Funktionen des Vorgangs
In diesem Abschnitt wird eine Reihe von ausgewählten Funktionen beschrieben, die Sie in Ihrer Arbeit mit dem Vorgang verwenden können. Lesen Sie mehr darüber, wie Sie einen Vorgang löschen, ihm eine neue Notiz hinzufügen oder einen Vorgang abschließen. Sie können auch darüber lesen, wie Sie das Ereignisprotokoll des Vorgangs anzeigen lassen oder wie Sie den Vorgang mit anderen Vorgängen verbinden.
Vorgang löschen
Sie können einen Vorgang über das Band des Vorgangsfensters löschen. Dies ist nur möglich, wenn der Vorgang im Lesemodus ist. Klicken Sie auf Löschen, um den Vorgang zu löschen.
Ein Benutzer muss entweder das Recht "Vorgänge löschen" oder die Rolle "Kann alles im Vorgang löschen“, um Vorgänge in F2 löschen zu können. Der Unterschied zwischen dem Recht und der Rolle wird in den folgenden Abschnitten erläutert.
| Wenn Sie einen Vorgang löschen, werden auch alle Dokumente des Vorgangs gelöscht. Diese Dokumente werden zum Beispiel nicht zur Suchliste „Meine gelöschten Dokumente“ hinzugefügt, sondern werden vollständig aus F2 gelöscht. |
Löschens eines Vorgangs mit dem Recht „Vorgänge löschen“
Mit dem Recht „Vorgänge löschen“ können Sie Vorgänge löschen, wenn folgende Kriterien erfüllt sind:
-
Sie haben Zugriff auf alle Dokumente des Vorgangs.
-
Keines der Dokumente des Vorgangs ist im Bearbeitungszustand oder auf eine andere Weise gesperrt.
Klicken Sie auf Löschen, um den Vorgang zu löschen. F2 untersucht daraufhin, ob Sie berechtigt sind, alle Dokumente des Vorgangs zu löschen. Wenn Sie ein oder mehrere Dokumente nicht löschen können, zum Beispiel weil ein Dokument im Bearbeitungszustand ist, können Sie den Vorgang nicht löschen. Wenn Sie alle Dokumente des Vorgangs löschen können, öffnet sich das Dialogfenster „Begründung für das Löschen“. Hier müssen Sie einen Grund für das Löschen angeben, um den Vorgang zu löschen.
Wenn Sie eine Begründung eingetragen haben und danach auf Löschen klicken, öffnet sich das Dialogfenster „Bericht über das Löschen“.
Über dieses Dialogfenster können Sie einen Bericht über die gelöschten Inhalte erstellen. Sie können zusätzlich wählen, dass F2 zukünftig automatisch einen Bericht erstellt, wenn Sie Vorgänge löschen. Sie können die Auswahl jederzeit über den Reiter „Einstellungen“ im Hauptfenster ändern, wo Sie auf die Schaltfläche „Optionen“ und dann auf die Rubrik „Vorgänge“ klicken. Lesen Sie mehr über das Einrichten eines Berichts beim Löschen eines Vorgangs.
Wenn Sie einen Bericht erstellen lassen, legt F2 diesen in Ihrem persönlichen Posteingang ab.
| Der Bericht über eine Vorgangslöschung basiert auf einer Vorlage und kann der jeweiligen Organisation angepasst werden. Die Möglichkeit für das Erstellen eines Berichts kann auch in Zusammenarbeit mit cBrain deaktiviert werden. |
Löschen eines Vorgangs mit der Rolle „Kann alles im Vorgang löschen“
Benutzer mit der Rolle "Kann alles im Vorgang löschen", können einen Vorgang löschen. Dies gilt ungeachtet des Zustands der darin enthaltenen Dokumente und der Berechtigungen, die Sie für diese haben, löschen. Daher wird empfohlen, Benutzern diese Rolle nur äußerst sorgfältig zuzuweisen.
Wenn Sie mit dieser Rolle einen Vorgang löschen, öffnet sich ein Dialogfenster mit einer Liste über die Fehlermeldungen, die ansonsten das Löschen verhindern würden, zum Beispiel wenn einige der Dokumente registriert sind oder einer Zugriffsbeschränkung unterliegen. Damit haben Sie die Möglichkeit, die Konsequenzen des Löschens einzusehen und gegebenenfalls diesen Prozess zu widerrufen. Wie bereits beim Recht „Vorgänge löschen“ müssen Sie auch hier eine Begründung für das Löschen angeben, bevor Sie den Vorgang löschen können.
