In F2 können Sie E-Mails senden, weiterleiten und beantworten wie in einem traditionellen E-Mail-Programm.
Eine E-Mail kann intern und extern versendet werden und wird primär für die formelle Kommunikation verwendet. Wenn Sie E-Mails intern in F2 versenden, werden keine Kopien der E-Mail an die jeweiligen Empfänger gesendet, sondern alle Benutzer sehen dieselbe E-Mail in ihren jeweiligen Posteingängen.
Das Symbol der E-Mail sowie deren Statustext im Haupt- und Dokumentenfenster zeigen Ihnen an, ob das Dokument weitergeleitet oder darauf geantwortet wurde, ungeachtet des Benutzers, der die Handlung ausgeführt hat. Das heißt, dass das Symbol 
in einem weitergeleiteten Dokument angezeigt wird, auch wenn das Weiterleiten von einem anderen Benutzer durchgeführt wurde.
Neue E-Mail
Sie können E-mails sowohl im einfachen Zustand als auch im detaillierteren Zustand erstellen. Der einfache Zustand erinnert dabei mehr an das Format traditioneller E-Mail-Programme, wohingegen detaillierte E-Mails dem F2 Dokumentenfenster ähneln.
| E-mails im einfachen Zustand können Sie nur einrichten und erstellen, wenn die Konfigurationen Ihrer Organisation dies zulassen. |
Klicken Sie im Haupt-, Dokumenten- oder Vorgangsfenster auf Neue E-Mail, um eine neue E-Mail zu erstellen.
Das Dokument wird als einfache oder detaillierte E-Mail erstellt, abhängig von Ihren persönlichen Einstellungen. Für detaillierte E-Mails können Sie außerdem einrichten, wie viele Metadatenfelder beim Öffnen des neuerstellten E-Mails sichtbar sein sollen. Lesen Sie mehr über die Möglichkeiten der Dokumentanzeige im Dialogfenster "Optionen".
Neue einfache E-Mail
Wenn Sie eine neue E-Mail im einfachen Zustand erstellen, öffnet sich statt dem Dokumentenfenster das einfache Fenster „Neue E-Mail“ mit ausgeklappten Versandfeldern.
Im einfachen Zustand können Sie mit einem Klick im Band auf Anhängen auch Dateien von Ihrem eigenen PC anhängen.
| Sie können eine Vorlage, ein Schriftstück oder ein Dokument aus F2 im einfachen Zustand nicht anhängen. |
Im Fenster „Neue E-Mail“ ist der Großteil der F2 Funktionalität im Zusammenhang mit der Vorgangsbearbeitung deaktiviert. Das bedeutet, dass Sie einfache E-Mails schneller erstellen und senden können als detaillierte E-Mails, jedoch sind einige Funktionen geändert:
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Vorgangshilfe ist deaktiviert. Einfache E-Mails entsprechen daher eventuell nicht behördlichen Richtlinien.
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Aufräumen beim Versenden wird nicht ausgeführt. Die E-Mail wird doch von der Suchliste „Mein Schreibtisch“ entfernt. Lesen Sie mehr über die Aufräumfunktion im Abschnitt Menüpunkte des Bands „Erweitert“.
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Absender kann nicht geändert werden. Die E-Mail wird daher mit dem Absender erstellt, der als Standardabsender eingerichtet ist. Den Standardabsender wählen Sie im Dialogfenster "Optionen" im Reiter "Dokumente".
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Anhänge können nicht bearbeitet werden.
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Das Format von Anhängen kann vor dem Absenden nicht geändert werden, da der Metadatenassistent (Dokumentation auf Dänisch verfügbar) nicht unterstützt wird.
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Der E-Mail-Text wird nicht automatisch laufend gespeichert.
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Signaturen im detaillierten Format müssen geändert werden, bevor sie genutzt werden können.
Wenn Sie oben rechts in der Ecke auf Vorgangsbearbeitung klicken, wechselt das Fenster vom einfachen Zustand zum Dokumentenfenster, in dem die Versandmetadatenfelder ausgeklappt sind. Die E-Mail ist nun im detaillierten Zustand. Im Band des Dokumentenfenster sind alle Funktionen des Dokuments verfügbar.
