Statusphasen
Statusphasen ist ein Verwaltungswerkzeug in F2, mit dem Vorgänge markiert werden können. F2-Benutzer markieren Vorgänge, um sie in bestimmte Prozesse oder Arbeitsverläufe einzuordnen. Die Stausphasen werden sowohl in der Ergebnisliste des Hauptfensters als auch in den Metadatenfeldern des Vorgangs angezeigt. Dies ermöglicht einen schnellen und einfachen Überblick über den Status der Vorgänge.
Statusphasen können auch so eingerichtet werden, dass sie automatisch aktualisiert werden. Dies geschieht entweder durch Aufgaben in einem Vorgangsverlauf oder indem der Statusphase eine Frist hinzugefügt wird. Wenn die Frist der Statusphase abläuft, setzt F2 automatisch die nächste Phase an den Vorgang. Ein Beispiel wäre, dass der Arbeitsprozess einer Organisation erfordert, dass sämtliche Anfragen innerhalb von 14 Tagen registriert werden sollen. In diesem Fall könnte eine Statusphase erstellt und verwendet werden, die angibt, ob die Frist eingehalten wird.
Änderungen in Statusphasen werden laufend registriert. Alle Benutzer, die Zugriff auf den Vorgang haben, können einen Überblick im Ereignisprotokoll des Vorgangs erhalten, während eine detailliertere Statistik über Statusphasen und deren Verwendung mit F2 Analytics extrahiert werden kann.
Statusphasen können von einem Benutzer erstellt und gepflegt werden, der das Recht "Statusphasen verwalten" hat.
Dieser Artikel beschreibt, wie Sie Statusphasen im Vorgangsfenster und im Hauptfenster anwenden, und wie Statusphasen gezeigt werden.
Statusphase im Vorgangsfenster festlegen
Sie können eine Statusphase für einen Vorgang festlegen, wenn sich der Vorgang im Bearbeitungsmodus befindet. Klicken Sie auf 
Weitere Felder anzeigen, um die Ansicht des Vorgangsfensters zu erweitern, in dem sich das Feld "Statusphase" befindet. Klicken Sie in das Feld, um ein Drop-down-Menü mit allen aktiven Statusphasen zu öffnen. Klicken Sie dann auf die entsprechende Statusphase, um diese für den Vorgang festzulegen.
Klicken Sie auf Speichern im Band des Vorgangsfensters, um die Statusphase auf dem entsprechenden Vorgang zu speichern.
| Wenn die Statusphase eine Frist enthält, zählt die Frist ab dem Ende des Tages, an dem die Statusphase für den Vorgang gespeichert wurde. |
Statusphase manuell entfernen
Sie können eine Statusphase manuell auf die gleiche Weise entfernen, wie Sie ihn im Vorgangsfenster festgelegt haben. Wenn sich der Vorgang im Bearbeitungsmodus befindet, wählen Sie das Drop-down-Menü im Feld "Statusphase" und wählen Sie die oberste leere Option im Menü. Diese Option entspricht der Option "Keine Statusphase".
Klicken Sie auf Speichern im Band des Vorgangsfensters, um die Änderungen zu speichern und somit die entsprechende Statusphase vom Vorgang zu entfernen.
Statusphase im Hauptfenster festlegen
Sie können eine Statusphase für einen Vorgang festlegen oder ändern, indem Sie mit der rechten Maustaste in der Vorgangansicht des Hauptfensters klicken. Halten Sie den Mauszeiger über Statusphase festlegen im Kontextmenü, um ein Untermenü mit den aktiven Statusphasen zu öffnen, und klicken Sie dann auf die entsprechende Statusphase. Wenn der Vorgang bereits eine Statusphase hat, wird diese im Untermenü mit einem Häkchen markiert, wie unten gezeigt.
| Wenn die Statusphase eine Frist enthält, zählt die Frist ab dem Ende des Tages, an dem die Statusphase für den Vorgang gespeichert wurde. |
Statusphasen anzeigen
In der Vorgangsansicht kann eine Reihe an Spalten bei der Sortierung und Anzeige der Statusphasen helfen. Dies sind die Spalten "Statusphasensymbol" (1) und "Statusphase" (2). Um die Frist eines Vorgangs zu sehen, wählen Sie die Spalte "Frist" (3).
Das Statusphasensymbol in einem Vorgang zeigt verschiedene Farben, abhängig vom Ablauf der Fristen. Die Farben können in Zusammenarbeit mit cBrain konfiguriert werden.
| Symbol | Funktion |
|---|---|
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Das Symbol ist bis zum Eintreten der Fristwarnung grün. |
|
Das Symbol ist in der Phase der Fristwarnung bis zum Fristablauf gelb. |
|
Das Symbol ist rot, wenn die Frist überschritten ist. |
Fristen und Fristwarnungen
Fristen und Fristwarnungen gelten ab 00.00 Uhr des Tages, nachdem sie einem Vorgang zugewiesen wurden. F2 beginnt also mit der Fristenzählung am Tag, nachdem dem Vorgang eine Statusphase mit einer Frist festgelegt wurde.
Beispiel:
Die Statusphase "Bürger antworten" enthält eine Frist von sieben Tagen. Drei Tage vor Ablauf der Frist muss eine Fristenwarnung darauf hinweisen, dass die Frist abläuft.
Wenn die Statusphase am 10. des Monats in einem Vorgang festgelegt wird, erfolgt die Fristwarnung am 14. um 00:00 Uhr. Die Frist läuft am 17. um 23:59 Uhr ab.
Das Symbol für die Statusphase ist vom 10. bis zum 13. um 23:59 Uhr grün. Sobald die Fristwarnung am 14. um 00:00 Uhr eintritt, wird das Symbol gelb. Schließlich wechselt das Symbol am 18. um 00:00 Uhr auf rot, um anzuzeigen, dass die Frist abgelaufen ist.