Kommunikation
In F2 können Sie auf verschiedene Arten kommunizieren. Sie können Nachrichten als E-Mails und Chats direkt an Benutzer und Org.Einheiten senden und Metadaten ändern, um indirekt zu kommunizieren. Es gibt zudem F2-Module, die neue Formen der Kommunikation ermöglichen.
Nachrichten und Material versenden
Unabhängig davon, ob Sie im Haupt-, Vorgangs- oder Dokumentenfenster arbeiten, können Sie Nachrichten an Ihre Kollegen und externe Empfänger senden. Das Design von F2 legt Wert darauf, dass Ihre Kommunikation im Kontext Ihrer Arbeit stattfindet. Das bedeutet zum Beispiel, dass Sie vermeiden, Schriftstücke per E-Mail hin und her zu senden.
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E-Mail: Senden, weiterleiten und beantworten Sie Dokumente wie E-Mails in traditionellen E-Mail-Programmen. Nutzen Sie die Funktionen für die formelle oder externe Kommunikation. |
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Chat: Den Chat nutzen Sie zur informellen Kommunikation in Bezug auf Aufgaben oder anderen Koordinierungs- und Informationsteilungsarten intern in Ihrer Organisation. Der Chat ist eine effektive Kommunikationsform, da er stets im Kontext eines Dokuments erfolgt. |
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Notiz: Eine Notiz ist eine informelle Form der Kommunikation auf Dokumenten und Vorgängen. Die Notiz unterscheidet sich vom Chat, indem sie für alle Benutzer sichtbar ist, die Zugriff auf das Dokument haben, auf dem die Notiz erstellt wurde. Fügen Sie der Notiz nur Empfänger hinzu, wenn diese speziell auf die Notiz aufmerksam gemacht werden sollen. |
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Vermerk: Benutzer können Dokumenten formelle Informationen hinzufügen, indem sie sie vermerken. Vermerke sind für alle sichtbar. |
Über Metadaten kommunizieren
Sie können indirekt über Metadaten auf Dokumenten und Vorgängen kommunizieren. Auf diese Weise können Sie Dokumente in den Posteingang anderer Benutzer platzieren und sie gleichzeitig indirekt darüber informieren, welche Rolle sie in der Vorgangsbearbeitung spielen.
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Zuweisung der Verantwortlichkeit: Nutzen Sie das Feld "Verantwortlich", um einer Org.Einheit oder einem Benutzer Aufgaben zuzuweisen. Das entspricht dem Prozess, eine Aufgabe physisch im Posteingang oder auf dem Schreibtisch eines anderen Benutzers abzulegen. |
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Erg. Sachbearbeiter: Fügen Sie im Feld "Erg.Sachbearbeiter" Benutzer oder Org.Einheiten ein, um ihnen Zugriff auf Dokumente und Vorgänge zu geben, bei denen sie mitarbeiten sollen, jedoch nicht die Verantwortung übernehmen sollen. Das bedeutet zudem, dass sie die Berechtigungen erhalten, das Dokument oder den Vorgang zu bearbeiten. |
Neue Möglichkeiten durch Module
Sie können das F2 Ihrer Organisation durch Module erweitern, die Ihnen weitere Möglichkeiten der Kommunikation ermöglichen.
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F2 Anfrage: Fordern Sie Aufgaben bei anderen Benutzern und Org.Einheiten, die mit derselben F2-Installation arbeiten, formell an. |
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F2 Genehmigungen: Versenden Sie Dokumente zur formellen Genehmigung von anderen Benutzern und Org.Einheiten derselben F2-Installation. |