E-Mails, die im einfachen Zustand versendet wurden, haben keinen Einfluss auf den Empfang der E-Mail. Eine E-Mail im einfachen Zustand, die Sie intern in F2 versenden, wird auf die gleiche Art und Weise, wie jede andere eingehende E-Mail, empfangen, und der Empfänger hat die Möglichkeit, diese zu bearbeiten. Das Zugriffsniveau für E-Mails im einfachen Zustand hängt vom Zugriffsniveau neuer Dokumente ab, das von der Organisation definiert wurde. Standardmäßig ist dieses auf „Beteiligte“ eingestellt.
Neue detaillierte E-Mail
Neue E-Mails öffnen sich im detaillierten Zustand, abhängig von Ihren persönlichen Einstellungen oder durch Klicken auf Vorgangsbearbeitung in einer E-Mail im einfachen Zustand.
Metadatenfelder in E-Mails
In Verbindung mit der Erstellung einer E-Mail können Sie, ungeachtet dessen Zustands, folgende Informationen in den Metadatenfeldern angeben:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
„Betreff“ |
Den Betreff tragen Sie direkt in der E-Mail ein. Das Feld entspricht der Betreffzeile einer E-Mail. Dieses Feld wird nicht automatisch ausgefüllt, wenn Sie eine „Neue E-Mail“ erstellen. Im Unterschied hierzu fragt F2 bei der Option „Neues Dokument“ vor dem Erstellen des Dokuments nach einem „Betreff“. |
„Von“ |
Dieses Feld ist nur im detaillierten Zustand sichtbar und wird automatisch ausgefüllt, wenn Sie eine neue E-Mail erstellen. Sie haben die Möglichkeit, Sie oder Ihre Org.Einheit als Standardabsender bei neuerstellten E-Mails anzugeben. Lesen Sie mehr über die Wahl eines Standardabsenders im Reiter "Dokumente" im Dialogfenster "Optionen". In F2 können Sie folgende Absender einstellen:
Wenn Sie im Feld schreiben, ruft F2 entsprechende Kontakte, wie interne Benutzer, Verteilerlisten und externe Beteiligte auf. Beteiligte können Sie ebenso mit einem Klick auf das Beteiligtensymbol |
„An“ |
Hier geben Sie den/die Empfänger der E-Mail an. Sie können Beteiligte auf drei Weisen als Empfänger hinzufügen:
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„Cc“ |
Hier geben Sie die Cc-Empfänger der E-Mail an. Sie fügen Cc-Empfänger auf dieselbe Weise wie im Feld „An“ hinzu. |
„Xbc“ |
Hier geben Sie die Xbc-Empfänger der E-Mail an. Sie fügen Xbc-Empfänger auf dieselbe Weise wie im Feld „An“ hinzu. Wenn ein externer Beteiligter unter Xbc eingetragen wird, entspricht das dem Feld „Bbc“ in traditionellen E-Mail-Systemen. Wenn ein interner Beteiligter unter Xbc eingetragen wird, entspricht dies „Cc“. Xbc ist für andere F2 Benutzer sichtbar und ist daher nur beim Absenden von externen E-Mails relevant. |
| Sie können bessere Vorschläge für Beteiligte in den Feldern „An“, „Cc“ und „Xbc“ konfigurieren, sodass die Vorschläge relevanter für Sie werden. Konfigurationen erfolgen in Zusammenarbeit mit cBrain. |
Beteiligten mit Drag-and-drop kopieren
Sie können markierte Beteiligte zwischen den „An“-, „Cc“- und „Xbc“-Feldern mit Drag-and-drop kopieren.
Beteiligte anzeigen
Die Empfänger in den Feldern „An“, „Cc“ und „Xbc“ können Sie sich in einer Liste anzeigen lassen, damit Sie als Absender den angegebenen Empfänger einer E-Mail einsehen können.
Mit einem Klick auf 
werden die Zeilen ausgeklappt und eine übersichtliche Liste über sämtliche Empfänger angezeigt.
