Ergänzender Sachbearbeiter

Im Feld „Erg. Sachbearb.“ wählen Sie die Personen, Org.Einheiten, Teams und/oder Verteilerlisten aus, die bei der Sachbearbeitung unterstützen sollen, ohne dabei Verantwortliche für das Dokument zu sein. Auch wenn Sie dem Dokument einen neuen Verantwortlichen zuweisen, bleibt das Feld "Erg. Sachbearb." unverändert.

Ergänzenden Sachbearbeiter hinzufügen

Setzen Sie das Dokument oder der Vorgang in den Bearbeitungsmodus, um einen ergänzenden Sachbearbeiter hinzuzufügen. Personen, Org.Einheiten, Teams und/oder Verteilerlisten fügen Sie in einem Dokument oder Vorgang über das Feld „Erg. Sachbearb.“ hinzu. Anschließend klicken Sie auf Speichern.

Abbildung 1. Hinzufügen von ergänzenden Sachbearbeitern im Dokument

Wenn Sie dem Dokument eine Person oder Org.Einheit als ergänzenden Sachbearbeiter hinzugefügt haben, empfangen die Personen oder Org.Einheiten das Dokument in ihrem jeweiligen Posteingang.

Abbildung 2. Ergänzender Sachbearbeiter erhält ein Dokument im Posteingang

In der Spalte "Mitteilungssymbol" zeigt Ihnen ein Info-Symbol , dass der Benutzer oder die Org.Einheit als ergänzender Sachbearbeiter hinzugefügt wurde/n.

Zugriffsniveau für ergänzende Sachbearbeiter

Sie haben die Möglichkeit, in einem Dokument, einem Benutzer/Org.Einheit/Team/Verteilerliste den Status als ergänzenden Sachbearbeiter zu geben. Ein ergänzender Sachbearbeiter erhält somit den Zugriff, ein Dokument zu lesen und/oder zu bearbeiten.

Die Grundlage für die Zugriffsberichtigungen eines ergänzenden Sachbearbeiters beruht darauf, was der Benutzer, der den ergänzenden Sachbearbeiter hinzufügen möchte, in seinen persönlichen Einstellungen gewählt hat.

Sie können eins der folgenden drei Niveaus an Zugriffsberechtigungen wählen:

Lesezugriff: Die ergänzende Org.Einheit und/oder der ergänzende Sachbearbeiter erhält/erhalten lediglich Lesezugriff auf das Dokument.
Schreibzugriff für Schriftstücke: Die ergänzende Org.Einheit und/oder der ergänzende Sachbearbeiter erhält/erhalten lediglich Schreibzugriff auf die angehängten Schriftstücke (das Dokumentenschriftstück eingeschlossen), aber nicht auf die Metadaten des Dokuments.
Voller Schreibzugriff: Die ergänzende Org.Einheit und/oder der ergänzende Sachbearbeiter erhält/erhalten Schreibzugriff auf die Metadaten des Dokuments und die angehängten Schriftstücke (das Dokumentenschriftstück eingeschlossen).

Der Standardwert für ergänzende Org.Einheiten und Sachbearbeiter ist "Voller Schreibzugriff".

Benutzer mit vollem Schreibzugriff auf das Dokument können die Zugriffsberechtigungen nachträglich direkt im Dokument ändern. Die Zugriffsberechtigungen können eingesehen und geändert werden, indem Sie mit der rechten Maustaste auf den Beteiligten im Feld "Erg. Sachbearb." klicken. Im Kontextmenü wählen Sie "Zugriffsberechtigungen auf das Dokument". Dort sehen Sie das aktuelle Berechtigungsniveau und können ein neues individuelles Niveau für den ergänzenden Sachbearbeiter wählen.

Abbildung 3. Zugriffsberechtigungen der ergänzenden Sachbearbeiter auf das Dokument anzeigen

Benutzer, die als ergänzende Sachbearbeiter von einem Dokument entfernt werden, verlieren auch ihren Lesezugriff auf das Dokument, es sei denn, andere Verhältnisse bewirken, dass die Benutzer Zugriff darauf haben. Das heißt, wenn der Zugriff auf das Dokument auf „Beteiligte“ festgelegt wurde, haben nur die aktuell Beteiligten Lesezugriff auf das Dokument.