Übersicht über Genehmigungen in F2
Bei der täglichen Arbeit in F2 können Sie sich auf verschiedene Weisen einen Überblick über die Genehmigungsverläufe verschaffen.
Sie können beispielsweise Übersichten über zurückgesendete oder abgeschlossene Genehmigungen erstellen, in dem Sie in Metadaten der Genehmigungsdokumente suchen.
Die aktiven Genehmigungen, auf die Sie Zugriff haben, werden Ihnen immer in der Listenübersicht unter „Genehmigungen“ im Hauptfenster angezeigt.
In der Ergebnisliste des Hauptfensters werden Genehmigungsdokumente durch ein Genehmigungssymbol gekennzeichnet, welches je nach Status der Genehmigung Farbe und Inhalt wechselt. Lesen Sie eine detaillierte Beschreibung der Genehmigungssymbole und ihrer Bedeutung.
Aktive Genehmigungen einsehen
Standardmäßig wird F2 mit der Suche „Genehmigungen“ im Hauptfenster installiert.
Klicken Sie auf die Suchliste Genehmigungen auf der linken Seite des Hauptfensters, um die laufenden Genehmigungen, auf die Sie Zugriff haben, zu sehen. Im folgenden Beispiel können Sie sehen, wie dies aussehen könnte.
Genehmigungsspalten
Sie können diese Spalten anwenden, wenn eine Übersicht über Genehmigungen in der Ergebnisliste angezeigt wird:
| Spalte | Beschreibung | ||
|---|---|---|---|
„Fortschrittslinie“ |
Zeigt grafisch an, wo sich die Genehmigung derzeit befindet (blau), befunden hat (hellblau) und später befinden wird (grau). Außerdem werden Ihnen die Initialen der Genehmiger des jeweiligen Genehmigungsschritts angezeigt. Ihre eigenen Initialen sind fettgedruckt hervorgehoben. Die Initialen in den Spalten "Platzierung" und "Fortschritt" werden aus dem Beteiligtenregister entnommen. Die Verwaltung interner Teilnehmer erfolgt im Dialogfenster "Org.Einheiten und Benutzer". Grundsätzlich wird das Initialenfeld im Beteiligtenregister via AD (Active Directory) aktualisiert/synchronisiert. Wenn diese Synchronisierung nicht stattfindet oder in der AD keine Initialen vorliegen, werden in diesem Feld drei Sternchen angezeigt (***).
|
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„Eilt“ |
Zeigt, ob ein Häkchen im Feld "Eilt" in der Genehmigung gesetzt wurde. |
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„Tage bis zur Frist für meinen Genehmigungsschritt“ |
Zeigt die Anzahl der Tage bis die Frist des Benutzers im nächsten Schritt abläuft. |
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„Genehmigungsfrist“ |
Zeigt die formelle Frist einer Genehmigung an. |
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„Endgültige Genehmigung“ |
Zeigt den Zeitpunkt für die endgültige Genehmigung. |
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„Termingerecht“ |
Zeigt an, in wie vielen Tagen die Genehmigungsfrist abläuft. |
||
„Platzierung“ |
Beschreibt die aktuelle Platzierung einer Genehmigung. |
||
„Frist für meinen Genehmigungsschritt“ |
Zeigt die Frist des Schritts, bei dem der Benutzer genehmigt. |
Spezifische Suchen nach Genehmigungen durchführen
Neben der vordefinierten Suche nach aktiven Genehmigungen, können Sie auch persönliche Suchen mithilfe der Metadaten von den in F2 erstellten Genehmigungsverläufen vornehmen. Gehen Sie wie folgt vor:
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Klicken Sie auf Archiv (1).
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Klicken Sie auf Erweiterte Suche im Band des Hauptfensters und öffnen Sie die Suchgruppe „Genehmigungsverfahren“ (siehe folgende Abbildung) (2).
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Die Suchfelder bezüglich Genehmigungen werden angezeigt. Füllen Sie je nach gewünschter Suche eines oder mehrere der Felder aus (3).
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Speichern Sie die Suche, indem Sie auf Suche speichern klicken (4).
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Die Suche ist nun unter „Persönliche Suchen“ in der Listenübersicht zu finden (5).
Abhängig davon, welche Suchfelder ausgefüllt wurden, können Sie bestimmte Genehmigungssuchen durchführen. Sie können zum Beispiel nach Folgendem suchen:
-
Meine aktiven Genehmigungen
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Meine abgeschlossenen Genehmigungen
-
Alle Genehmigungen, wofür ich verantwortlich bin/war
-
Genehmigungstyp
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Genehmigungsstatus (Zurückgeschickt, Genehmigt, Bedingt genehmigt)
-
Genehmigungsfrist
Lesen Sie mehr über Suchen in F2.
