Vorgangsvorlage erstellen
Sie benötigen das Recht „Vorgangsvorlagen bearbeiten“, um Vorgangsvorlagen erstellen und bearbeiten zu können. Klicken Sie hierzu im Hauptfenster unter dem Reiter „Einstellungen“ auf den Menüpunkt Vorgangsvorlagen.
Mit einem Klick auf Vorgangsvorlagen öffnen Sie das Dialogfenster „Vorgangsvorlagen“. Von hier aus ist es möglich, Vorgangsvorlagen zu erstellen und zu löschen und diese in und aus F2 zu importieren oder exportieren. Das Dialogfenster zeigt Ihnen eine Liste der vorhandenen Vorgangsvorlagen, die Sie nach verschiedenen Spalten sortieren können. Unter jeder Spalte befindet sich ein Filterfeld, das Ihre Suche nach einer bestimmten Vorgangsvorlage erleichtert.
Neue Vorgangsvorlage
Klicken Sie auf Neu im Band des Dialogfensters „Vorgangsvorlagen“, um das Dialogfenster „Neue Vorgangsvorlage“ zu öffnen. Geben Sie im Feld „Betreff der Vorlage“ einen Betreff für die Vorlage ein. Der Betreff wird Ihnen angezeigt, nachdem die Vorgangsvorlage erstellt und über das Drop-down-Menü im Dialogfenster „Neuer Vorgang“ zur Verfügung gestellt wurde. Lesen Sie mehr im Abschnitt Vorgang mit Vorgangsvorlage erstellen. Das Feld ist rot markiert, weil Sie dieses Feld ausfüllen müssen, um die Vorlage speichern zu können.
Die Abbildung zeigt auch das Feld „Zugeordnete Org.Einheiten“. Wenn dieses leer ist, wird eine Vorgangsvorlage in der Regel für alle Benutzer in der Organisation, das heißt für alle Behörden, sichtbar. Durch Hinzufügen von Org.Einheiten in das Feld bestimmen Sie als Ersteller, für wen die Vorlage im Dialogfenster „Neuer Vorgang“ sichtbar ist und wer diese als Vorlage für neue Vorgänge auswählen kann. Das Feld wird Ihnen in der folgenden Tabelle näher beschrieben.
Schließlich zeigt die Abbildung auch zwei Beispiele für Felder, die in einer Vorgangsvorlage enthalten sein können: „Zugriffsbeschränkung“ und „Sonderzeichen“.
Sie können auf den Schiebebalken links neben einer Option klicken, um ein Feld in die Vorgangsvorlage einzuschließen. Wenn der Schiebebalken blau ist, ist das Feld eingeschlossen.
Rechts von jedem Feld befinden sich eine Reihe von Elementen, mit deren Hilfe Sie ein betreffendes Feld anpassen können. Diese Elemente werden in der folgenden Tabelle beschrieben, gefolgt von einer Beschreibung der verschiedenen Felder.
| Elemente | Beschreibung |
|---|---|
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Erstellen Sie einen neuen Installationsbezug. Ein in der Vorgangsvorlage enthaltendes Feld kann leer sein – und kann dann vom Benutzer während der Vorgangserstellung ausgefüllt werden – oder es kann einen oder mehrere Installationsbezüge enthalten. Einen Installationsbezug können Sie als eine Art Verknüpfung ansehen, mit dessen Hilfe Sie den Rahmen eines Vorgangs festlegen können. Lesen Sie mehr über das Hinzufügen eines Installationsbezugs im Dialogfenster „Neue Vorgangsvorlage“. |
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Klicken Sie auf dieses Symbol und halten Sie die Maustaste gedrückt, um das entsprechende Feld auf der Vorgangsvorlage nach oben oder unten zu ziehen. Lassen Sie die Maustaste los, um das Feld an der gewünschten Stelle zu positionieren. |
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Setzen Sie ein Häkchen in dieses Kästchen, um das Ausfüllen des Feldes für einen Benutzer obligatorisch zu machen, wenn er die Vorlage für das Erstellen eines neuen Vorgangs verwendet. |
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Setzen Sie ein Häkchen in dieses Kästchen, um das Feld der Vorgangsvorlage hinzuzufügen, es aber für Benutzer, die einen Vorgang mithilfe der Vorlage erstellen, nicht bearbeitbar ist. Wenn ein Häkchen in diesem Kästchen gesetzt wurde, müssen Sie als Vorlagenersteller das Feld während des Erstellens der Vorgangsvorlage ausfüllen. Dies kann zum Beispiel nützlich sein, um eine Vorlage für Vorgänge zu erstellen, für die immer die gleiche Zugriffsbeschränkung gelten. |
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Ein Feld, dass nicht bearbeitet werden kann, können Sie für die Benutzer ausblenden, welche die Vorgangsvorlage verwenden werden. Setzen Sie ein Häkchen in dieses Kästchen, um das Feld auszublenden, sodass es auf der Vorlage nicht angezeigt wird. |
Die folgende Tabelle beschreibt Ihnen die Felder, die in eine Vorgangsvorlage eingeschlossen werden können. Für jedes Feld, das eingeschlossen wird, müssen Sie als Vorlagenersteller entscheiden, ob das Feld bei der Verwendung der Vorlage ausgefüllt werden muss, und ob der Vorgangsersteller das Feld bearbeiten kann.
| Felder | Beschreibung | ||||
|---|---|---|---|---|---|
„Betreff der Vorlage“ |
Das Feld „Betreff der Vorlage“ ist obligatorisch. Geben Sie einen Betreff für die Vorlage ein, der im Dialogfenster „Neuer Vorgang“ angezeigt wird. |
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„Zugeordnete Org.Einheiten“ |
Wenn dieses Feld leer ist, können in der Regel alle Benutzer der Organisation die Vorgangsvorlage sehen und verwenden. Wenn eine Vorgangsvorlage einer Org.Einheit zugeordnet ist, ist sie nur für die Benutzer der Org.Einheit sowie für die Benutzer in eventuellen untergeordneten Org.Einheiten sichtbar. Allen diesen Benutzern wird der Name der übergeordneten Org.Einheit in Klammern nach dem Betreff der Vorgangsvorlage angezeigt. Der Betreff der Vorgangsvorlage wird für Benutzer mit einer Jobrolle in der Org.Einheit, der die Vorgangsvorlage zugeordnet ist, fettgedruckt dargestellt.
