "Verantwortlicher" angegeben ist.

HR

Verwaltung

Archivbereich

Ort des Dokuments in F2’s möglichen übergeordneten Archivbereichen:

  • „Archiv“

  • „Meine privaten Dokumente“

  • „Bibliothek“

  • „Meine gelöschten Dokumente“

Archive

Private folder

Xbc

Beteiligter oder Beteiligte, die eventuell im Metadatenfeld "Xbc" angegeben sind.

Tina Schneider

bürger@email.de

Anfrage

Zeigt an, ob es mindestens eine Anfrage auf dem Dokument gibt.

true

0

Anfrage: Abgeschlossen

Gibt an, ob die Anfrage abgeschlossen ist.

true

0

Anfrage erstellt von

Name des Benutzers, der die Anfrage erstellt hat. Externe Anfragen können auch von System erstellt sein.

Tina Schneider

Hassan Ali

Anfragefrist

Datum und Zeitpunkt der Frist, die der Absender der Anfrage angegeben hat.

2023-11-14T23:59:00

2023-04-12T23:59:00

Anfrageempfänger

Name des Benutzers oder Org.Einheit, die als Empfänger der Anfrage angegeben ist.

Tina Schneider

HR

Anfragestatus

Aktueller Status der Anfrage.

Sent

Executed

Anfragetext

Eventueller Text, den der Ersteller der Anfrage in das Textfeld im Anfragefester geschrieben hat.

Wir bitten um Einsicht von Ihrer Rechtsabteilung in den Vorgang mit Rechtsgrundlage im Bereich des Datenschutzes.

Anfragetypen

Typ oder Typen, die im Feld "Anfragetypen" auf der Anfrage angegeben sind.

Office answer

See text below

Anfrageausführender

Name des Benutzers oder Empfängers, der eventuell im Feld "Anfrageausführender" der Anfrage angegeben ist.

Tina Schneider

HR

Briefdatum

Datum und Zeitpunkt, der im Metadatenfeld "Briefdatum" angegeben ist.

2023-11-14T12:40:29.597

2023-04-12T15:30:20.773

Cc

Beteiligter oder Beteiligte, die eventuell im Metadatenfeld "Cc" angegeben sind.

Tina Schneider

bürger@email.de

BBNr. des Dokuments

Wert, der im Metadatenfeld "BBNr." angegeben ist.

010203-4679

12345678

Schriftstücke gesperrt

Gibt an, ob Schriftstücke auf dem Dokument (inklusive des Dokumentenschriftstücks) für die Bearbeitung gesperrt sind. Dies wird durch den Menüpunkt "Schriftstücke sperren" visuell dargestellt.

true

0

Externer Zugriff

Wert, der im Metadatenfeld "Externer Zugriff" ausgewählt ist.

N/A

Dokumentenschlüsselwort

Das oder die Schlüsselwörter, die im Metadatenfeld "Schlüsselwort" angegeben sind.

Reisekosten

Klagen; Akteneinsicht

E-Mail-Betreff

Betreff, den das Dokument hatte, als es als E-Mail versendet wurde.

Anfrage fachliche Einschätzung

Sv: Bürgerklage

Wiedervorlage

Datum und Zeitpunkt, der im Metadatenfeld "Wiedervorlage" angegeben ist.

2023-11-14T12:40:29.597

2023-04-12T15:30:20.773

Absender

Benutzer, Org.Einheit oder externer Beteiligter, der im Metadatenfeld "Von" angegeben ist. Wenn das Dokument als E-Mail versendet wurde, ist das der Absender.

Tina Schneider

bürger@email.de

Dokumentenfrist

Datum, das Mitternacht im Metadatenfeld "Frist" angegeben ist.

2023-11-14T12:40:29.597

2023-04-12T15:30:20.773

Dokumenten-ID

Einmalige ID-Nummer des Dokuments, die oben im Dokumentenfenster sichtbar ist.

82

346

Registriert

Gibt an, ob im Metadatenfeld "Registriert" ein Häkchen gesetzt wurde.

true

0

E-Mail empfangen

Datum und Zeitpunkt, der im Metadatenfeld "Empfangen am" angegeben ist.

2023-11-14T12:40:29.597

2023-04-12T15:30:20.773

Dokument wurde erstellt von

Name des Benutzers, der das Dokument erstellt hat, wie im Metadatenfeld "Erstellungsdatum" angegeben.

Tina Schneider

Hassan Ali

Dokument wurde erstellt

Datum und Zeitpunkt, der im Metadatenfeld "Erstellungsdatum" angegeben ist.

2023-11-14T12:40:29.597

2023-04-12T15:30:20.773

Ursprünglicher Pfad

Pfad zu der Datei, die als Grundlage für ein Dokument genutzt wurde, wenn das Dokument über den Schriftstückimprot von einem Server importiert wurde.

Server/Dokument

Vermerke

Gibt an, ob es mindestens einen Vermerk auf dem Dokument gibt.

true

0

Vorgangsschlüsselwörter

Schlüsselwort oder Schlüsselwörter, die im Metadatenfeld "Schlüsselwörter" angegeben sind.

Reisekosten

Klagen; Akteneinsicht

Vorgangsverlaufstyp

Name des Vorgangsverlaufs, der auf dem Vorgang aktiv ist.

