Vermerk
Vermerke werden verwendet, um einen formellen Kommentar zu einem Dokument oder einem Vorgang zu schreiben. So kann beispielsweise ein leitender Mitarbeiter das Dokument eines anderen Mitarbeiters mit einem Vermerk versehen. Ein Mitarbeiter kann einem Dokument oder einem Vorgang auch eine formelle Information hinzufügen wollen.
Jeder, der Zugriff auf das Dokument oder den Vorgang hat, kann den Vermerk sehen und öffnen.
Sie können einen erstellten Vermerk nicht mehr löschen. Dies unterscheidet einen Vermerk von einem Chat und einer Notiz.
| Wenn Ihre Organisation eine Ablieferungspflicht an das Bundesarchiv hat, werden Vermerke zusammen mit dem betreffenden Dokument oder dem Vorgang abgeliefert. |
Vermerk erstellen
Einen neuen Vermerk erstellen Sie durch einen Klick auf Neuen Vermerk im Band des Dokumentenfensters, woraufhin sich das folgende Dialogfenster öffnet.
Setzen Sie ein Häkchen in einen oder mehrere Vermerktypen. Die Vermerktypen im Dialogfenster sind konfigurierbar und werden von einem Benutzer mit dem Recht „Wertelisten verwalten“ verwaltet. Daher ist der Inhalt installationsabhängig.
Im Schreibfenster können Sie einen Vermerktext verfassen, der den Vermerktyp erläutert.
Klicken Sie auf OK, um den Vermerk zu speichern.
Vermerk einsehen
Wenn ein Dokument einen Vermerk beinhaltet, wird dieser Ihnen oberhalb des Schriftstückbereichs angezeigt. Wenn der Vermerk noch nicht gelesen wurde, wird dieser mit einem blauen Kreis gekennzeichnet.
Sie können einen Vermerk sowohl vom Dokumentenfenster als auch vom Hauptfenster aus einsehen. Dazu klicken Sie auf das Vermerkssymbol, woraufhin Ihnen der Vermerktext angezeigt wird. Wenn Sie auf den Text des Vermerks klicken, öffnet sich der Vermerk.
Vom Hauptfenster aus ist es möglich, den Vermerk zu öffnen, ohne zuvor das Dokument zu öffnen. Dies geschieht entweder durch Doppelklick auf das Vermerkssymbol in der Ergebnisliste oder durch Öffnen des Vermerks aus der Vorschau des Hauptfensters.
In der Ergebnisliste wird der Text des Vermerks als Tooltipp für das Vermerksymbol angezeigt.
Vermerk als gesehen markieren
Einen Vermerk markieren Sie als gesehen, indem Sie das Vermerksfenster öffnen und auf Gesehen klicken.
Wenn Sie Ihre Gesehen-Markierung gespeichert haben, wird dies automatisch ganz oben im Vermerksfenster notiert.