Wenn Sie einen Vorgang gelöscht haben, erhalten Sie einen Bericht mit den Vorgangs- und Dokumenteninformationen in Ihrem persönlichen Posteingang.
Der Bericht über gelöschte Vorgänge, der über die Rolle „Kann alles im Vorgang löschen“ erstellt wurde, stimmt mit dem Bericht überein, der über das Recht „Vorgänge löschen“ erstellt wird.
| Benutzer mit dieser Rolle können auch gesperrte Vorgänge löschen. |
Bericht beim Löschen eines Vorgangs einrichten
Wenn Sie entweder das Recht „Vorgänge löschen“ oder den Rollentyp „Kann alles im Vorgang löschen“ besitzen, können Sie in Ihren persönlichen Einstellungen wählen, ob standardmäßig automatisch ein Bericht darüber erstellt werden soll, wenn Sie Vorgänge löschen. Lesen Sie mehr über die Einrichtung von Berichten.
Neue Notiz
Sie können einem Vorgang eine Notiz hinzufügen. Wenn Sie eine Notiz hinzugefügt haben, wird sie im Notizfenster angezeigt (siehe folgende Abbildung). Sie können einer Notiz eines Vorgangs keine Teilnehmer hinzufügen und daher hat diese auch keine Auswirkungen auf den Zugriff auf den Vorgang.
Sie geben den Text der Notiz in das Schreibfeld unten im Notizfenster ein. Um die Notiz zu versenden, klicken Sie auf das Pfeilsymbol 
oder verwenden Sie den Tastaturbefehl Strg+Enter. Das Notizfenster schließen Sie, indem Sie auf das Kreuz in der oberen rechten Ecke klicken oder Esc drücken.
| Es ist nicht möglich, bei einem Vorgang einen Empfänger hinzuzufügen und auf diese Art spezifische Benutzer über die Notiz zu benachrichtigen. |
Im Notizfenster finden Sie eine Reihe von Funktionen, die im Folgenden beschrieben werden.
Funktionen im Notizfenster
Die Funktionen des Notizfensters sind in einem Drop-down-Menü auf der rechten Seite des Notizfensters aufgelistet.
Im Folgenden werden Ihnen die Funktionen beschrieben.
| Funktion | Beschreibung |
|---|---|
„Notiz benennen“ |
Das Dialogfenster „Notiz benennen“ öffnet sich, in dem Sie die entsprechende Notiz benennen können. Es kann von Vorteil sein, die Notiz zu benennen, wenn sich zum Beispiel weitere Notizen auf demselben Vorgang befinden. |
„Text kopieren“ |
Diese Funktion kopiert den gesamten Inhalt der Notiz. |
„Vorgang öffnen“ |
Der Vorgang, dem die Notiz hinzugefügt ist, wird geöffnet. |
„Notiz löschen“ |
Mit dieser Funktion löschen Sie die Notiz. Nur wenn Sie das Recht „Kann Notizen löschen“ besitzen, können Sie die Notiz löschen. Bevor die Notiz gelöscht wird, bittet Sie F2 um eine Bestätigung. |
Notizen anzeigen
Notizen auf Vorgänge können Sie im sowohl Haupt- als auch Vorgangsfenster einsehen und lesen.
Im Vorgangsfenster finden Sie die Notiz rechts neben den Metadatenfeldern der Vorgang (siehe folgende Abbildung). Die Notiz können Sie mit einem Klick auf das Notizsymbol einsehen 
, woraufhin der Text der Notiz in einem Drop-down-Menü angezeigt wird. Klicken Sie auf den Text, um das Notizfenster zu öffnen.
Im Hauptfenster kann die Ergebnisliste Vorgänge anzeigen, indem Sie über der Liste auf Vorgänge klicken. In der Vorgangsliste werden Notizen durch ein kleines Symbol angezeigt, und die Notiz können Sie lesen, indem Sie den Mauszeiger über das Symbol halten (siehe folgende Abbildung).
Vorgang abschließen
Einen Vorgang, der keiner weiteren Bearbeitung bedarf, können Sie in F2 abschließen, indem Sie im Band des Vorgangsfensters auf Vorgang abschließen klicken. Vorgänge können von Benutzern, die das Recht „Vorgang schließen" besitzen, abgeschlossen werden. Der Menüpunkt wechselt automatisch zu Vorgang wieder eröffnen, wenn ein Vorgang abgeschlossen wurde. Sie benötigen das Recht „Vorgang wieder eröffnen“, um einen Vorgang erneut öffnen zu können.
