Genehmigungsverlauf starten

Klicken Sie auf Schritte auf der rechten Seite im Genehmigungsdokument, um die Anzeige zu den Genehmigungsschritten zu wechseln.

Die Schritte im Genehmigungsverlauf werden Ihnen jeweils in einem eigenen Kasten angezeigt. Das oberste Kästchen der Liste zeigt Ihnen den Verantwortlichen, also den Beteiligten, der die Genehmigung erstellt hat. Jeder verbleibende Schritt stellt einen Teil der Genehmigung mit den ausgewählten Genehmigern dar.

Die Farbe zeigt Ihnen an, an welcher Stelle sich die Genehmigung gerade befindet. In diesem Beispiel ist Rosalie Bendel blau gefärbt, was bedeutet, dass die Genehmigung zurzeit bei ihr liegt.

Klicken Sie auf , um die Bearbeitungsoptionen, die Ihnen als Verantwortlicher oder Genehmiger zur Verfügung stehen, angezeigt zu bekommen. Klicken Sie auf das Symbol , um die Bearbeitungsoptionen wieder zu verbergen.

In der folgenden Tabelle werden die Funktionalitäten in der „Schritt“-Übersicht erläutert, die Ihnen zur Verfügung stehen, wenn Sie einen Genehmigungsverlauf starten oder bearbeiten.

Bevor Sie als Genehmiger ein Dokument genehmigen oder zurücksenden, werden Sie darauf aufmerksam gemacht, Ihre Änderungen zu speichern.

Das heißt, wenn Sie als Genehmiger an Ihrem Schritt im Genehmigungsverlauf Änderungen im Genehmigungsschriftstück und/oder eventuell vorhandenen angehängten Schriftstücke vorgenommen haben, öffnet sich das Dialogfenster „Änderungen speichern?“, wenn Sie das Dokument genehmigen oder zurücksenden möchten. Durch einen Klick auf OK werden Ihre Änderungen gespeichert.

Auf diese Weise vermeiden Sie, dass der nachfolgende Beteiligte über nicht gespeicherte Änderungen benachrichtigt wird, wenn die Genehmigung dessen Genehmigungsschritt erreicht.

Klicken Sie auf der rechten Seite des Genehmigungsdokuments auf Log, um die Anzeige von den Genehmigungsschritten und den dazugehörenden Bearbeitungsoptionen zum Bearbeitungslog zu wechseln. Im Bearbeitungslog sind alle Genehmigungshandlungen Schritt für Schritt festgehalten, die im Genehmigungsverlauf durchgeführt wurden.

Alle Handlungen, die der Genehmiger, der sich den Bearbeitungslog ansieht, durchgeführt hat, werden fett markiert.

Mögliche Kommentare zu den einzelnen Genehmigungsschritten können Sie durch Klicken auf das Symbol Kommentar kopieren aus dem Bearbeitungslog kopieren. Die Kopie wird in der Windows-Zwischenablage gespeichert und kann mit Strg+V oder Rechtsklick und Einfügen in ein Dokument, einen Chat oder ähnliches eingefügt werden, wenn dies dort, wo die Kopie eingefügt werden soll, möglich ist.

Klicken Sie auf Mehr lesen, um den ganzen Kommentar zu lesen.

Sie können ältere Versionen der Schriftstücke des Genehmigungsdokuments einsehen. Die Versionen sehen Sie im Genehmigungsreiter und in der Vorschau unter "Log".

Klicken Sie auf („Schriftstückversionen anzeigen“) über dem Log, um die Dokumentversion der Genehmigung über der Schriftstückauswahl zu sehen. Außerdem erscheinen vor jedem Schriftstück in der Liste zwei Zahlen in Klammern, die Ihnen die Versionsnummer des jeweiligen Schriftstücks anzeigen.

Klicken Sie auf die verschiedenen Bearbeitungsschritte im Bearbeitungslog, um zu sehen, welche Versionsnummer das Dokument beziehungsweise die verschiedenen damit verknüpften Schriftstücke zu einem gegebenen Zeitpunkt hatten. Dadurch können Sie die Entwicklung von Schriftstücken und neben der eigentlichen Genehmigung auch den Bearbeitungsablauf nachverfolgen. Sie können ebenfalls frühere Versionen von Schriftstücken aufrufen, wenn Ihnen diese in der Schriftstückauswahl angezeigt werden.

Die erste Zahl zeigt an, welche Schriftstückversion geöffnet oder angezeigt wird, wenn Sie auf das Schriftstück klicken. Die letzte Zahl zeigt an, wie viele Versionen des Schriftstücks insgesamt vorliegen. Wenn die Zahlen beispielsweise (1/2) lauten, heißt das, dass das Schriftstück in der ersten Version von zwei angezeigt wird.

Die früheren Versionen werden Ihnen ebenfalls in der Vorschau angezeigt, sodass Sie das Schriftstück nicht öffnen müssen, um eine frühere Version ansehen zu können. Dies erleichtert Ihnen den Vergleich von Versionen und die fortlaufende Ausarbeitung der zur Genehmigung gehörigen Schriftstücke.

Bei jeder Aktualisierung des Schriftstücks wird eine neue Version erstellt. Dementsprechend wird die Dokumentenversion geändert, wenn Sie am eigentlichen Genehmigungsdokument oder am Genehmigungsverlauf Änderungen vornehmen.

Die Versionsanzeige deaktivieren Sie durch einen erneuten Klick auf („Schriftstückversionen anzeigen“).