Chat
Verwenden Sie den Chat für informelle Koordination und Kommunikation in Bezug auf Aufgaben oder andere Formen der Koordination und Informationsaustausch. Die Chatfunktion wird verwendet, um mit anderen F2-Benutzern innerhalb derselben Behörde über ein Dokument zu chatten.
Der Chat ist eine effektive Form der Kommunikation, da Sie stets im Kontext eines Dokuments chatten. Die Arbeit, auf die sich der Chat bezieht, wird automatisch geteilt. Damit kann sich der Chatempfänger schnell einen Überblick über das Thema verschaffen.
Sie können sowohl über das Band im Hauptfenster als auch über das Band im Dokumentenfenster einen neuen Chat hinzufügen.
Im Hauptfenster können Sie über die Suchliste „Meine gechatteten Dokumente“ auf alle Dokumente zugreifen, zu denen Sie einen Chat gesendet haben. Lesen Sie mehr über die Suchliste und deren Inhalt unter Standardlisten.
Nur Chatteilnehmer können den Inhalt eines Chats sehen, aber über den Reiter „Beteiligte“ im Dokumentenfenster kann jeder, der Zugang auf das ausgewählte Dokument hat, sehen, welche Benutzer als Chatteilnehmer hinzugefügt wurden.
Vorteile des Chats
Die Verwendung von Chats bietet Ihnen einige Vorteile gegenüber dem internen Versenden von E-Mails, so zum Beispiel:
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Der Chat kann nur von Teilnehmern eingesehen werden, die Sie als Chatteilnehmer hinzugefügt haben.
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Sie können Chats wieder aus einem Dokument löschen.
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Der Chat ermöglicht es Ihnen, ein Dokument ändern zu können, OHNE dieses zu versenden.
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Sie können mehrere Chats mit mehreren Teilnehmern gleichzeitig auf einem Dokument erstellen und öffnen.
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Der Chat eignet sich als Erinnerungsfunktion, wenn Sie der einzige Chatteilnehmer sind. So können Sie ein Dokument mit einer oder mehreren Erinnerungsnotizen ausstatten, die nur Sie einsehen können.
Neuen Chat aus dem Band des Hauptfensters heraus hinzufügen
Sie können einen Chat direkt aus dem Hauptfenster heraus erstellen. Markieren Sie hierzu ein Dokument im Hauptfenster und klicken Sie auf Neuer Chat. Damit erstellen Sie einen neuen Chat für das markierte Dokument, ohne dass Sie das Dokument zuvor geöffnet haben müssen.
Neuen Chat aus dem Dokumentenfenster heraus hinzufügen
Sie können einen Chat aus dem Band des Dokumentenfensters heraus erstellen, indem Sie auf Neuer Chat klicken. Damit fügen Sie den neuen Chat dem geöffneten Dokument hinzu.
Durch die beiden zuvor beschriebenen Handlungen öffnet sich mit einem Klick auf Neuer Chat ein Chatfenster.
Das Chatfenster
Im Chatfenster können Sie einem Chatgespräch Teilnehmer hinzuzufügen (1) und an Teilnehmer Chatnachrichten zu schreiben (2). Auf der linken Seite des Fensters wird Ihnen eine Übersicht über die Chatgespräche und Notizen des gewählten Dokuments, an denen Sie beteiligt sind, angezeigt (3).
Sie können einen neuen Chat oder eine neue Notiz auch direkt im Chatfenster mit einem Klick auf Neuer Chat oder Neue Notiz erstellen (4).
Teilnehmer einem Chat hinzufügen
Über das Feld "Teilnehmer hinzufügen" können Sie auf drei Arten Teilnehmer einem Chat hinzufügen:
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Indem Sie den Namen eines Benutzers schreiben. Wenn Sie anfangen, einen Namen in das Feld zu schreiben, schlägt F2 relevante F2-Benutzer in einem Drop-down-Menü vor.
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Indem Sie auf das Beteiligtensymbol
rechts im Feld klicken. Daraufhin öffnet sich das Dialogfenster "Beteiligte auswählen". Lesen Sie hier mehr über das Dialogfenster. -
Indem Sie auf die Abwärtspfeiltaste drücken und eine vordefinierte Gruppe von Chatteilnehmern auswählen. Lesen Sie hier mehr darüber.
| Sie können bessere Vorschläge zu Beteiligten im Feld "Beteiligte auswählen" konfigurieren lassen, sodass die Vorschläge relevanter für den Benutzer werden. Konfigurationen erfolgen in Zusammenarbeit mit cBrain. |
Wenn Sie Chatteilnehmer hinzugefügt haben, erscheinen diese auf der Liste der Teilnehmer auf der rechten Seite im Chatfenster. Die Teilnehmer in einem Chatgespräch können ebenso weitere Teilnehmer hinzufügen. Sollten Teilnehmer des Chatgesprächs ihrem Benutzerprofil ein Bild hinzugefügt haben, erscheint dieses in der Teilnehmerliste im Chatgespräch.
