Installationsbezüge
Bei der Erstellung einer Vorgangsvorlage verwenden Sie Installationsbezüge. Diese dienen als Verknüpfungen, mit denen Sie den Rahmen eines Vorgangs festlegen können.
Beispiel: Die Personalabteilung einer Organisation erstellt zehn Vorgangsvorlagen. Für die damit erstellten Vorgänge ist der Benutzer Anna Schneider verantwortlich. Die Organisation könnte einfach Annas Namen im Feld „Verantwortlicher“ zu jeder Vorlage hinzufügen, aber wenn die Verantwortung für den Vorgang später auf Annas Kollegen Bojan Frank übertragen wird, muss die Organisation den Inhalt des Feldes „Verantwortlicher“ in jeder Vorlage ersetzen. Ein effektiverer Ansatz besteht darin, einen Installationsbezug zu erstellen. Ein Benutzer mit dem Recht „Vorgangsvorlagen bearbeiten“ erstellt einen Installationsbezug der Art „Benutzer“ und gibt Anna Schneider als Beteiligte an. Wenn die Verantwortung für die Vorgänge zu einem späteren Zeitpunkt Bojan Frank übertragen wird, muss der Installationsbezug geändert werden, sodass er auf Bojan statt auf Anna verweist. Damit müssen Sie nicht jede einzelne Vorgangsvorlage ändern, weil nun mithilfe des Installationsbezugs das Feld „Verantwortlicher“ in allen Vorlagen auf Bojan Frank verweist.
| Im obigen Beispiel ist Anna Schneider weiterhin im Feld „Verantwortlich“ für Vorgänge aufgeführt, die erstellt wurde, bevor Bojan Frank als der verantwortliche Benutzer angegeben wird. |
Ein Installationsbezug besteht aus zwei Elementen, „Bezug“ und „Art“. „Bezug“ ist der Betreff des Installationsbezugs und sollte so beschreibend sein, dass der Installationsbezug auch in anderen Zusammenhängen verwendet werden kann. Die „Art“ bestimmt die Felder, in der der Installationsbezug verwendet werden kann.
Im folgenden Beispiel erstellt ein Benutzer einen Installationsbezug mit dem Betreff „Frist_14_Tage“. Die „Art“ ist auf die „Frist“ eingestellt. Als bald als der Benutzer die gewünschte Anzahl von Tagen (14) im Feld neben „Frist“ eingegeben und auf Erstellen geklickt hat, kann der Installationsbezug genutzt werden. Lesen Sie mehr im Abschnitt Installationsbezug erstellen.
Der Menüpunkt „Installationsbezüge“
Sie können auf den Menüpunkt Installationsbezüge über den Reiter „Administrator“ zugreifen, wenn Sie das Recht „Vorgangsvorlagen bearbeiten“ besitzen. Klicken Sie im Dialogfenster „Installationsbezüge“ auf Neu, um einen neuen Installationsbezug zu erstellen. Bestehende Installationsbezüge können Sie bearbeiten, löschen oder exportieren und neue Installationsbezüge importieren. Einen Installationsbezug können Sie auch direkt im Dialogfenster „Vorgangsvorlagen“ beim Erstellen einer Vorgangsvorlage einrichten. Diese Optionen werden Ihnen im Abschnitt Installationsbezug erstellen beschrieben.
Die folgende Tabelle beschreibt Ihnen die Menüpunkte im Band.
| Menüpunkt | Beschreibung |
|---|---|
„Neu“ |
Öffnet das Dialogfenster „Neuer Installationsbezug“. Lesen Sie mehr im Abschnitt Installationsbezug erstellen. |
„Bearbeiten“ |
Hiermit öffnen Sie das Dialogfenster „Installationsbezug aktualisieren“ für den ausgewählten Installationsbezug. Von hier aus können Sie sowohl den Betreff („Bezug“) als auch den ausgewählten Wert bearbeiten. Die Art des Installationsbezugs können Sie jedoch nicht ändern. Zum Beispiel können Sie bei einem Installationsbezug der Art „Frist“ den Wert von 14 auf 10 Tage und den Betreff von „Frist_ 14_Tage“ in „Frist_10_Tage“ ändern, aber die Art können Sie nicht von „Frist“ in zum Beispiel „Schlüsselwort“ ändern. |
„Löschen“ |
Löscht den ausgewählten Installationsbezug. F2 bittet Sie um Bestätigung, dass diese Handlung ausgeführt werden soll. |
„Alles exportieren“/ „Auswahl exportieren“ |
Exportiert alle/ausgewählte Installationsbezüge in eine Konfigurationsdatei. Diese Datei kann dann in andere F2-Installationen importiert werden, die ebenfalls die Installationsbezüge verwenden können. |
„Importieren“ |
Importiert Installationsbezüge aus einer Konfigurationsdatei. Wenn der Import abgeschlossen ist, zeigt F2 Ihnen eine Liste aller Aktualisierungen an. Sie können den Import abbrechen, bevor die Installationsbezüge aktualisiert werden. 