Sie können sich die Eigenschaften eines hinzugefügten Beteiligten anzeigen lassen, indem Sie den Mauszeiger über den Namen des Beteiligten halten.
Sollte es sich um einen internen Beteiligten handeln, zeigt ein Tooltipp den Onlinestatus an, ob der Beteiligte „abwesend“ ist, sowie Informationen über die Jobrollen des Beteiligten.
Die Eigenschaften eines Beteiligten können Sie mit einem Rechtsklick auf den Beteiligten und der Auswahl von Eigenschaften anzeigen im Kontextmenü einsehen.
Daraufhin öffnet sich das Dialogfenster für Beteiligteneigenschaften. Der Name des Beteiligten ist Betreff des Dialogfensters.
Formatauswahl bei einer E-Mail
Bevor Sie eine E-Mail versenden, können Sie auswählen, in welchem Format die angehängten Schriftstücke versendet werden sollen. Die Versandfelder müssen im Dokumentenfenster angezeigt werden, bevor es möglich ist, ein Format zu wählen.
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das angehängte Schriftstück im Schriftstückbereich. Hier wählen Sie, ob das angehängte Schriftstück im PDF-Format oder im ursprünglichen Format bleiben soll, wie zum Beispiel Word- oder PowerPoint-Format.
Sollte Ihre Organisation über den F2 Metadatenentferner (Dokumentation auf Dänisch verfügbar) verfügen, können Sie die Schriftstücke auch von Metadaten bereinigen.
| Wenn Sie eine E-Mail intern in F2 versenden, wird die Formatauswahl für die angehängten Schriftstücke keine Bedeutung für den Empfänger haben. Der Schriftstückbereich kann nur beim Versenden an externe Beteiligte verwendet werden. Externe Beteiligte können nur das Format einsehen, das vom Absender bei der Formatauswahl festgelegt wurde. |
Wenn mehrere Schriftstücke einem Dokument angehängt sind, haben Sie die Möglichkeit, dasselbe Format für alle Schriftstücke festzulegen.
Information zu E-Mails
Im Dokumentenfenster erscheint eine Informationsanzeige für Dokumente, die angibt, wann diese Dokumente als E-Mails gesendet oder empfangen wurden. Dort ist auch ersichtlich, ob die E-Mail intern oder extern gesendet oder empfangen wurde. Außerdem können Sie sehen, wenn es Probleme beim Versenden der E-Mail gab. Die Informationen werden unter dem Band des Dokuments angezeigt.
Externe E-Mails empfangen
F2 sperrt den E-Mail-Text und eventuelle Anhänge, wenn Sie eine E-Mail empfangen.
Jedoch können Sie einige Metadaten von empfangenen E-Mails ändern, wenn Sie vollen Schreibzugriff auf das Dokument besitzen:
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"Betreff"
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"Von" (Absender)
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"An" (Empfänger)
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"Cc" (Empfänger)
Änderungen in den Metadaten können Sie im Dialogfenster "Ereignisprotokoll: Dokument" unter "Metadaten anzeigen" sehen. Das Dialogfenster öffnet sich, indem Sie auf Ereignisprotokoll im Reiter "Erweitert" im Dokumentenfenster klicken.
| Mit den erweiterten Suchfeldern "Dokumentenbetreff" oder "Dokumenten -oder Vorgangsbetreff" in der Suchgruppe "Allgemein" können Sie sowohl nach dem ursprünglichen als auch dem aktuellen Betreff der E-Mail suchen. Das Suchergebnis wird immer mit dem aktuellen Betreff der E-Mail angezeigt. |
Automatische Verknüpfung mit dem Vorgang, wenn externe Beteiligte auf E-Mails aus F2 antworten
F2 kann so konfiguriert werden, dass Antworten von externen Beteiligten mit dem Dokument verknüpft werden, auf das sie sich beziehen. Diese Funktion ist Teil der F2-Installation und kann ein- und ausgeschaltet werden.
