Vorgang erstellen
Ein Vorgang in F2 ist immer mit einem oder mehreren Dokumenten verknüpft. Sie können einen Vorgang im Zusammenhang mit einem neuen Dokument erstellen oder ein existierendes Dokument mit einem neuen Vorgang verknüpfen. Die Vorgangsnummer, die einem Vorgang bei der Erstellung zugewiesen wird, besteht aus dem Erstellungsjahr des Vorgangs sowie einer Nummer in der Reihenfolge der erstellten Vorgänge in diesem Jahr. Beispielsweise ist der Vorgang mit der Nummer „2023-96“ der 96. Vorgang, der im Jahr 2023 erstellt wurde. cBrain empfiehlt eine Benennung der Vorgänge nach dem Einzelvorgangsprinzip.
| Über eine Konfiguration können Sie einstellen, dass Ihnen eine Warnung angezeigt wird, wenn in F2 bereits ein Vorgang mit demselben Betreff vorliegt. Die Konfiguration erfolgt in Zusammenarbeit mit cBrain. |
Neues Dokument einem neuen Vorgang hinzufügen
Wenn Sie ein neues Dokument erstellen, können Sie das Dokument einem neuen oder existierenden Vorgang hinzufügen.
Sie erstellen einen neuen Vorgang aus dem Dialogfenster „Neues Dokument“ heraus, indem Sie im Feld „Vorgang“ entweder „+“ oder „Neuer Vorgang“ eingeben und danach mit Enter bestätigen.
Das Dialogfenster „Neuer Vorgang“ öffnet sich und Sie benennen den Vorgang und fügen relevante Metadaten, wie zum Beispiel Aktenzeichen, Sonderzeichen, Aussonderungsart und Vorgangsverlauf hinzu. Abhängig von Ihrer F2-Konfiguration können Sie eine Vorgangsvorlage auswählen, die bestimmt, welche Metadatenfelder ausgefüllt werden müssen.
Klicken Sie auf OK, um den Vorgang zu erstellen.
| Ob bestimmte Felder im Dialogfenster „Neuer Vorgang“ vorausgefüllt sind oder deren Ausfüllen obligatorisch ist, ist abhängig von der Einrichtung von F2, der ausgewählten Vorgangsvorlage und den Richtlinien Ihrer Organisation. |
Existierendes Dokument einem neuen Vorgang hinzufügen
Sie können ein existierendes Dokument einem neuen Vorgang hinzufügen. Sie können die Verknüpfung entweder im Dokumentenfenster oder über das Kontextmenü im Hauptfenster vornehmen.
| Wenn Sie E-Mails an externe Beteiligte vor dem Senden einem Vorgang hinzufügen, können Sie sicherstellen, dass E-Mail-Antworten zum selben Vorgang hinzugefügt werden. |
Existierendes Dokument einem neuen Vorgang über das Dokumentenfenster hinzufügen
Versetzen Sie das Dokument in den Bearbeitungsmodus und geben Sie entweder „+“ oder „Neuer Vorgang“ in das Feld „Vorgang“ ein. Drücken Sie daraufhin Enter. Das Dialogfenster „Neuer Vorgang“ öffnet sich (siehe Abbildung oben).
Im Dialogfenster „Neuer Vorgang“ geben Sie die relevanten Metadaten ein und klicken auf OK, und der Vorgang wird erstellt. F2 schlägt vor, den Betreff des Dokuments als Betreff des Vorgangs zu verwenden, wenn ein Vorgang mit einem bestehenden Dokument verknüpft wird. Dieser kann sowohl vor als auch nach dem Erstellen des neuen Vorgangs in einen vorgangsrelevanten Betreff geändert werden.