Abbildung 3. Hinweis beim Importieren von Installationsbezügen
|
Die Liste der vorhandenen Installationsbezüge können Sie durch Klicken auf eine Spalte sortieren. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Spalte, um sie zu entfernen. Um die Spalte erneut anzuzeigen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine beliebige Spalte und wählen dann Spalten im Kontextmenü. Dies öffnet das Dialogfenster „Spalte wählen“, in dem Sie Spalten hinzufügen oder entfernen können.
Die folgende Tabelle beschreibt Ihnen jede Spalte.
| Spalte | Beschreibung |
|---|---|
„Art“ |
Die Art des Installationsbezugs. Lesen Sie mehr im Abschnitt Installationsbezug erstellen. |
„Bezug“ |
Betreff des Installationsbezugs |
„Ersteller“ |
Zeigt den Namen des Benutzers an, der den Installationsbezug erstellt hat. |
„Erstellungsdatum“ |
Zeigt die Uhrzeit und das Datum des Erstellens an. |
„Letzte Aktualisierung“ |
Zeigt die Uhrzeit und das Datum der letzten Bearbeitung des Installationsbezugs an. |
„Letzte Aktualisierung durch“ |
Zeigt den Namen des Benutzers an, der den Installationsbezug zuletzt bearbeitet hat. |
Installationsbezug erstellen
Installationsbezüge können Sie auf zwei Arten erstellen:
-
Über den Menüpunkt „Installationsbezüge“ im Reiter „Administrator“. Lesen Sie mehr im Abschnitt Installationsbezug über „Installationsbezüge“ erstellen.
-
Über den Menüpunkt „Vorgangsvorlagen“ im Reiter „Einstellungen“. Lesen Sie mehr im Abschnitt Installationsbezug über „Vorgangsvorlagen“ erstellen.
Es gibt gewisse Unterschiede zwischen den beiden Erstellungsmethoden. Beide werden in den folgenden Abschnitten beschrieben.
Die Installationsbezugsart hängt von dem Vorgangsvorlagefeld ab, für das er vorgesehen ist. Zum Beispiel akzeptiert das Feld „Verantwortlicher“ nur Beteiligtentypen und das Feld „Schlüsselwort“ nur Schlüsselwörter, die in der Organisation angelegt wurden. Die möglichen Arten von Installationsbezügen für jedes der Vorgangsvorlagefelder sind in der folgenden Tabelle aufgeführt.
| Vorgangsvorlagefeld | Mögliche Arten | Beschreibung | ||
|---|---|---|---|---|
„Aktenzeichen“ |
Aktenzeichen |
Wählen Sie ein Aktenzeichen aus einer vorhandenen Werteliste über ein Drop-down-Menü aus. Lesen Sie mehr über Wertelisten. |
||
„Aussonderungsart“ |
Aussonderungsart |
Wenn die Anzeige von Aussonderungsarten in F2 konfiguriert ist, können Sie eine vorhandene Aussonderungsart aus einem Drop-down-Menü auswählen.
|
||
„Betreff“ |
Betreff |
Erlaubt Ihnen als Vorlagenersteller die Eingabe von Text, der bei der Erstellung eines neuen Vorgangs auf Grundlage dieser Vorlage im Feld „Betreff“ angezeigt wird. |
||
„Ergänzende Sachbearbeiter“ |
Ich, meine Org.Einheit, Benutzer, Org.Einheit, Team Verteilerliste |
Wählen Sie die gewünschte Art aus einem Drop-down-Menü aus. „Ich“ und „Meine Org.Einheit“ sind dynamisch und beziehen sich auf den Vorgangsersteller und seine Org.Einheit, während Sie einen bestimmten Benutzer, eine Org.Einheit, ein Team oder eine Sicherheitsgruppe über das Beteiligtenregister hinzufügen können. |
||
„Frist“ |
Frist (nummerischer Wert) |
Bei Auswahl dieser Art wird Ihnen ein Feld angezeigt, in das Sie einen nummerischen Wert eingeben können, der die Tage bis zum Ablauf der Frist darstellt. |
||
„Schlüsselwort“ |
Schlüsselwort |
Wählen Sie ein Schlüsselwort über ein Drop-down-Menü aus. Lesen Sie mehr über Schlüsselwörter. |
||
„Sonderzeichen“ |
Sonderzeichen |
Wählen Sie ein Sonderzeichen aus einer vorhandenen Werteliste über ein Drop-down-Menü aus. Lesen Sie mehr über Wertelisten.
|
||
„Statusphase“ |
Statusphase |
Wählen Sie eine Statusphase über ein Drop-down-Menü aus.