Im Chatfenster wird Ihnen ein Warnhinweis angezeigt, wenn Sie der einzige Teilnehmer des Chats sind.
Teilnehmer aus vordefinierten Gruppen dem Chat hinzufügen
Durch Drücken der Abwärtspfeiltaste im Feld „Teilnehmer hinzufügen“ werden die vordefinierten Gruppen angezeigt, die Sie dem Chat hinzufügen können. Die Gruppen decken verschiedene Schnittmengen von Benutzern, die auf unterschiedliche Arten an einem Dokument beteiligt sind:
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Absender und Empfänger, was der Funktion Chat an alle entspricht.
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Verantwortliche und ergänzende Sachbearbeiter.
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Genehmiger, die genehmigt haben.
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Das Sekretariat des Benutzers, sofern dieses verknüpft ist. Ein Sekretariat besteht aus Benutzern, die „Im Namen von“-Berechtigungen haben, Genehmigungen für Benutzer wie beispielsweise Minister zu bearbeiten.
Status der Chatteilnehmer
Chatteilnehmer können einsehen, ob die anderen Chatteilnehmer online, offline oder als in „Abwesenheit“ markiert sind. Dies wird Ihnen auf der rechten Seite des Chatfensters angezeigt. Wenn Sie den Mauszeiger über einen Chatteilnehmer halten, der als in „Abwesenheit“ markiert ist, wird Ihnen mittels Tooltipp angezeigt, wann der Chatteilnehmer wieder anwesend ist, falls der betreffende Chatteilnehmer seine Rückkehr angegeben hat.
Teilnehmer entfernen
Klicken Sie auf das „Teilnehmer entfernen“-Symbol 
neben einem Chatteilnehmer, um den Teilnehmer aus dem Chat zu entfernen. Der Ersteller des Chat kann von niemandem entfernt werden außer von sich selbst. Die übrigen Teilnehmer können sich selbst und andere Teilnehmer aus dem Chat entfernen.
Chatnachricht schreiben
Unten im Chatfenster können Sie Ihre Chatnachricht in das Schreibfeld eintragen.
Die Rechtschreibprüfung unterstreicht unbekannte Wörter vor dem Absenden mit einer rot gepunkteten Linie im Schreibfenster des Chatfensters. Sie können auch Bilder im GIF-Format im Chat einfügen. Kopieren Sie dazu den Link zum GIF in das Schreibfeld des Chats und klicken Sie anschließend auf das "Chat-versenden"-Symbol. Der Link muss auf .GIF enden.
Ihre Chatnachricht versenden Sie durch Klicken auf das "Chat versenden"-Symbol 
oder mit dem Tastaturbefehl Strg+Enter. Der Chatverlauf wird Ihnen über dem Schreibfeld angezeigt.
Nicht gespeicherten Nachrichten und Chatteilnehmer werden sich gemerkt, wenn Sie zwischen Chats und Notizen im Fenster wechseln. Es erscheint ein Warnhinweis, wenn das Fenster geschlossen wird, wenn Nachrichten noch nicht gesendet wurden. Das Chatfenster erinnert Sie auch dann, wenn ein Chatteilnehmer einem nicht gespeicherten Chat hinzugefügt wurde.
Wenn ein Chat an einen oder mehrere Chatteilnehmer verschickt wird, empfängt der Teilnehmer das Dokument mit dem Chat in seinem Posteingang. Lesen Sie mehr über das Empfangen von Chats.
Wenn ein Chatteilnehmer die neueste Chatnachricht gelesen hat, wird dies mit einem "gelesen"-Symbol 
neben den Benutzernamen dargestellt.
Das Profilbild oder die Initialien des Chatteilnehmers werden unter der zuletzt gelesenen Nachricht angezeigt. Halten Sie den Mauszeiger über das Profilbild eines Chatteilnehmers, um einen Tooltipp mit dem Zeitpunkt, an dem die Nachricht gelesen wurde, zu sehen. Ältere Nachrichten zeigen anstelle des Zeitpunkts das Datum an.
Chatübersicht
Auf der linken Seite des Chatfensters finden Sie eine Übersicht über die Chats und Notizen, an denen Sie am jeweiligen Dokument beteiligt sind. Hier werden Ihnen die Betreffe und Teilnehmer der Chats angezeigt. Die Zahl in Klammern gibt an, wieviele Benutzer am Chat teilnehmen.
