Notiz
Die Notiz ist wie der Chat eine informelle Kommunikationsform in F2. Ein wesentlicher Unterschied zwischen Chat und Notiz besteht darin, dass alle Benutzer, die ein Dokument einsehen können, ebenfalls eine dem Dokument hinzugefügte Notiz einsehen können. Außerdem wird eine Notiz nicht automatisch gelöscht, sondern verbleibt im Dokument, bis ein Benutzer mit dem Recht „Kann Notizen löschen“ die Notiz eventuell löscht.
Sie können eine Notiz sowohl einem Dokument als auch einem Vorgang hinzufügen. Eine Notiz können Sie zu einem Dokument hinzufügen, ohne dieses in den Bearbeitungsmodus versetzen zu müssen. Sie können auch Dokumenten und Vorgängen mit dem Status „Abgeschlossen“ eine Notiz hinzufügen. Dokumenten und Vorgängen kann eine beliebige Anzahl von Notizen hinzugefügt werden.
Darüber hinaus können Sie auch Beteiligte zu einer Dokumentennotiz hinzufügen. Wenn Sie einen Beteiligten zu einer Notiz hinzufügen, wird die Notiz mit dem Dokument in dessen Posteingang abgelegt. Dies geschieht beispielsweise, wenn Sie einer E-Mail eine Telefonnotiz hinzufügen und wünschen, dass die betroffene Person direkte Informationen hierzu in ihrem Posteingang erhält.
| Sie benötigen das Recht „Kann Notizen löschen“, um Notizen löschen zu können. |
Neue Notiz aus dem Hauptfenster heraus hinzufügen
Eine Notiz kann direkt aus dem Hauptfenster erstellt werden, ohne dass das Dokument geöffnet werden muss.
Markieren Sie ein Dokument in der Ergebnisliste des Hauptfensters und klicken Sie auf Neue Notiz, welches sich im Drop-down-Menü von "Neuer Chat" befindet. Hiermit öffnen Sie das Notizfenster des markierten Dokuments und können eine Notiz schreiben. Sie können der Notiz zudem Teilnehmer hinzufügen.
Neue Notiz aus dem Dokumentenfenster heraus hinzufügen
Im Band des Dokumentenfensters wird Ihnen der Menüpunkt „Neue Notiz“ in der Menügruppe „Neu“ angezeigt. Mit einem Klick auf Neue Notiz öffnet sich das Notizfenster, in dem Sie Ihre Notiz schreiben können. Sie können der Notiz auch Teilnehmer hinzufügen.
Neue Notiz aus dem Vorgangsfenster heraus hinzufügen
Klicken Sie im Band des Vorgangsfensters auf Neue Notiz. Hiermit öffnet sich das Notizfenster, in dem Sie Ihre Notiz schreiben können. Der Notiz eines Vorgangs können Sie keine Teilnehmer hinzufügen.
Lesen Sie mehr über Notizen in Vorgängen.
Das Notizfenster auf dem Dokument
Sie tragen Ihre Notiz in das Schreibfeld unten im Notizfenster ein und versenden die Notiz, indem Sie auf das Notiz versenden-Symbol 
klicken oder den Tastaturbefehl Strg + Enter eingeben.
Der Text der Notiz wird über dem Schreibfeld angezeigt.
Wenn sich auf einem Dokument mehrere Chats oder Notizen befinden, wird Ihnen eine Übersicht auf der linken Seite angezeigt.
Die Funktionen im Notizfenster eines Dokuments, werden hier beschrieben. Sie unterscheiden sich von den Funktionen, die im Notizfenster eines Vorgangs verfügbar sind.
Teilnehmer einer Notiz hinzufügen
Sie können der Notiz Teilnehmer hinzuzufügen. Teilnehmer einer Notiz werden auf dieselbe Weise hinzugefügt wie Teilnehmer eines Chats.
Wenn Teilnehmer einer Notiz hinzugefügt werden, erscheinen diese auf der rechten Seite des Notizfensters. Teilnehmer einer Notiz können der Notiz ebenso weitere Teilnehmer hinzufügen. Wenn die Teilnehmer ihrem jeweiligen Benutzerprofil ein Bild zugewiesen haben, erscheint dieses in der Teilnehmerliste der Notiz.
Wenn eine Notiz an einen oder mehrere Notizteilnehmer verschickt wird, wird das Dokument mit der Notiz im Posteingang des Notizteilnehmers erscheinen.