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„Betreff“ |
Ermöglicht es Ihnen als Vorlagenersteller, einen Betreff für Vorgänge, die auf dieser Vorlage basieren, festzulegen. Dadurch können Sie zum Beispiel die Einhaltung einer festen Benennungsstruktur der Vorgänge sicherstellen. |
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„Zugriffsbeschränkung“ |
Ermöglicht es Ihnen, eine Zugriffsbeschränkung für die Vorlage festzulegen: entweder bei der Vorlagenerstellung oder wenn die Vorgangsvorlage bei der Erstellung eines Vorgangs genutzt wird. Als Vorlagenersteller können Sie den Zugriff auf die Vorgangsvorlage einschränken, indem Sie in dieses Feld einen Installationsbezug einfügen, der sich zum Beispiel auf eine Org.Einheit bezieht. Dadurch wird sichergestellt, dass nur Benutzer in dieser spezifischen Org.Einheit die Vorgangsvorlage sehen und darauf zugreifen können, während diese für Benutzer in untergeordneten Org.Einheiten unsichtbar bleibt. Wenn Sie einen Vorgang unter Verwendung einer Vorgangsvorlage erstellen, überschreibt eine eventuelle Zugriffsbeschränkung in der Vorlage jede andere Zugriffsbeschränkung oder Sicherheitsgruppe, die Sie als Vorgangsersteller in Ihren persönlichen Einstellungen oder in Verbindung mit einem Aktenzeichen eingerichtet haben. Lesen Sie mehr im Abschnitt Auf Vorlagen basierende Zugriffsbeschränkungen für Vorgänge. |
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„Sonderzeichen” |
Ermöglicht es Ihnen, dem Vorgang ein Sonderzeichen hinzuzufügen. Sonderzeichen können Sie bei der Kennzeichnung eines Vorgangs verwenden, zum Beispiel als weitere Kategorisierung eines Aktenzeichens oder als Tags. Sonderzeichen können Sie in einer Werteliste verwalten, wenn Sie das Recht „Wertelisten verwalten“ besitzen. Lesen Sie mehr über die Verwaltung von Wertelisten.
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„Vorgangsbeteiligte“ |
Ermöglicht es Ihnen, Vorgangsbeteiligte hinzuzufügen. |
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„Frist“ |
Ermöglicht es Ihnen, dem Vorgang eine Frist hinzuzufügen. |
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„Aussonderungsart“ |
Ermöglicht es Ihnen, dem Vorgang eine Aussonderungsart hinzuzufügen. |
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„Aktenzeichen“ |
Ermöglicht es Ihnen, dem Vorgang ein Aktenzeichen hinzuzufügen.
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„Schlüsselwort“ |
Ermöglicht es Ihnen, dem Vorgang Schlüsselwörter hinzuzufügen. |
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„Statusphase“ |
Ermöglicht es Ihnen, dem Vorgang eine Statusphase hinzuzufügen. |
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„Verantwortlicher“ |
Ermöglicht es Ihnen, den verantwortlichen Beteiligten für den Vorgang anzugeben. |
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„Erg. Sachbearbeiter“ |
Ermöglicht es Ihnen, einen ergänzenden Sachbearbeiter hinzuzufügen. |
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„Vorgangsverlauf“ |
Ermöglicht es Ihnen, einen Vorgangsverlauf zum Vorgang hinzuzufügen.
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Klicken Sie auf Speichern und Schließen im Band, wenn die Vorgangsvorlage fertig ist. Auf die Vorlage können Sie nun im Drop-down-Menü im Dialogfenster „Neuer Vorgang“ zugreifen.
Installationsbezug im Dialogfenster „Neue Vorgangsvorlage“ hinzufügen
Felder in Vorgangsvorlagen, die vorausgefüllt werden sollen, müssen Sie mit Installationsbezügen ausfüllen. Wenn Sie Text in ein Feld eingeben, schlägt F2 automatisch die relevanten Installationsbezüge vor.
Wenn einem Feld ein Installationsbezug hinzugefügt wird, klicken Sie auf den Abwärtspfeil neben dem Feld, um ein Kontextmenü zu öffnen. Von hier aus können Sie die Installationsbezüge kopieren, ausschneiden, einfügen oder entfernen.
Wenn ein Installationsbezug nicht im System vorhanden ist, wird Ihnen eine Fehlermeldung angezeigt (siehe folgende Abbildung). Hier hat zum Beispiel ein Benutzer einen Installationsbezug mit einem Tippfehler eingegeben, wodurch der Bezug gelb unterstrichen wird.
Einen nicht vorhandenen Installationsbezug können Sie erstellen, indem Sie auf das 
-Symbol in der oberen rechten Ecke des entsprechenden Feldes klicken.
Daraufhin öffnet das Dialogfenster „Neuer Installationsbezug“, das identisch ist mit dem Dialogfenster, das Sie über den Menüpunkt „Installationsbezüge“ im Administratorreiter aufrufen können. Lesen Sie mehr über das Erstellen von Installationsbezügen.