Wurde einem Chat kein Betreff gegeben, werden Ihnen die Initialen der Teilnehmer als Überschrift des Chats angezeigt. Die vollen Namen der Teilnehmer werden Ihnen in einem Tooltipp angezeigt, wenn Sie den Mauszeiger über die Initiale halten. Wenn es nur zwei Chatteilnehmer gibt, wird Ihnen der vollständige Name des anderen Chatteilnehmers als Überschrift des Chats angezeigt.
Die Liste der Chatteilnehmer ist nach neuestem Chatbeitrag priorisiert. Das heißt, dass der Teilnehmer, der den letzten Beitrag zum Chat hinzugefügt hat, als Erster in der Liste aufgeführt wird.
Funktionen im Chatfenster
Die Funktionen für das Chatfenster sind in einem Drop-down-Menü auf der rechten Seite des Chatfensters zusammengefasst.
In der folgenden Tabelle sind die Funktionen aufgelistet.
| Funktion | Beschreibung | ||
|---|---|---|---|
„Chat benennen“ |
Das Dialogfenster „Chat benennen“ öffnet sich, in dem Sie den entsprechenden Chatverlauf benennen können. Es kann von Vorteil sein, den Chatverlauf zu benennen, wenn sich zum Beispiel weitere Chatverläufe im selben Dokument befinden. Der Chatbetreff wird angezeigt als „[Dokumentenbetreff] – [Betreff des ausgewählten Chats]“. Wenn Sie den Chat nicht benannt haben, werden stattdessen die Namen der Chatteilnehmer angezeigt. Wenn es mehr als zwei Chatteilnehmer gibt, werden die Initialen der Teilnehmer angezeigt. |
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„Als nicht gelesen markieren“ |
Hier markieren Sie den letzten Chatbeitrag als ungelesen. Wenn Sie die Funktion ausgewählt haben, schließt sich das Chatfenster und der Chat wird im Dokument mit diesem Symbol |
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„Mitteilungen deaktivieren“ |
Hier deaktivieren Sie die Mitteilungen für den ausgewählten Chat entweder für eine Stunde, acht Stunden, 24 Stunden, oder bis Sie die Mitteilungen wieder aktivieren. 
Abbildung 14. Mitteilungen deaktivieren
Dokumente mit Chats, in denen Sie die Mitteilungen deaktiviert haben, werden nicht in Ihrem Posteingang angezeigt, wenn diese Chats neue Beiträge beinhalten. |
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„Text kopieren“ |
Kopiert den gesamten Inhalt des Chatverlaufs. |
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„Dokument öffnen“ |
Öffnet das Dokument, auf dem der Chat basiert. |
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„Chat löschen“ |
Löscht das Chatgespräch. Nur der jeweilige Ersteller eines Chats kann diesen löschen. Bevor der Chat gelöscht wird, bittet Sie F2 um eine Bestätigung. |
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„Chat verlassen“ |
Das Dialogfenster "Teilnehmer entfernen" öffnet sich. Sie verlassen den entsprechenden Chat, wenn Sie auf Ja klicken.
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Chat empfangen
Sie erhalten einen Chat, der mit einem Dokument verbunden ist, in Ihrem Posteingang. Das Dokument ist fettgedruckt und das Chatsymbol wird Ihnen in der Ergebnisliste mit einem blauen Kreis angezeigt, wenn Sie die Anzeige der Spalte „Mitteilungssymbol“ in der jeweiligen Liste angewählt haben. Daran erkennen Sie, dass das Dokument mindestens einen ungelesenen Chat beinhaltet. Der blaue Kreis verschwindet, wenn Sie alle neuen Chats geöffnet haben, da die Chats hiermit gelesen sind. Können Sie die Spalte nicht sehen, können Sie diese der Ergebnisliste hinzufügen.
Sie können den Inhalt des Chats einsehen, indem Sie den Mauszeiger über das Chatsymbol halten (siehe folgende Abbildung).
Wenn Sie die Vorschau im Hauptfenster angewählt haben, erscheint das Chatsymbol über dem Inhalt des Dokuments. Klicken Sie einmal auf das Chatsymbol, um zwei Zeilen der Chatnachricht als Vorschau angezeigt zu bekommen. Falls mehrere Chats für ein Dokument existieren, werden Ihnen diese untereinander angezeigt (siehe folgende Abbildung).
Sie können auch in der Vorschauansicht empfangene Chats als gelesen markieren. Dieselbe Vorschau von Chats ist ebenfalls im Dokumentenfenster vorhanden.
Im Dokumentenfenster werden Ihnen Chats auf der rechten Seite über dem Schriftstückbereich angezeigt.
Wenn Sie den Mauszeiger über einen Chat halten, erscheint ein Tooltipp, die Ihnen den Inhalt des Chats anzeigt, falls dieser sehr umfangreich ist. Der Tooltipp wird zehn Minuten lang angezeigt.
