Genehmigung empfangen und bearbeiten
Wenn Sie die Genehmigung starten, empfängt der erste Genehmiger aus Schritt 1 die Genehmigung in seinem Posteingang.
Halten Sie den Mauszeiger über das Genehmigungssymbol in der Ergebnisliste, um folgende Informationen zu sehen:
-
auf wessen Genehmigung gewartet wird.
-
ob die Genehmigung gegebenenfalls zurückgesendet wurde.
Wenn der Genehmiger das Dokument mit der Genehmigung öffnet, kann er mit seiner Bearbeitung der Genehmigung beginnen. Der Genehmiger hat folgende Bearbeitungsmöglichkeiten:
-
Zurücksenden
-
Genehmigen
Die blaue Markierung im Genehmigungsverlauf zeigt Ihnen an, dass die Genehmigung zurzeit bei Schritt 1 liegt – in diesem Fall bei Birgit Frigge. Sie können eine Genehmigung annullieren und den Start einer Genehmigung abbrechen.
Lesen Sie dazu mehr im Abschnitt Genehmigung zurücksenden, annullieren oder Start der Genehmigung abbrechen.
In folgender Tabelle werden die Bearbeitungsmöglichkeiten des Genehmigers und des Verantwortlichen detailliert beschrieben.
Genehmigen |
|||
|
Um einen Schritt zu genehmigen, wählen Sie den Reiter „Genehmigen“ aus. Sie können einen Kommentar zur Genehmigung im Feld „Kommentar“ hinzufügen. Wenn Sie auf Genehmigen und weiterleiten an [Benutzername] klicken, wird die Genehmigung genehmigt und an den nächsten Schritt im Genehmigungsverlauf weitergeleitet – in diesem Beispiel an Schritt 3. Wenn Sie im letzten Genehmigungsschritt auf Endgültige Genehmigung klicken, ist die Genehmigung endgültig genehmigt. Der Genehmigungsverlauf ist damit abgeschlossen. |
||
Zurücksenden |
|||
|
Wenn Sie die Genehmigung zurücksenden möchten, wählen Sie den Reiter „Zurück“ aus. Beim Zurücksenden können Sie einen Kommentar im Feld „Kommentar“ hinzufügen. Wählen Sie im Feld „Zurück an“ den Schritt aus, an den die Genehmigung zurückgesendet werden soll. Jeder Genehmigungsschritt vor Ihrem eigenen Schritt kann ausgewählt werden. Standardmäßig wird die Genehmigung an den Verantwortlichen zurückgesendet. Durch Klicken auf Zurücksenden und nach [Name des ausgewählten Benutzers] wiederaufnehmen senden Sie die Genehmigung an den ausgewählten Benutzer zurück – in diesem Beispiel an Andrei Popescu. Der Genehmigungsverlauf beginnt dann von neuem und das Dokument muss wieder an allen folgenden Schritten genehmigt werden. Mittels eines Klicks auf Zurücksenden und bei mir wiederaufnehmen senden Sie die Genehmigung an den angegebenen Genehmiger zurück (hier der Verantwortliche: Andrei Popescu). Nach der Bearbeitung wird die Genehmigung bei dem Genehmiger, der sie zurück gesendet hat, wieder aufgenommen (in diesem Beispiel bei Leon Berger). Zurücksenden und nach mir wiederaufnehmen (bedingte Genehmigung): Sie senden die Genehmigung zurück (hier an den Verantwortlichen: Andrei Popescu) und nach der Bearbeitung wird der Genehmigungsverlauf nach Ihrem Schritt wiederaufgenommen, im Beispiel bei Schritt 3, als ob die Genehmigung gerade in Schritt 2 genehmigt worden wäre. |
||
Wiederaufnahme bei |
|||
|
Die Bearbeitungsoption „Wiederaufnahme bei“ wird Ihnen angezeigt, wenn eine Genehmigung zurückgesendet, abgebrochen oder aufgehoben wurde. „Wiederaufnahme bei“ verwenden Sie, wenn Sie den Genehmigungsverlauf wiederaufnehmen möchten. Als Verantwortlicher/Genehmiger haben Sie dann folgende Möglichkeiten: Der Genehmigungsverlauf soll von vorne beginnen und alle Schritte erneut durchlaufen: Die Genehmigung wird also bei Christoph Clausen wiederaufgenommen (Schritt 1). Die Genehmigung soll die Schritte überspringen, die dem Schritt des aktuellen Genehmigers vorausgehen („Wiederaufnahme bei: [Benutzername]“): Die Genehmigung wird bei Leon Berger (Schritt 2) wiederaufgenommen und überspringt Schritt 1 (Christoph Clausen). Der Genehmigungsverlauf soll nach dem Schritt des aktuellen Genehmigers fortgesetzt werden: Leon Berger hat bedingt genehmigt, wobei dem Verantwortlichen empfohlen wird, den Genehmigungsverlauf bei Elias Pichler und Djamal Ertürk (Schritt 3) fortzusetzen. Die verschiedenen Möglichkeiten für das Zurücksenden hängen teilweise davon ab, an welchem Genehmigungsschritt sich die Genehmigung befindet, und davon, was frühere Genehmiger empfohlen haben.