Die Suchgruppe "Genehmigungsverfahren"
In der folgenden Tabelle werden Ihnen die einzelnen Suchoptionen der Suchgruppe „Genehmigungsverfahren“ im Detail beschrieben.
| Suchfeld | Mögliche Werte | Beschreibung |
|---|---|---|
„Verantwortlich“ |
Benutzer Org.Einheit Meine Org.Einheit Persönlich |
Sucht nach Genehmigungen, für die der angegebene Benutzer oder die angegebene Org.Einheit verantwortlich ist. |
„Genehmiger“ |
Benutzer Org.Einheit Persönlich Meine Org.Einheit |
Sucht nach Genehmigungen, bei denen der ausgewählte Benutzer oder die ausgewählte Org.Einheit als Genehmiger eingetragen ist. |
"Kopieempfänger" |
Benutzer Org.Einheit Persönlich Meine Org.Einheit |
Sucht nach Genehmigungen, bei denen der ausgewählte Benutzer oder Org.Einheit der Kopieempfänger ist. |
„Aktueller Schritt“ |
Benutzer Org.Einheit Persönlich Meine Org.Einheit |
Sucht nach Genehmigungen mit Angabe eines Benutzers oder Org.Einheit, die den ausgewählten Schritt im Genehmigungsverlauf genehmigen soll. |
„Aktueller Schritt oder danach“ |
Benutzer Org.Einheit Persönlich Meine Org.Einheit |
Sucht nach Genehmigungen mit Angabe eines Benutzers oder Org.Einheit, die entweder den jetzigen Schritt im Genehmigungsverlauf genehmigen soll oder einen späteren Schritt. |
„Frist“ |
Datum Gestern heute morgen Nicht definiert +[Anzahl von Tagen] -[Anzahl von Tagen] |
Füllen Sie eines oder beide Datumsfelder aus. Nutzen Sie + und -, um einen dynamischen Zeitraum einzurichten, auf Grundlage dessen ein Datum entsprechend der Anzahl Tage davor oder danach berechnet wird. Sucht nach Genehmigungen, deren Frist innerhalb des angegebenen Zeitraums liegt. |
"Endgültige Genehmigung" |
Datum Gestern heute morgen Nicht definiert +[Anzahl von Tagen] -[Anzahl von Tagen] |
Füllen Sie eines oder beide Datumsfelder aus. Nutzen Sie + und -, um einen dynamischen Zeitraum einzurichten, auf Grundlage dessen ein Datum entsprechend der Anzahl Tage davor oder danach berechnet wird. Sucht nach Genehmigungen, die innerhalb des angegebenen Zeitraums endgültig genehmigt wurden. |
„Frist (aktueller Schritt)“ |
Datum Gestern heute morgen Nicht definiert +[Anzahl von Tagen] -[Anzahl von Tagen] |
Füllen Sie eines oder beide Datumsfelder aus. Nutzen Sie + und -, um einen dynamischen Zeitraum einzurichten, auf Grundlage dessen ein Datum entsprechend der Anzahl Tage davor oder danach berechnet wird. Sucht nach Genehmigungen, deren Frist für den aktuellen Schritt innerhalb des angegebenen Zeitraums liegt. |
„Startdatum“ |
Datum Gestern heute morgen Nicht definiert +[Anzahl von Tagen] -[Anzahl von Tagen] |
Füllen Sie eines oder beide Datumsfelder aus. Nutzen Sie + und -, um einen dynamischen Zeitraum einzurichten, auf Grundlage dessen ein Datum entsprechend der Anzahl Tage davor oder danach berechnet wird. Sucht nach Genehmigungen, die innerhalb des angegebenen Zeitraums gestartet wurden. |
„Eilt“ |
Ja Nein |
Sucht nach Genehmigungen anhand des Kriteriums, ob sie als „Eilt“ markiert sind oder nicht. |
„Genehmigungstyp“ |
Werteliste, Administrator |
Sucht nach Genehmigungen mit dem ausgewählten Genehmigungstyp. |
„Gestartet“ |
Ja Nein |
Sucht nach Genehmigungen anhand des Kriteriums, ob sie gestartet wurden oder nicht. |
„Genehmigungsstatus“ |
Laufend Abgeschlossen Annulliert |
Sucht nach laufenden, abgeschlossenen oder annullierten Genehmigungen. |
„Genehmigungszustand“ |
Zurückgeschickt Genehmigt Bedingt genehmigt |
Sucht nach zurückgesendeten, genehmigten oder bedingt genehmigten Genehmigungen. |
Zugriff auf Genehmigungen in der Vorschau
Wenn Sie in der Ergebnisliste auf ein Genehmigungsdokument klicken, wird Ihnen auf der rechten Seite eine Vorschau des Dokuments angezeigt. Dafür muss die Vorschaufunktion aktiviert sein, welche Sie im Reiter „Einstellungen“ aktivieren können.
Durch Klicken auf den Reiter Genehmigung in der Vorschau, wird Ihnen eine Übersicht der Genehmigung und ein Log des Genehmigungsverlaufs angezeigt.
Sie können Genehmigungshandlungen direkt in der Vorschau durchführen, wenn Sie der Genehmiger des aktuellen Schritts der Genehmigung sind. Es ist nicht notwendig, die Genehmigung dafür zu öffnen. Sie können in der Vorschau des Hauptfensters Kommentare schreiben, zurücksenden und genehmigen.
F2 fragt Sie, ob die Genehmigungshandlungen gespeichert werden sollen, wenn Sie ein anderes Dokument in der Ergebnisliste wählen, oder die Vorschau auf eine andere Art gewechselt wird, während die Genehmigung nicht gespeicherte Änderungen beinhaltet. Sie können eine Vorschauänderung nicht rückgängig machen, weswegen es wichtig ist, Änderungen zu speichern oder zu verwerfen.