Unabhängig davon, mit welcher Jobrolle Sie in F2 angemeldet sind, können Sie Ihre Chats aus allen Org.Einheiten lesen, in denen Sie eine Jobrolle besitzen. Sie müssen somit nicht zwischen Ihren Rollen wechseln, um Chats zu lesen, die Sie in anderen Org.Einheiten, als der in die Sie angemeldet sind, empfangen.
Die gelesen/nicht gelesen-Markierung von Chats gilt für Sie, sowie für alle Org.Einheiten, in denen Sie Jobrollen besitzen.
Zugriffsberechtigungen von Chatempfängern auf ein Dokument
Wenn Sie ein Dokument mithilfe des Chats teilen, erfolgt dies gemäß den grundlegenden Prinzipien für Zugriffsberechtigungen in Bezug auf ein Dokument. Damit erhält der Benutzer, der den Chat empfängt, die Zugriffsberechtigung, die ein Niveau unterhalb Ihrer Zugriffsberechtigungen liegen, es sei denn dieser Benutzer besitzt bereits eine höhere Zugriffsberechtigung in Bezug auf das Dokument.
Wenn Sie demnach vollständigen Schreibzugriff auf das Dokument besitzen und mit einem anderen Benutzer chatten, erhält dieser Benutzer Schreibzugriff auf die Schriftstücke. Die Zugriffsberechtigungen beim Chat sind in der folgenden Tabelle beschrieben.
| Zugriffsberechtigung des Chatabsenders | Zugriffsberechtigung des Chatempfängers |
|---|---|
Voller Schreibzugriff auf das Dokument und das Schriftstück |
Schreibzugriff auf Schriftstücke |
Schreibzugriff auf Schriftstücke |
Lesezugriff |
Lesezugriff |
Lesezugriff |
| Der Zugriff eines Benutzers auf ein Dokument wird nicht herabgestuft, auch nicht wenn dieses über einen Chat geteilt wird. |
Der Zugriff eines Benutzers auf ein Dokument wird durch die Zugriffsberechtigungen des Dokuments bestimmt und welche Zugangsberechtigungen der Chatabsender hat.
Beispiel 1: Bojan Frank von der Personalabteilung erstellt ein Dokument, das automatisch das Zugriffsniveau „Beteiligte“ erhält. Er chattet das Dokument daraufhin seiner Kollegin Caroline Nowak. Da Caroline über den Chat am Dokument beteiligt wird, werden ihre Zugriffsberechtigungen wie in der Tabelle oben dargestellt bestimmt: Sie bekommt Schreibzugriff auf Schriftstücke.
Beispiel 2: Bojan Frank erweitert nun das Zugriffsniveau auf das Dokument zu „Org.Einheit“, also „Personalabteilung“ und chattet das Dokument an Birgit Frigge , die zusammen mit Bojan und Caroline in der Personalabteilung arbeitet. Als Chatempfänger erhält Birgit Schreibzugriff auf die Schriftstücke des Dokuments, da Bojan jedoch das Zugriffsniveau erweitert hat, erhalten nun sowohl Caroline und Birgit vollen Schreibzugriff auf das Dokument und dessen Metadaten. Somit ist das höchste Niveau von Berechtigungen geltend.
Beispiel 3: Bojan ändert nun den Zugriff auf das Dokument zu „Alle“ und chattet es an Andreas Baade in der Administration. Das neue Zugriffsniveau gibt allen in der Behörde Lesezugriff auf das Dokument und als Chatempfänger erhält Andreas außerdem Schreibzugriff auf die Schriftstücke. Dies hat keinen Einfluss auf die Berechtigungen von Caroline und Birgit.
| Wenn ein Benutzer die Org.Einheit ändert und/oder das Dokument einen neuen Dokumentenverantwortlichen erhält, ändern sich lediglich die Zugriffsverhältnisse. |
Chat an alle
Die Funktion „Neuer Chat an alle“ können Sie bei E-Mails nutzen, um an alle Beteiligten zu chatten. Diese Funktion steht Ihnen im Band des Haupt- und Dokumentenfensters zur Verfügung.
Statt die Beteiligten aus dem Von-, An-, Cc- und/oder Xbc-Feld in einem neuen Chat einzugeben, können Sie auf Neuer Chat an alle klicken.
F2 erstellt somit einen Chat, in dem alle an der E-Mail Beteiligten automatisch als Teilnehmer dem Chat hinzugefügt werden.
Wenn Sie auf Neuer Chat an alle klicken, werden folgende Beteiligte einem Chat hinzugefügt:
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Absender einer E-Mail
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Empfänger einer E-Mail
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Cc-Empfänger einer E-Mail
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Xbc-Empfänger einer E-Mail
| Sie können nur interne F2-Benutzer einem Chat hinzufügen. Externe Beteiligte werden nicht hinzugefügt. |