Vorgänge

In F2 verwenden Sie Vorgänge, um Dokumente zu organisieren, die sich mit demselben Thema, Bereich oder Sachverhalt befassen. Vorgänge helfen Ihnen, Ordnung zu halten und Ihre Arbeit und die Arbeit anderer zu finden. Wenn Sie ein Dokument erstellen oder an einem Dokument arbeiten, können Sie diesem Dokument Vorgänge hinzufügen. Ein Vorgang wird grundsätzlich in einem Dokument erstellt.

Lesen Sie hier, wie Sie in F2 mit Vorgängen arbeiten, wie Sie Vorgänge erstellen, über die Menüpunkte im Band des Vorgangfensters und über Metadaten in Vorgängen.

Sie können den Zugriff auf einen Vorgang begrenzen, um zu verwalten, wer den Vorgang und dessen verknüpfte Dokumente sehen und damit arbeiten kann. Lesen Sie mehr unter Zugriffsverwaltung.

Aufbau des Vorgangsfensters

Sie können auf verschiedene Weise auf das Vorgangsfenster zugreifen, zum Beispiel durch Doppelklick auf einen Vorgang in der Ergebnisliste oder indem Sie im Kontextmenü eines Dokuments Vorgang öffnen auswählen.

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Abbildung 1. Aufbau des Vorgangsfensters

Das Vorgangsfenster besteht aus acht Elementen:

  1. Vorgangsnummer und Vorgangsbetreff

  2. Benutzer-ID, die unter anderem anzeigt, wer sich bei F2 angemeldet hat sowie die Rolle und Org.Einheit des gegenwärtigen Benutzers.

  3. Vorgangsmetadaten, wie z. B. der Betreff, der für den Vorgang verantwortliche Benutzer oder die verantwortliche Org. Einheit und der Status des Vorgangs. Dies ist die einfache Vorgangsansicht.

  4. Zusätzlichen Metadaten, die durch einen Klick auf image Weitere Felder anzeigen sichtbar werden. Hier können Sie unter anderem Verantwortlichkeit zuweisen, den Vorgang markieren und Vorgangsbeteiligte angeben. Dies ist die erweiterte Vorgangsansicht.

  5. Vorgangsordner. Sie können beliebig viele Unterordner erstellen, um die Dokumente der Vorgänge zu organisieren.

  6. Ergebnisliste mit den Dokumenten, die mit dem Vorgang verknüpft sind. Sie können Ihre eigenen Spalteneinstellungen für die Ergebnisliste festlegen.

  7. Vorschau des Dokuments, das Sie in der Ergebnisliste ausgewählt haben. Sie können die Vorschau ausblenden.

  8. Reiter des Vorgangs:

    • "Vorgang" ist der primäre Reiter, der Menüpunkte für die Kommunikation, Bearbeitung und für die Verwaltung des Vorgangs enthält. Der Reiter entspricht dem "Hauptfenster" im Band des Hauptfensters.

    • "Beteiligte" zeigt eine Übersicht über die Beteiligten, die in dem jeweiligen Vorgang involviert sind. Der Reiter hat dieselbe Funktionalität, wie der entsprechende Reiter im Dokumentenfenster.

    • "Akteneinsicht"/"F2 Manager"/"Vorgangsverlauf" wird angezeigt, sofern das Modul/die Module in der jeweiligen F2-Installation verfügbar sind.

    • "Hilfe" gibt Ihnen Zugriff auf F2’s Hilfsfunktionen, wie kurze Artikel über die Benutzung von F2 und Links zu längeren Artikeln auf F2 Docs.

    • "F2" gibt Ihnen Zugriff auf eine Reihe an Funktionen, zum Beispiel Schriftstückwiederherstellung.