Verantwortlichkeit zuweisen

In F2 können Sie Org.Einheiten und Benutzern die Verantwortlichkeit für E-Mails und Dokumente zuweisen, um die Arbeit zu verteilen. So können Sie beispielsweise eingehende E-Mails verteilen, ohne sie als E-Mail weiterleiten zu müssen.

Wenn eine Organisation zum Beispiel eine zentrale Postverteilung besitzt, die E-Mails empfängt, kann die Postverteilung den entsprechenden Org.Einheiten die Verantwortlichkeit für E-Mails zuweisen. Diese können dann wiederum die Verantwortlichkeit einzelnen Benutzern innerhalb der Abteilung zuweisen. Die gewählte Org.Einheit oder der Benutzer trägt somit die Verantwortlichkeit für das Dokument.

Verantwortlichkeit für ein Dokument

Die Zuweisung beruht typischerweise darauf, dass die formelle Verantwortlichkeit einer bestimmten Org.Einheit oder einem Benutzer obliegt.

Allen Dokumenten, die entweder direkt in F2 erstellt oder über ein E-Mail-System übertragen werden, wird ein Verantwortlicher zugewiesen. Der Verantwortliche ist entweder der Benutzer oder die Org.Einheit, der/die das Dokument erstellt oder empfangen hat. Der Verantwortliche des Dokuments kann die Verantwortlichkeit jederzeit ändern und einem anderen Benutzer oder Org.Einheit zuweisen.

Wenn Sie die Verantwortlichkeit für ein Dokument anderen zuweisen, wird das Dokument im Posteingang des jeweiligen Benutzers oder der Org.Einheit abgelegt.

Wenn Sie die Verantwortlichkeit für ein Dokument sich selbst zuweisen, wird das Dokument nicht in Ihrem Posteingang abgelegt. Sie können das Dokument in Ihrem Posteingang ablegen, indem Sie auf das Symbol

im Band des Dokumentenfensters klicken. Lesen Sie mehr über persönliche Kennzeichnung.

Weitere Konsequenzen beim Wechsel der Verantwortlichkeit:

Wenn „Verantwortlicher“ zu einer Org.Einheit gewechselt wird, wird das Dokument im Posteingang der Org.Einheit abgelegt und verschwindet von der Suchliste „In Bearbeitung: Persönlich“.
Wenn „Verantwortlicher“ zu einem Benutzer gewechselt wird, wird das Dokument im Posteingang des Benutzers abgelegt. Des Weiteren setzt F2 die „Verantwortliche Org.Einheit“ automatisch über die Verknüpfung des Benutzers zu der Org.Einheit. Dadurch treten Dokumente, die an den Benutzer zugewiesen werden, automatisch auch bei der Suchliste „In Bearbeitung: Org.Einheit“ auf, und die „Verantwortliche Org.Einheit“ kann in der Spalte der F2 Ergebnisliste angezeigt werden.

Verantwortlichkeit ändern

Das Dokument muss sich im Bearbeitungsmodus befinden, damit Sie die Verantwortlichkeit ändern können. Ändern Sie den Benutzer oder die Org.Einheit im Feld „Verantwortlicher“ und klicken Sie auf Speichern.

Abbildung 1. Verantwortlichkeit ändern

Wenn Sie das Dokument in den Bearbeitungsmodus versetzt haben, sehen Sie das Beteiligtensymbol im Feld „Verantwortlicher“. Mit einem Klick auf das Symbol öffnen Sie das F2 Beteiligtenregister, in dem Sie den entsprechenden Benutzer oder die Org.Einheit im Dialogfenster „Beteiligte auswählen“ suchen können.

Sie können bessere Vorschläge für Beteiligte in den Feldern „An“, „Cc“ und „Xbc“ konfigurieren, sodass die Vorschläge relevanter für Sie werden. Konfigurationen erfolgen in Zusammenarbeit mit cBrain.

Zugriff des Dokumentenerstellers bei Änderung der Verantwortlichkeit

Sie können als Dokumentenersteller Ihren vollen Schreibzugriff auf das Dokument verlieren, wenn die Verantwortlichkeit jemand anderem zugewiesen wird. Dies geschieht zum Beispiel, wenn Sie als Dokumentenersteller einem Benutzer einer anderen Org.Einheit die Verantwortlichkeit zuweisen. In diesem Fall erhält der neue Verantwortliche vollen Schreibzugriff auf das Dokument, während Sie als Dokumentenersteller nur Lesezugriff haben. Mit Lesezugriff auf das Dokument kann der Dokumentenersteller die Metadaten des Dokuments nicht bearbeiten. Daher kann der Dokumentenersteller die Verantwortlichkeit nicht mehr zurück an sich selbst geben.

Wird der neue Dokumentenverantwortliche später gelöscht, erhalten Sie als Dokumentenersteller wieder vollen Schreibzugriff auf das Dokument. Unter dem Reiter „Beteiligte“ können Sie einsehen, wer Verantwortlicher und Ersteller des Dokuments ist. Lesen Sie mehr über den Reiter im Artikel Menüpunkte des Reiters „Beteiligte“.

Abbildung 2. Der Reiter „Beteiligte“

Wenn ein Dokumentenverantwortlicher entfernt wird, hat dieser auch nicht länger Lesezugriff auf das Dokument, es sei denn andere Verhältnisse bewirken, dass er Zugriff darauf hat. Das bedeutet, wenn der Zugriff auf das Dokument auf „Beteiligte“ festgelegt wurde, nur aktuell Beteiligte Lesezugriff auf das Dokument haben. Der Dokumentenersteller wird immer als Beteiligter des Dokuments auftreten.