|
||
„Verantwortlicher“ |
Ich, meine Org.Einheit, Benutzer, Org.Einheit |
Wählen Sie die gewünschte Art aus einem Drop-down-Menü aus. „Ich“ und „Meine Org.Einheit“ sind dynamisch und beziehen sich auf den Vorgangsersteller und seine Org.Einheit, während Sie einen bestimmten Benutzer, eine Org.Einheit, ein Team oder eine Sicherheitsgruppe über das Beteiligtenregister hinzufügen können. |
||
„Vorgangsbeteiligte“ |
Ich, meine Org.Einheit, Benutzer, Org.Einheit, Verteilerliste, externer Beteiligte, Absender |
Wählen Sie die gewünschte Art aus einem Drop-down-Menü aus. „Ich“ und „Meine Org.Einheit“ sind dynamisch und beziehen sich auf den Vorgangsersteller und seine Org.Einheit, während Sie einen bestimmten Benutzer, eine Org.Einheit, ein Team oder eine Sicherheitsgruppe über das Beteiligtenregister hinzufügen können. |
||
„Vorgangsverlauf“ |
Vorgangsverlauf |
Wählen Sie einen Vorgangsverlauf über ein Drop-down-Menü auswählen. Erfordert das Modul F2 Vorgangsverlauf. |
||
„Zugriffsbeschränkung“ |
Ich, meine Org.Einheit, Benutzer, Org.Einheit, Team, Sicherheitsgruppe |
Wählen Sie die gewünschte Art aus einem Drop-down-Menü aus. „Ich“ und „Meine Org.Einheit“ sind dynamisch und beziehen sich auf den Vorgangsersteller und seine Org.Einheit, während Sie einen bestimmten Benutzer, eine Org.Einheit, ein Team oder eine Sicherheitsgruppe über das Beteiligtenregister hinzufügen können. |
Installationsbezug über „Installationsbezüge“ erstellen
Gehen Sie auf den Reiter „Administrator“ und klicken Sie auf den Menüpunkt Installationsbezüge.
Damit öffnen Sie das Dialogfenster „Installationsbezüge“. Klicken Sie auf Neu im Band, um das Dialogfenster „Neuer Installationsbezug“ zu öffnen (siehe folgende Abbildung).
Tragen Sie einen Betreff in das Feld „Bezug“ ein und wählen Sie anschließend eine Art im Drop-down-Menü aus. Wenn Sie die Art weiter spezifizieren möchten, erscheint neben dem Feld „Art“ ein weiteres Feld. Im folgenden Beispiel wurde die Art „Benutzer“ ausgewählt, und es erscheint ein Feld, in dem Sie einen Benutzer hinzufügen können. Von diesem Feld aus können Sie auch einen bestimmten Benutzer im Beteiligtenregister suchen, wenn Sie auf das Beteiligtensymbol 
klicken.
Wenn ein Bezugstitel und eine Art ausgewählt wurden, klicken Sie auf Erstellen. Der Installationsbezug wird daraufhin in der Liste im Dialogfenster „Installationsbezüge“ angezeigt und ist einsatzbereit.
Wenn Sie mehr als einen Installationsbezug benötigen, ist es praktisch, sie mit dieser Methode zu erstellen. Die Liste im Dialogfenster bietet Ihnen als Ersteller einen Überblick über alle vorhandenen Installationsbezüge.
Installationsbezug über „Vorgangsvorlagen“ erstellen
Gehen Sie auf den Reiter „Einstellungen“ und klicken Sie auf den Menüpunkt Vorlagen, um das Dialogfenster „Vorgangsvorlagen“ zu öffnen.
Wählen Sie eine vorhandene Vorgangsvorlage aus und klicken Sie im Band auf Neu oder Bearbeiten, um das Vorgangsvorlagenfenster zu öffnen.
Wählen Sie unter „Neue Vorgangsvorlage“ ein Feld aus und klicken Sie auf das 
-Symbol, um das Dialogfenster „Neue Installationsbezüge“ zu öffnen.
Wenn Sie das Dialogfenster „Neue Installationsbezüge“ auf diese Weise aufrufen, können Sie nur Installationsbezüge von Arten erstellen, die mit dem gewählten Feld übereinstimmen. In der folgenden Abbildung wurde das Dialogfenster über das Feld „Sonderzeichen“ geöffnet, so dass die Art automatisch auf „Sonderzeichen“ gesetzt wurde und nicht geändert werden kann.
Nachdem Sie „Bezug“ und „Art“ ausgewählt haben, klicken Sie auf Erstellen. Der neu erstellte Installationsbezug wird dann dem Feld auf der Vorgangsvorlage hinzugefügt. Sie finden ihn auch in der Liste der Installationsbezüge im Dialogfenster „Installationsbezüge“.