Wenn die Funktion aktiviert ist, wird die Antwort von der externen E-Mail-Adresse automatisch mit der ursprünglichen E-Mail verknüpft. Wenn das Dokument, mit dem die eingehende E-Mail verknüpft wird, eine Vorgangsnummer besitzt, wird es automatisch mit demselben Vorgang verknüpft.
Im Dokumentenfenster können Sie andere Dokumente aus derselben Korrespondenz einsehen. Unter dem Reiter „Erweitert“ finden Sie das Dialogfenster „Bezogene Dokumente“, in dem eine Liste aufgeführt ist.
Ein Administrator kann einstellen, dass alle ausgehenden E-Mails einer Behörde die Dokumenten-ID und/oder Vorgangsnummer im Feld "Betreff" haben sollen. Lesen Sie hier mehr.
Zugriffsniveau für E-Mails
Verschiedene Umstände steuern, welches Zugriffsniveau einer E-Mail erteilt wird, abhängig davon, wie die E-Mail in F2 erstellt wurde. Dies wird in den folgenden Abschnitten beschrieben.
Zugriffsniveau für externe, in F2 importierte E-Mails
Wenn F2 so eingerichtet ist, dass E-Mails von einem E-Mail-Server importiert werden sollen, wird den daraus erstellten Dokumenten automatisch ein Zugriffsniveau zugewiesen. Dies ist ein wichtiger Punkt, der von der F2-Organisation berücksichtigt werden sollte.
Für viele Organisationen kann es von Vorteil sein, dass E-Mails, die nicht privat sind, von allen Mitarbeitern eingesehen werden können, und dass diese E-Mails der Organisation zugänglich sind, wenn Mitarbeiter erkranken oder ihren Arbeitsplatz verlassen.
Standardmäßig ist F2 so eingerichtet, dass die Privatsphäre der einzelnen Benutzer respektiert wird. Dies bedeutet, dass F2 importierten E-Mails automatisch das Zugriffsniveau „Beteiligte“ zuweist. In der Praxis bedeutet dies, dass nur der Empfänger die entsprechende E-Mail einsehen kann, bis das Zugriffsniveau von diesem Benutzer erweitert wird.
Es ist auch möglich, dass in F2 importierte E-Mails standardmäßig das Zugriffsniveau der „Org.Einheit“ erhalten. Diese Konfiguration erfolgt in Zusammenarbeit mit cBrain.
Das Zugriffsniveau für importierte E-Mails kann eingesehen und eingerichtet werden, wenn Sie den Reiter "Allgemein" im Dialogfenster „Optionen“ öffnen. Das Dialogfenster öffnet sich vom Reiter "Optionen" im Hauptfenster aus.
Zugriffsniveau in Verbindung mit „Antworten/Weiterleiten“
Dokumente, die beantwortet oder weitergeleitet werden, erhalten automatisch dasselbe Zugriffsniveau wie ein neuerstelltes Dokument. Wie bei neu erstellten Dokumenten, erhalten Sie dadurch auch die Möglichkeit, die Vorgangshilfe zu nutzen. Das jeweilige Zugriffsniveau variiert von Organisation zu Organisation und ist konfigurationsabhängig.
| Mithilfe einer Konfigurationeinstellung kann eingestellt werden, dass das Zugriffsniveau des Originaldokuments kopiert wird, wenn Dokumente beantwortet oder weitergeleitet werden. Konfigurationen erfolgen in Zusammenarbeit mit cBrain. |
Zugriff auf E-Mails, die eine formelle Behandlung erfordern, kann über die Vorgangshilfe verwaltet werden
F2 kann so eingerichtet werden, dass E-Mails, die einer formellen Behandlung bedürfen, automatisch ein erweiterter Zugriff zugewiesen wird, während Sie Ihre privaten E-Mails privat verwalten können. Diese Einrichtung kann mit der Vorgangshilfe vorgenommen werden.
Wenn Sie eine importierte E-Mail, die einer formellen Behandlung bedarf, empfangen, setzen Sie ein Häkchen in das Kontrollkästchen für die „Vorgangshilfe“ im Dokumentenfenster. Das Dokument muss dafür im Bearbeitungsmodus sein.
Lesen Sie mehr über die Vorgangshilfe und deren Funktionen.