Zugriff auf F2 Datenaufräumung
Sie erhalten Zugriff auf F2 Datenaufräumung auf zwei Arten: über eine Standardrolle und über ein Recht. Die Struktur und internen Richtlinien Ihrer Organisation für das Aufräumen und Löschen bestimmen, wie diese zugewiesen werden sollten. Die beiden Arten, um Zugriff zu erhalten, sind folgende:
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Die Standardrolle „Kann Datenaufräumung ausführen“ gibt Ihnen die Möglichkeit, alle Dokumente und Vorgänge in der F2-Installation, welche den Suchkriterien einer Aufräumsuche entsprechen, einzusehen und zu löschen. Dies ist unabhängig von Ihrem Zugriff auf die Vorgänge und Dokumente. Dazu gehören auch Vorgänge und Dokumente, die aufgrund ihres Registrierungsstatus oder Ähnlichem nicht gelöscht werden können.
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Das Recht „Kann Datenaufräumung ohne zusätzlichen Zugriff ausführen“ gibt Ihnen die Möglichkeit, in Dokumenten und Vorgängen aufzuräumen und diese zu löschen, auf die Sie bereits Schreibzugriff haben. Dies gilt jedoch nicht für Dokumente und Vorgänge mit Dokumenten, die zur Registrierung markiert sind, oder für Dokumente und Vorgänge, die weiteren üblichen Einschränkungen beim Löschen unterliegen. Wenn Sie das Recht haben, können Sie in einer Aufräumsuche auch Dokumente und Vorgänge sehen, auf die Sie Lesezugriff haben, diese jedoch nicht löschen können.
Benutzer mit der Rolle „Kann Datenaufräumung ohne zusätzlichen Zugriff ausführen“ und Benutzer mit dem Recht „Kann Datenaufräumung ohne zusätzlichen Zugriff ausführen“ können dieselben Aufräumsuchen aus der gesamten F2-Installation sehen. Für Benutzer, die das Recht besitzen, können Inhalt und Umfang der Listen jedoch je nach Zugriffsniveau und -beschränkung oder anderen Metadaten der betroffenen Vorgänge bzw. Dokumente variieren. Keine weiteren Benutzer innerhalb der Installation können die Aufräumsuchen sehen.
Unten finden Sie eine grafische Darstellung der beiden Zugriffsniveaus. Dadurch kann eine Überschneidung zwischen den Dokumenten und Vorgängen entstehen, die von verschiedenen Benutzern gelöscht werden können und die Löschprozesse können einander beeinflussen.
Die Rolle „Kann Datenaufräumung ausführen“ wird von einem Benutzer mit dem Recht „Benutzer verwalten“ zugewiesen und das Recht „Kann Datenaufräumung ohne zusätzlichen Zugriff ausführen“ von einem Benutzer mit dem Recht „Rechte verwalten“.