Anschließend speichern Sie das Dokument mit einem Klick auf Speichern und das Dokument wird mit dem neuen Vorgang verknüpft.
| Ob bestimmte Felder im Dialogfenster „Neuer Vorgang“ vorausgefüllt sind oder deren Ausfüllen obligatorisch ist, ist abhängig von der Einrichtung von F2, der ausgewählten Vorgangsvorlage und den Richtlinien Ihrer Organisation. |
Existierendes Dokument einem neuen Vorgang über das Hauptfenster hinzufügen
Sie können im Hauptfenster auch ein oder mehrere Dokumente mit einem neuen Vorgang verknüpfen. Markieren Sie hierzu das/die jeweilige(n) Dokument(e) in der Ergebnisliste im Hauptfenster und öffnen Sie mit einem Rechtsklick auf die markierten Dokumente das Kontextmenü. Klicken Sie auf Dokument einem Vorgang hinzufügen.
Daraufhin öffnet sich das Dialogfenster „Dokument einem Vorgang hinzufügen“, in dem Sie im Feld „Vorgang“ „+“ oder „Neuer Vorgang“ schreiben. Wenn Sie Enter drücken, öffnet sich das Dialogfenster „Neuer Vorgang“.
Im Dialogfenster „Neuer Vorgang“ geben Sie die relevanten Metadaten ein und klicken auf OK. Damit haben Sie einen Vorgang erstellt.
| Ob bestimmte Felder im Dialogfenster „Neuer Vorgang“ vorausgefüllt sind oder deren Ausfüllen obligatorisch ist, ist abhängig von der Einrichtung von F2, der ausgewählten Vorgangsvorlage und den Richtlinien Ihrer Organisation. |
Wenn der Vorgang erstellt wurde, klicken Sie auf OK im Dialogfenster „Dokument einem Vorgang hinzufügen“. Daraufhin werden die Dokumente dem neuen Vorgang hinzugefügt. Falls ein oder mehrere Dokumente bereits mit einem Vorgang verknüpft waren, werden diese in den neuen Vorgang verschoben.
Einzelvorgangsprinzip und Nennungsstruktur
Es wird empfohlen, nach dem Einzelvorgangsprinzip zu arbeiten, um sicherzustellen, dass nur relevante Dokumente und Schriftstücke zu einem Vorgang gespeichert werden. Diese Vorgehensweise erleichtert auch den Abschluss und die Registrierung eines Vorgangs. Das Einzelvorgangsprinzip bedeutet, dass Sie für jeden Arbeitsprozess in Ihrer Arbeit einen Vorgangstyp entwickeln.
Wenn Sie zum Beispiel mit der Verwaltung von Fördermitteln arbeiten, kann es sinnvoll sein, für jede zu treffende Entscheidung einen neuen Vorgang zu erstellen. Auf diese Weise könnte eine einfache Fördermittelverwaltung drei Vorgangstypen enthalten:
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Vorgangstyp 1: Förderantrag
Der Bürger stellt einen Antrag auf Fördermittel. Die Behörde gibt dem Antrag statt oder lehnt ihn ab. -
Vorgangstyp 2: Auszahlung der Fördermittel
Die Behörde bearbeitet die Bewilligung und zahlt Fördermittel an den Bürger aus. -
Vorgangstyp 3: Beschwerde gegen Ablehnung
Bei der Behörde geht eine Beschwerde gegen die Ablehnung des Förderantrags ein. Wenn der Bürger erfolgreich ist und die Fördermittel trotzdem erhält, wird ein neuer Zahlungsvorgang angelegt.
Es ist eine gute Idee, die Vorgänge nach einer festen Struktur zu benennen. Eine Nennungsstruktur könnte [Behördenservice] - [Arbeitsprozess] - [Bürgername] sein.
Wenn Sie dem Einzelvorgangsprinzip und der festen Nennungsstruktur folgen, ist es einfacher, persönliche, dynamische Suchen in F2 zu erstellen. Suchen Sie beispielsweise nach dem Vorgangstitel "Einmalzahlung Studierende - Auszahlung". Die Liste zeigt Ihnen sämtliche Vorgänge, in denen diese Wörter im Betreff vorkommen.