|
||
Wenn Ihnen das gelbe Feld „Änderungen an Schriftstücken/Metadaten des Dokuments“ bei einer Genehmigung angezeigt wird, heißt das, dass nach dem Genehmigen und Weiterleiten der Genehmigung an den nächsten Schritt noch Änderungen am Genehmigungsdokument vorgenommen wurden.
Klicken Sie auf das Warnsymbol 
, um eine Erläuterung der Änderungen zu sehen.
Genehmigung zurücksenden, annullieren oder Start der Genehmigung abbrechen
Wenn Sie eine Genehmigung an den für die Genehmigung Verantwortlichen zurücksenden, diese annullieren oder den Start dieser abbrechen, wird der Genehmigungsverlauf vorübergehend gestoppt.
Genehmigung zurücksenden
Mit einem Klick auf Zurück senden Sie die Genehmigung zurück an einen früheren Genehmigungsschritt und teilen mit, dass die Genehmigung nicht genehmigt werden kann. Dies kann auf drei verschiedene Arten geschehen, die jeweils den Grad der Änderungen anzeigen, die vorgenommen werden müssen, bevor die Genehmigung genehmigt werden kann.
-
Zurücksenden und nach [Benutzername] wiederaufnehmen: Wenn der Empfänger die Rücksendung genehmigt hat, wird die Genehmigung nach seinem Schritt wiederaufgenommen. Die Genehmigung muss alle weiteren Genehmigungsschritte erneut durchlaufen (vollständige Zurücksendung).
-
Zurücksenden und bei mir wiederaufnehmen: Die Genehmigung wird zu einem früheren Schritt im Genehmigungsverlauf zurückgesendet. Der Empfänger der Zurücksendung sendet dann die Genehmigung an den aktuellen Genehmiger zurück (zur Korrektur zurücksenden).
-
Zurücksenden und nach mir wiederaufnehmen: Die Genehmigung wird für kleinere Korrekturen zurückgesendet, bevor der Genehmigungsverlauf mit dem nächsten Schritt im ursprünglichen Verlauf fortgesetzt wird (bedingte Genehmigung).
Bei der Zurücksendung haben Sie die Möglichkeit, einen Kommentar hinzuzufügen, warum die Genehmigung zurückgegeben wurde.
Wenn Sie eine Genehmigung zurücksenden, wird der Genehmigungsverlauf zwischenzeitlich gestoppt. Das heißt, dass die Genehmigung nach der Zurücksendung wiederaufgenommen werden muss.
Genehmigung annullieren
Als Genehmiger können Sie Ihre Genehmigung zu Ihrem eigenen Schritt im Genehmigungsverlauf zurückziehen. Um Ihre Genehmigung zurückzuziehen, klicken Sie an Ihrem eigenen Schritt auf die drei Punkte und wählen „Genehmigung annullieren“ aus.
Der Genehmigungsverlauf wird dann zwischenzeitlich angehalten. Dies ist nur möglich, solange die Genehmigung noch nicht endgültig genehmigt wurde. Als Genehmiger können Sie nur Ihre eigene Genehmigung zurückziehen.
Start der Genehmigung abbrechen
Sie können den Start einer Genehmigung abbrechen und sie zurück an den Verantwortlichen senden. Im Unterschied zum Annullieren einer Genehmigung, bei dem nur ein einzelner Schritt annulliert wird, wird der ganze Verlauf abgebrochen. Den Start einer Genehmigung brechen Sie mit einem Klick auf die drei Punkte und daraufhin auf „Start der Genehmigung abbrechen“ ab. Der Verantwortliche kann seine Genehmigung jederzeit zurückziehen.
Alle Genehmiger können den Start einer Genehmigung abbrechen, indem sie die Genehmigung zurück zum Schritt des Verantwortlichen ziehen. Der Genehmigungsverlauf wird dann vorübergehend gestoppt.