Datenaufräumung ausführen

Aufräumprozesse basieren auf vorhandenen Aufräumsuchen.

Der erste Schritt in Ihrem Aufräumprozess besteht darin, das Ergebnis Ihrer Aufräumsuche dahingehend zu beurteilen, ob die darin enthaltenen Dokumente oder Vorgänge basierend auf ihren Metadaten tatsächlich gelöscht werden sollen. In der Aufräumliste im Fenster „Datenaufräumung“ können Sie die Vorgänge ausklappen, indem Sie auf den Pfeil links des Vorgangsbetreffs klicken. Sie öffnen Dokumente oder Vorgänge per Doppelklick auf den Betreff.

Sie können sich auch einen Überblick über die Vorgänge und deren Dokumente verschaffen, indem Sie einen Löschbericht erstellen.

Sie sehen den Verantwortlichen eines Vorgangs und eines Dokuments sowohl in der Spalte "Verantwortlicher" als auch in der Vorschau. Von hier aus können Sie den entsprechenden Benutzer kontaktieren, um die Dokumenten- oder Vorgangsmetadaten zu aktualisieren. Dies kann beispielsweise dann relevant sein, wenn ein Dokument oder ein Vorgang aufgrund falscher Metadaten in der Aufräumliste erscheint. Auf diese Weise stellen Sie sicher, dass Vorgänge und Dokumente nicht fälschlicherweise in einer Aufräumliste erscheinen und darausfolgend gelöscht werden.

Sie können Vorgänge und Dokumente auch manuell von der Aufräumliste entfernen. Ein Dokument können Sie jedoch nicht von einer Vorgangsaufräumliste entfernen. Markieren Sie einen Vorgang oder ein Dokument und klicken Sie im Band auf Von der Liste entfernen. Nutzen Sie die Pfeiltasten (auf und ab), um in der Aufräumliste zu navigieren. Entfernen Sie schnell Vorgänge oder Dokumente von der Liste, indem Sie auf Ihrer Tastatur auf Entfernen drücken. Auf diese Weise entfernen Sie einen Vorgang oder ein Dokument nur vorübergehend aus der Aufräumliste. Wenn ein Vorgang (oder die Metadaten dessen Dokumente) oder ein Dokument weiterhin die Kriterien der Aufräumsuche erfüllt, erscheint der Vorgang oder das Dokument wieder in der Aufräumliste, wenn die F2 Datenaufräumung das nächste Mal geöffnet oder aktualisiert wird.

Bevor Sie mit dem Aufräumprozess beginnen, empfiehlt es sich, Löschberichte über den Inhalt der Aufräumliste zu erstellen. Damit können Sie überprüfen und beurteilen, welche Vorgänge oder Dokumente aus der jeweiligen Aufräumliste gelöscht werden. Löschberichte sind auch eine Möglichkeit, Listen über zu löschende Dokumente und Vorgänge mit Benutzern in F2 zu teilen, ohne dass diese Zugriff auf F2 Datenaufräumung haben. Die Erstellung von Berichten unterstützt die Erfüllung von Dokumentationsanforderungen und formalen Genehmigungsverfahren.

Klicken Sie auf Löschbericht erstellen. F2 erstellt dann automatisch ein neues Dokument mit dem Betreff „Löschbericht über [Anzahl] Vorgang/Vorgänge“ oder „Bericht beim Löschen von [Anzahl] Dokumenten“ und platziert es in Ihrem Posteingang. Bei Berichten für Vorgangsaufräumlisten enthält das Dokument einen PDF-Bericht und jeder Bericht hat den Betreff „Löschbericht über den Vorgang [Vorgangsbetreff]“. Bei Berichten für Dokumentenaufräumlisten wird ein einzelner PDF-Bericht mit dem Betreff „Bericht beim Löschen von [Anzahl] Dokumenten“ erstellt.

Die Berichte haben den Betreff „Zu löschender Vorgang“ oder „Zu löschendes Dokument“ und beschreiben:

Die Elemente einer Aufräumliste sind bereit zum Löschen, sobald Sie die gesuchten Vorgänge oder Dokumente überprüft und mögliche falsch markierte oder aus anderen Gründen aufzubewahrende Elemente entfernt haben. Klicken Sie auf Alles auf Liste löschen im Band des Dialogfensters „Datenaufräumung“. Daraufhin öffnet sich das untenstehende Dialogfenster, in dem Sie das Löschen bestätigen. Außerdem können Sie wählen, ob Sie einen Bericht über die gelöschten Elemente erstellen möchten.

Setzen Sie ein Häkchen bei „Löschbericht erstellen“, um bei der Löschung Löschberichte zu erstellen. Die Berichte erstellen Sie auf die gleiche Art, wie die vor der Löschung erstellten Berichte.

Klicken Sie auf Löschen, um mit dem Löschen zu beginnen. Der Löschprozess läuft im Hintergrund und Sie können währenddessen weiterarbeiten. Sie können den Löschprozess aus dem Dialogfenster heraus abbrechen, indem Sie auf Abbrechen klicken. Es wird dann auch kein Löschbericht erstellt.

Es kann vorkommen, dass Sie einige Vorgänge oder Dokumente nicht löschen können. Das kann der Fall sein, wenn Sie nur über das Recht „Kann Datenaufräumung ohne zusätzlichen Zugriff ausführen“ Zugriff auf die Datenaufräumung haben. Sie können dann in Ihrer Aufräumliste Vorgänge sehen, auf die Sie Lesezugriff haben, die Sie aber nicht löschen können. Weiterhin können Sie keine Dokumente oder Vorgänge mit verknüpften Dokumenten löschen, die registriert werden sollen. Ob ein Vorgang oder Dokument auf der Liste gelöscht wurde, geht aus Ihrem Löschbericht hervor, den Sie während des Löschens erstellen können. Lesen Sie mehr über diese Funktion im untenstehenden Abschnitt.