Veranstaltungserlaubnis

Antrag auf Zuschuss

Vorgangshilfe

Gibt an, ob im Medatenfeld "Vorgangshilfe" ein Häkchen gesetzt wurde.

true

0

Vorgangsordner

Name des Ordners auf dem Vorgang, in dem sich ein Dokument befindet.

\4. Quartalssitzung

Anhörungsvorschlag

Vorgangsnummer

Einmalige ID-Nr. im Archiv der Behörde des Vorgangs, mit dem ein anderes Element in F2 verknüpft ist, oder des Vorgangs, welche ganz oben im Vorgangsfenster zu sehen ist.

2024 - 48

2023 - 5

Vorgangsbetreff

Vollständiger Betreff vom Vorgang, wie oben im Vorgangsfenster zu sehen, und im Metadatenfeld "Betreff".

Vorstandssitzung

Frage zum Datenschutz

E-Mail versendet

Datum und Zeitpunkt, an dem das Dokument als E-Mail versendet wurde. Dies entspricht typischerweise dem Metadatenfeld "Briefdatum".

2023-11-14T12:40:29.597

2023-04-12T15:30:20.773

Dokument zuletzt geändert

Datum und Zeitpunkt dafür, wann das Dokument zugeletzt geändert wurde. Der Zeitpunkt gibt genau an, wann die Änderungen gespeichert wurden.

2023-11-14T12:40:29.597

2023-04-12T15:30:20.773

Sichere E-Mail

Gibt an, ob das Dokument als sichere E-Mail versendet wurde.

true

0

Gelöscht von

Der Name des Benutzers, der eine Löschung durchgeführt hat.

In diesem Fall bedeutet dies das Löschen des Dokuments.

Tina Schneider

Hassan Ali

Dokumentenstatus

Wert, der im Metadatenfeld "Status" angegeben ist.

InProgress

Closed

Dokumenten-ID, beantwortetes Dokument

Einmalige ID-Nr. des Dokuments im Archiv der Behörde, auf welches das Dokument eine Antwort war.

82

346

Dokumentenbetreff, beantwortetes Dokument

Kompletter Betreff des Dokuments, auf welches das Dokument eine Antwort ist.

Antwort Budget-Erweiterung

Bürgerklage

Vorher. Vorgangsnr.

Vorgangsnummer, die im Metadatenfeld "Vorher. Vorgangsnr." angegeben ist.

2021 - 48

2020 - 5

Empfänger

Benutzer, Org.Einheit oder externer Beteiligter, der im Metadatenfeld "An" angegeben ist. Wenn das Dokument als E-Mail gesendet wurde, wird das der Empfänger sein.

Tina Schneider

bürger@email.de

Dokumentenbetreff

Vollständiger Betreff vom Dokument, welcher oben im Dokumentenfenster sichtbar ist, sowie im Metadatenfeld "Betreff".

Antwort Budget-Erweiterung

Bürgerklage

Dokument - Version

Versionsnummer der aktiven Version des Dokuments.

1

23

Dokumenten-ID, weitergeleitetes Dokument

Einmalige ID-Nr. des Dokuments im Archiv der Behörde, von dem das Dokument eine weitergeleitete Version war.

82

346

Dokumentenbetreff, weitergeleitetes Dokument

Vollständiger Betreff des Dokuments, von dem das Dokument eine weitergeleitete Version ist.

Antwort Budget-Erweiterung

Bürgerklage

Erg. Sachb. des Dokuments

Namen von Benutzern, die im Metadatenfeld "Erg. Sachbearb" angegeben sind.

Tina Schneider

Hassan Ali

Erg. Org.Einheit des Dokuments

Org.Einheiten, die im Metadatenfeld "Erg. Sachbearb" angegeben sind.

HR

IT-Behörde

Dokumentenbeteiligte

Beteiligter oder Beteiligte, die im Metadatenfeld "Dokumentenbeteiligte" angegeben sind.

Max Mustermann

HR

Hassan Ali; SG: Vorgesetzte

Übernommene Zugriffsbeschränkung

Sämtliche Benutzer, Org.Einheiten, Teams und Sicherheitsgruppen, die im Metadatenfeld "Vorgangszugriff beschränkt auf" angegeben sind.

HR

Hassan Ali; SG: Vorgesetzte

Zusatzdatenfeld 01-10

Eventuelle zusätzliche Felder, die für Elemente wie Dokumente und Vorgänge in F2 konfiguriert werden können. Die Anzahl der verfügbaren Felder und deren Datenformat ist daher von der Installation Ihrer Organisation abhängig.

Andere verfügbare Spalten

Die folgende Tabelle beschreibt Spalten, die bei der Einrichtung von Berichten verfügbar und nicht in den Standardberichteinrichtungen enthalten sind.

Spaltenname Beschreibung Beispiel

Dokument abgeschlossen von

Name des Benutzers, der das Dokument zuletzt abgeschlossen hat.

Tina Schneider

Hassan Ali

Dokument abgeschlossen

Datum und Zeitpunkt dafür, wann das Dokument zuletzt den Status zu "Abgeschlossen" gewechselt hat.

2023-11-14T12:40:29.597

2023-04-12T15:30:20.773

Anzahl

Addiert identische Zeilen im Datenauszug und meldet die Summe zurück.

249