F2 Datenaufräumung
F2 Datenaufräumung erfüllt verschiedene Anforderungen an die Datenaufräumung und -löschung. Datenschutzgesetze verpflichten Organisationen, Daten, einschließlich personenbezogener Daten, sicher zu speichern und sie anschließend gemäß den Richtlinien der Organisation zu löschen. Wenn Daten in ein anderes F2-System verschoben werden, beispielsweise im Zusammenhang mit einer Übertragung an das Bundesarchiv, kann es erforderlich sein, Vorgänge und Dokumente zu löschen. Dies trifft auch zu, wenn Vorgänge und Dokumente irrtümlich erstellt worden sind.
Vor diesem Hintergrund unterstützt F2 Datenaufräumung Ihre Organisation darin, kontinuierlich Listen über Vorgänge und Dokumente zu erstellen, die gelöscht werden sollten. So können Sie jederzeit Ihre Datenbank pflegen.
F2 Datenaufräumung ist ein Werkzeug, das Sie beim regelmäßigen Löschen von Vorgängen und Dokumenten Ihrer Organisation unterstützt, ohne eine Löschpolitik vorzugeben. Das Modul ist für umfassende, periodische Aufräumprozesse vorgesehen und gibt einen aktuellen Überblick über Vorgänge oder Dokumente, die aufgeräumt werden sollen. Das Moduldesign ermöglicht daher das gleichzeitige Aufräumen und gegebenenfalls Löschen mehrerer Vorgänge und Dokumente, basierend auf festgelegten Parametern wie Aussonderungsarten und Schlüsselwörtern. Einzelne Vorgänge oder Dokumente, beispielsweise irrtümlich erstellte Duplikate, löschen Sie über das Vorgangsfenster oder über das Dokumenten- oder Hauptfenster.
Benutzer, die auf F2 Datenaufräumung zugreifen können, können personenbezogene Daten von Beteiligten und eine Reihe ausgewählter Metadaten von Vorgängen und Dokumenten einsehen. Letztere sind relevant, um beurteilen zu können, ob ein Vorgang oder Dokument gelöscht werden kann. Die Metadaten umfassen unter anderem den verantwortlichen Benutzer und die verantwortliche Org.Einheit, Aussonderungsarten, Schlüsselwörter und Aktenzeichen. Das Modul gibt keinen Einblick in den Inhalt von Dokumenten oder angehängten Schriftstücken. Wenn Sie das Modul benutzen, erhalten Sie somit keinen unnötigen Zugriff auf personenbezogene Daten.
Weitere Details zum Zugriff finden Sie unter Zugriff auf F2 Datenaufräumung, während sicherheitsrelevante Einschränkungen unten beschrieben werden. Nach einer Beschreibung davon, wie Sie Zugriff auf das Modul erhalten, und welche Konsequenzen dies für die Datensicherheit hat, werden die Arbeit mit Aufräumsuchen sowie deren Inhalt unter Verwaltung von Aufräumsuchen beschrieben. Schließlich erläutert der Abschnitt Datenaufräumung ausführen die Durchführung des eigentlichen Aufräumprozesses inklusive der Möglichkeit, Berichte zu erstellen.
Sicherheit
Wenn Sie Zugriff auf F2 Datenaufräumung haben, erhalten Sie möglicherweise auch Zugriff auf ausgewählte Metadaten aller Dokumente und Vorgänge Ihrer F2-Installation, sowie die Berechtigung, diese permanent zu löschen.
| Benutzer können Betreff, Verantwortlichen, Schlüsselwort und andere Metadaten von Dokumenten und Vorgängen einsehen. Wenn der Benutzer keinen Zugriff auf den Inhalt des Dokuments hat, erhält er diesen auch nicht über das Modul. Das gilt sowohl für das Dokumentenschriftstück als auch für angehängte Schriftstücke des Dokuments. |
Sie können auf das Modul zugreifen, wenn Sie die nötige Standardrolle haben oder wenn Ihnen ein bestimmtes Recht zugewiesen wird. Weisen Sie die Rolle und das Recht im Hinblick auf die Datensicherheit mit äußerster Vorsicht zu. Um die Sicherheit zu gewährleisten und die Nutzung des Moduls zu überwachen, wurde in das Modul eine Berichtsfunktion integriert. Damit kann beim Aufräumen automatisch das Gelöschte dokumentiert werden und die Gründe hierfür werden festgehalten.
Das Löschen von Vorgängen und Dokumenten wird auch in der F2 Datenbank dokumentiert. Diese Dokumentation können Sie nicht löschen. Sie können diese Dokumentation mithilfe des Moduls Analytics extrahieren.