Aufbau der Genehmigung
Ein Dokument wird zu einem Genehmigungsdokument, wenn in ihm eine Genehmigung erstellt wurde.
Das Genehmigungsdokument besteht aus:
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Genehmigungsfeldern (1), was Metadaten sind, die sich auf eine Genehmigung beziehen,
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dem Genehmigungsschriftstück (2), welches im Schriftstückbereich (3) gewählt wird,
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dem Genehmigungsverfahren (4).
Darüber hinaus kann ein Genehmigungsdokument angehängte Schriftstücke, Kommentare und vieles mehr enthalten.
Für den Verantwortlichen und die Genehmiger des Genehmigungsverlaufs bedeutet das, dass alle Informationen, welche die Genehmigung betreffen, auf nur einer Seite gesammelt angezeigt werden. Auf diese Weise können Sie im Rahmen der Bearbeitung und Ausführung der Genehmigung gleichzeitig Bearbeitungen an der Genehmigung und Änderungen am Schriftstück vornehmen.
Im Reiter „Genehmigung“ können Sie Änderungen am Genehmigungsverlauf vornehmen.
Metadaten der Genehmigung
Unter dem Band des Genehmigungsdokuments werden Ihnen Metadaten der Genehmigung angezeigt.
Folgende Metadaten werden angezeigt:
| Funktion | Beschreibung |
|---|---|
„Betreff“ |
Gibt den Betreff des Dokuments an und ist die Überschrift der Genehmigung. |
„Status“ |
Zeigt den Genehmigungsstatus an. Klicken Sie auf |
„Frist“ |
Gibt das Datum und die Uhrzeit für die endgültige Genehmigung an. |
„Eilt“ |
Zeigt "Eilt" neben der Frist an, wenn der Verantwortliche die Genehmigung bei Erstellung als „Eilt“ markiert hat. |
„Typ“ |
Zeigt den Typ der Genehmigung an. Genehmigungstypen können, abhängig von den gewählten Einstellungen bei der Installation von F2, von einem Administrator durch die Verwaltung von Wertelisten definiert werden. Typen benutzen Sie zum Beispiel, um den Zweck einer Genehmigung zu verdeutlichen. |
Das Genehmigungsschriftstück
Unterhalb der Metadaten des Genehmigungsdokuments befindet sich das Genehmigungsschriftstück, wenn Sie dieses auf der rechten Seite des Dokumentenfensters ausgewählt haben.
Das Genehmigungsschriftstück unterscheidet sich vom Dokumentenschriftstück und kann eine Beschreibung dessen enthalten, worum es bei der Genehmigung geht. Die Textformatierungsmöglichkeiten im Genehmigungsschriftstück entsprechen denen des Dokumentenschriftstücks. Das Genehmigungsschriftstück kann Informationen für die erste Seite der Genehmigung enthalten.
Wenn Sie das Dokument, zu dem die Genehmigung gehört, als E-Mail versenden möchten, wird Ihnen nach wie vor das Dokumentenschriftstück als E-Mail-Text angezeigt. Das Genehmigungsschriftstück wird nicht mitgesendet, wenn Sie das Dokument per E-Mail an Externe versenden. Daher sollten Sie das Genehmigungsschriftstück als internes Schriftstück betrachten.
| Sie können Änderungen am Genehmigungsschriftstück vornehmen, wenn Sie Schreibzugriff auf die angehängten Schriftstücke des betreffenden Genehmigungsdokuments besitzen. |
Genehmigungsschriftstück austauschen
Sie können das Genehmigungsschriftstück auch durch ein anderes Genehmigungsschriftstück ersetzen. Klicken Sie hierzu im Dialogfenster „Neue Genehmigung“ oder „Genehmigung bearbeiten“ auf Genehmigungsschriftstück ersetzen, je nachdem ob Sie einen neuen Genehmigungsverlauf erstellen oder eine vorhandene Genehmigung bearbeiten.
Nachdem Sie auf Genehmigungsschriftstück ersetzen geklickt haben, öffnet sich das Dialogfenster „Genehmigungsschriftstück ersetzen“. Klicken Sie im Drop-down-Menü im Dialogfenster, um eine neue Vorlage für das Genehmigungsschriftstück zu wählen.
| Die Anzahl der Vorlagen für Genehmigungsschriftstücke variiert von Organisation zu Organisation. Genehmigungsvorlagen, die von der gesamten Organisation genutzt werden sollen, werden in Zusammenarbeit mit cBrain eingerichtet. |
Klicken Sie auf OK, wenn Sie ein neues Genehmigungsschriftstück ausgewählt haben. Im Dialogfenster „Neue Genehmigung“/„Genehmigungsverlauf bearbeiten“ wird Ihnen nun angezeigt, dass Sie ein neues Genehmigungsschriftstück gewählt haben.
Klicken Sie unten im Dialogfenster auf Speichern, um die Änderungen zu speichern.
Ein Hinweisfenster öffnet sich, das Sie darauf aufmerksam macht, dass das aktuelle Genehmigungsschriftstück überschrieben wird und eventuelle Änderungen, die daran vorgenommen wurden, verloren gehen werden.
Klicken Sie auf Ja, um das existierende Genehmigungsschriftstück mit dem gewählten Genehmigungsschriftstück zu überschreiben. Klicken Sie Nein, wenn Sie das Genehmigungsschriftstück doch nicht überschreiben möchten.
Das Dokumentenschriftstück
Sie öffnen das Dokumentenschriftstück, indem Sie es auf der rechten Seite im Dokumentenfenster markieren.
Wenn Sie eine Genehmigung ohne Dokumentenschriftstück erstellt haben, können Sie dieses nachträglich noch hinzufügen. Das ist nützlich, wenn Sie das Genehmigungsschriftstück zum Beispiel als E-Mail versenden wollen, weil das Dokumentenschriftstück den Text der E-Mail darstellt.
Bei der Konfiguration von F2 kann Ihre Organisation wählen, inwiefern Benutzer die Möglichkeit haben sollen, Genehmigungen ohne Dokumentenschriftstück zu erstellen.
Dokumentenschriftstück erstellen
Versetzen Sie das Dokument in den Lesemodus. Klicken Sie im Reiter „Erweitert“ des Dokumentenfensters auf Dokumentenschriftstück erstellen, um ein Dokumentenschriftstück im Genehmigungsschriftstück zu erstellen. Das Dokumentenschriftstück wird dadurch erstellt und erscheint unter dem Genehmigungsschriftstück. Sie können es nun wie gewohnt bearbeiten.
| Sie können das Dokumentenschriftstück nicht mehr löschen, nachdem Sie es im Genehmigungsschriftstück erstellt haben. |