F2 wird standardmäßig mit einer Konfiguration installiert, welche die Vorgangsbearbeitung bezüglich des Abschließens von Vorgängen rationalisiert. Die Konfiguration bedeutet, dass F2 beim Abschließen eines Vorgangs versucht, alle Dokumente des Vorgangs abzuschließen.
Vorgänge können von Benutzern mit Schreibzugriff auf die Dokumente abgeschlossen werden.
Folgende Änderungen an abgeschlossenen Vorgängen können Sie nicht vornehmen:
-
Neuerstellte Dokumente dem Vorgang hinzufügen.
-
Bereits existierende Dokumente mit dem Vorgang verknüpfen.
-
Dokumente des Vorgangs bearbeiten, ungeachtet der eventuellen Markierung der Dokumente zur Registrierung.
-
Neue Versionen der Dokumente des Vorgangs per Hand erstellen.
-
Dokumente des Vorgangs löschen.
-
E-Mails in den Vorgang importieren.
-
Dokumente des Vorgangs als E-Mails versenden.
-
Neue Vermerke am Vorgang oder an dessen Dokumenten erstellen.
-
Neue Anfragen zu Dokumenten des Vorgangs hinzufügen.
-
Dokumente des Vorgangs zu Sitzungen hinzufügen.
-
Dem Vorgang eine Qualitätssicherung hinzufügen.
-
Metadaten des Vorgangs bearbeiten.
Gelöschte Dokumente, die früher mit einem Vorgang verknüpft waren, verlieren ihre Vorgangsverknüpfung, wenn sie nach dem Abschließen des Vorgangs wiederhergestellt werden.
Die Konfiguration und das damit verbundene Standardverhalten können deaktiviert werden. Die Konfiguration erfolgt in Zusammenarbeit mit cBrain.
| Sobald die Konfiguration deaktiviert ist, können Sie Dokumente zu abgeschlossenen Vorgängen hinzufügen. Durch eine Konfiguration ist es daher möglich, Vorgangsbetreff kursiv angezeigt zu bekommen. |
Ereignisprotokoll des Vorgangs
Wenn Sie im Band des Vorgangsfensters auf Ereignisprotokoll klicken, öffnet sich eine Protokollübersicht der gesamten Ereignisse des Vorgangs.
Das Ereignisprotokoll zeigt Ihnen die am Vorgang und allen Dokumenten des Vorgangs ausgeführten Änderungen an. Wenn Sie das Häkchen im Feld „Dokumente anzeigen“ entfernen, wird Ihnen lediglich das Ereignisprotokoll des Vorgangs angezeigt.
Mithilfe der Filterfelder unter den Spaltennamen können Sie die Anzeige filtern. Wenn Sie Text eintragen oder einen Filter in einem Drop-down-Menü wählen, beginnt F2 automatisch, die Ergebnisse des angewählten Protokolls zu filtern.
Bezogene Vorgänge
Sie können Vorgänge miteinander verknüpfen. Hierzu müssen Sie auf Bezogene Vorgänge im Band des Vorgangsfensters klicken, worauf sich das Dialogfenster „Bezogene Vorgänge“ öffnet. Hier wird Ihnen eine Übersicht über die bisher verknüpften Vorgänge angezeigt. Sie können ebenso Verknüpfungen zwischen Vorgängen anlegen oder bearbeiten.
Im Dialogfenster klicken Sie auf Neu, um eine neue Verknüpfung zu einem anderen Vorgang zu erstellen.
Das Dialogfenster „Neuer Vorgangsbezug“ öffnet sich, in dem Sie den Vorgang angeben, der mit dem jeweiligen Vorgang verknüpft werden soll. Im Drop-down-Menü „Kontext“ legen Sie die Beziehung zwischen beiden Vorgängen fest.
Wenn Sie die Vorgänge miteinander verknüpft haben, werden diese in der Übersicht der verknüpften Vorgänge aufgeführt, die Sie über Bezogene Vorgänge im Band des Vorgangsfensters öffnen können. Im Kontextmenü, welches Sie durch einen Rechtsklick auf den bezogenen Vorgang öffnen, können Sie den markierten Vorgang bearbeiten, löschen oder öffnen. Einen Vorgang können Sie ebenso durch Doppelklick öffnen.