Wenn ein Notizteilnehmer den letzten Beitrag der Notiz gesehen hat, erscheint das „gelesen“-Symbol 
neben dem Notizteilnehmer.
Klicken Sie auf das „Teilnehmer entfernen“-Symbol 
neben einem Teilnehmer, um diesen aus der Notiz zu entfernen. Nur der Ersteller der Notiz kann sich selbst von der Notiz entfernen. Die übrigen Teilnehmer können sich selbst und andere Teilnehmer von der Notiz entfernen.
Funktionen im Notizfenster des Dokuments
Die Funktionen des Notizfensters sind in einem Drop-down-Menü auf der rechten Seite des Notizfensters aufgelistet.
Im Folgenden werden die Funktionen beschrieben.
| Funktion | Beschreibung | ||
|---|---|---|---|
„Notiz benennen“ |
Das Dialogfenster „Notiz benennen“ öffnet sich, in dem Sie die entsprechende Notiz benennen können. Es kann von Vorteil sein, die Notiz zu benennen, wenn sich zum Beispiel weitere Notizen auf demselben Dokument befinden. Der Betreff des Notizfensters wird als „[Dokumentenbetreff] – [Betreff der ausgewählten Notiz]“ angezeigt. Wenn Sie die Notiz nicht benannt haben, werden stattdessen die Namen der Notizteilnehmer angezeigt. Wenn es mehr als zwei Notizteilnehmer gibt, werden die Initialen der Teilnehmer angezeigt. |
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„Als nicht gelesen markieren“ |
Hier markieren Sie den letzten Beitrag als ungelesen. Wenn Sie die Funktion ausgewählt haben, schließt sich das Notizfenster und die Notiz wird im Dokument mit diesem Symbol |
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„Mitteilungen deaktivieren“ |
Hier deaktivieren Sie die Mitteilungen für die ausgewählte Notiz entweder für eine Stunde, acht Stunden, 24 Stunden oder bis Sie die Mitteilungen wieder aktivieren. 
Abbildung 7. Mitteilungen deaktivieren
Die Dokumente mit Notizen, in denen Sie die Mitteilungen deaktiviert haben, werden nicht in Ihrem Posteingang angezeigt, wenn diese Notizen in der gewählten Zeitspanne neue Beiträge beinhalten. |
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„Text kopieren“ |
Kopiert den gesamten Inhalt der Notiz. |
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„Dokument öffnen“ |
Öffnet das Dokument, dem die Notiz hinzugefügt ist. |
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„Notiz löschen“ |
Löscht die Notiz. Nur wenn Sie das Recht „Kann Notizen löschen“ besitzen, können Sie die Notiz löschen. Bevor die Notiz gelöscht wird, bittet Sie F2 um eine Bestätigung. |
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„Notiz verlassen“ |
Das Dialogfenster "Teilnehmer entfernen" öffnet sich. Sie können sich selbst als Teilnehmer aus einer Notiz entfernen, indem Sie im Dialogfenster auf Ja klicken.
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Notiz empfangen
Ein Notizteilnehmer erhält das Dokument, auf dem sich die Notiz befindet, in seinem Posteingang. Das Dokument wird fettgedruckt angezeigt, und das Notizsymbol wird in der Ergebnisliste mit einem blauen Kreis angezeigt 
. Sie können die Notiz lesen, indem Sie den Mauszeiger über dieses Symbol halten (siehe folgende Abbildung).
Sie können eine Notiz öffnen, ohne vorher das Dokument zu öffnen, indem Sie mittels Doppelklick auf das Notizsymbol klicken.
Sie können Notizen ebenfalls über die Vorschau im Hauptfenster einsehen (siehe folgende Abbildung).
Im Dokumentenfenster finden Sie die Notiz auf der rechten Seite über dem Schriftstückbereich (siehe folgende Abbildung). Klicken Sie auf das Notizsymbol 
, um einen kleinen Ausschnitt des Inhalts der Notiz angezeigt zu bekommen. Klicken Sie auf den Notiztext, um das Notizfenster zu öffnen.
Zugriffsberechtigungen von Notizteilnehmern auf Dokumente
Notizen verfügen über denselben Dokumentenzugriff wie die Chats. Sie finden die Zugangsberechtigungen für Chats im Abschnitt Zugriffsberechtigungen von Chatteilnehmern.