Verwaltung von Aufräumsuchen
Die Hauptarbeit mit Aufräumsuchen erledigen Sie im Fenster „Datenaufräumung“. Über dieses Fenster können Sie die Aufräumsuchen der Organisation erstellen, aktualisieren und löschen. Öffnen Sie das Fenster über den Reiter „Einstellungen“ des Hauptfensters, indem Sie auf den Menüpunkt Datenaufräumung klicken.
Unten sehen Sie den Aufbau des Fensters.
Das Fenster besteht aus folgenden Elementen:
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Band (1)
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Aufräumlisten (2)
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Inhalt der gewählten Liste (3)
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Vorschau (4).
Ganz oben im Fenster finden Sie ein Band mit folgenden Menüpunkten:
| Funktion | Beschreibung |
|---|---|
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Löscht alle in der ausgewählten Aufräumsuche markierten Vorgänge und Dokumente in der Datenbank. Lesen Sie mehr darüber, wie Sie alles auf einer Liste löschen. |
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Entfernt den gewählten Vorgang vorläufig von der Liste der ausgewählten Aufräumsuche. Lesen Sie mehr über die Überprüfung vom Listeninhalt. |
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Erstellt einen PDF-Bericht mit einem Überblick über existierende Vorgänge und Dokumente in der Aufräumliste. Den Bericht können Sie als Grundlage für eine Auswahl von Vorgängen und Dokumenten vor dem Löschen verwenden. Sie können außerdem einen Bericht nach dem Löschen erstellen, allerdings unterscheidet dieser sich inhaltlich in einigen Punkten. Lesen Sie mehr über Löschberichte. |
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Öffnet das Dialogfenster „Suchkriterien bearbeiten”, in dem Sie die Suchkriterien Ihrer Aufräumsuche bearbeiten können. Aus dem Dialogfenster heraus können Sie die Suche auch löschen. |
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Erstellt eine neue Dokumentenaufräumsuche oder Vorgangsaufräumsuche. |
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Aktualisiert die Aufräumliste für die ausgewählte Aufräumsuche mit den neusten Vorgängen, die Ihren Suchkriterien entsprechen. Diese Funktion ist sowohl dann relevant, wenn Vorgänge und deren Metadaten aktualisiert wurden, seitdem die Suche geöffnet wurde, als auch, wenn der Listeninhalt von anderen Benutzern bearbeitet wurde. |
Unterhalb des Bands finden Sie die gespeicherten Aufräumsuchen Ihrer Installation. Diese sind chronologisch nach dem Datum ihrer Erstellung sortiert. Klicken Sie auf eine der Suchen, um die aktuellen Dokumente und Vorgänge auf der Aufräumliste zu sehen.
Vorgänge und Dokumente werden in der Aufräumliste links dargestellt. Für sowohl Dokumenten- als auch Vorgangsaufräumliste sind die Spalten „Betreff“, „Verantwortlicher“, „Abgeschlossen am“, „ID“ und „Schlüsselwörter“ verfügbar. Für Dokumentenaufräumlisten sind außerdem die Spalten „Schlüsselwort des Vorgangs“ und „Vorgangsbetreff“ verfügbar. Sie können die Spalten nach Bedarf entfernen, jedoch keine weiteren hinzufügen. Die Spaltennamen entsprechen den Spalten der Ergebnisliste im Hauptfenster.
Rechts finden Sie eine Vorschau des ausgewählten Vorgangs oder Dokuments mit dessen Metadaten. Die Metadaten werden nach ihrer Relevanz für das Aufräumen ausgewählt. Klicken Sie auf Beteiligte, um die Beteiligten des Vorgangs oder Dokuments in der Vorschau zu sehen.
Über der Aufräumliste finden Sie ein Freitextsuchfeld, welches Sie nutzen können, um nach bestimmten Dokumenten oder Vorgängen, Verantwortlichen, Daten und Vorgangsnummern auf der jeweiligen Aufräumliste zu suchen.
Aufräumsuche erstellen
Sie können zwei Arten von Aufräumsuchen erstellen: Dokumentenaufräumsuchen und Vorgangsaufräumsuchen. Mit Dokumentenaufräumsuchen können Sie in Dokumenten aufräumen und gegebenenfalls Dokumente löschen, ohne die Vorgänge zu löschen, mit denen die Dokumente verknüpft sind. Mit Vorgangsaufräumsuchen können Sie in Vorgängen aufräumen und gegebenenfalls Vorgänge und deren verknüpften Dokumente löschen. Die beiden Arten werden in jeweils einem eigenen Abschnitt unten beschrieben.
Dokumentenaufräumsuche erstellen
Sie erstellen eine neue Dokumentenaufräumsuche, indem Sie auf Neue Dokumentenaufräumsuche klicken. Das Dialogfenster „Neue Dokumentenaufräumsuche“ öffnet sich (siehe folgende Abbildung).
Benennen Sie die Aufräumsuche. Füllen Sie ggf. die weiteren Suchfelder aus, um zu bestimmen, welche Dokumente in der Aufräumsuche enthalten sein sollen. Sie wählen selbst, welche Suchfelder für Ihre Aufräumsuche relevant sind und ausgefüllt werden sollten.
Sie können Dokumentenaufräumsuche sowohl nach den Metadaten der Dokumente als auch nach den Metadaten deren eventuellen Vorgänge definieren, wie in der Tabelle unten beschrieben.
| Feld | Beschreibung | ||
|---|---|---|---|
Betreff der Aufräumsuche |
Obligatorisches Feld. Geben Sie der Suche einen Namen, der dessen Inhalt beschreibt, beispielsweise „Personaldokumente älter als 3 Jahre“. |
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Schlüsselwort des Dokuments |
Optionales Feld. Geben Sie ein oder mehr Wörter ein. Die Suche enthält dann Dokumente, die mit mindestens einem der Schlüsselwörter versehen sind.
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Datum Dokument abgeschlossen |
Optionales Feld. Im Drop-down-Menü bestimmen Sie den Zeitraum seit Abschluss des Dokuments. Wählen Sie aus, ob die Suche Dokumente, die vor 1/2, 1, 2, 3, 5 oder 6 Jahren abgeschlossen wurden, finden soll.
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Vorgangsbetreff |
Optionales Feld. Geben Sie ein oder mehr Wörter ein. Die Suche wird nur Dokumente finden, die mit Vorgängen verknüpft sind, bei denen alle Wörter im Vorgangsbetreff enthalten sind. Sie können logische Suchoperatoren wie *, AND, OR, Klammer und Anführungszeichen verwenden. Die Verwendung von logischen Suchoperatoren wird unter Mit Operatoren suchen beschrieben. |
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Schlüsselwort des Vorgangs |
Optionales Feld. Geben Sie ein oder mehr Schlüsselwörter ein. Die Suche enthält dann Dokumente, die mit mindestens einem der Schlüsselwörter versehen sind.
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Aussonderungsarten |
Optionales Feld. Fügen Sie eine oder mehr Aussonderungsarten ein. Die Suche enthält dann Dokumente, die mit mindestens einer der Aussonderungsarten versehen sind. |
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Aktenzeichen |
Optionales Feld. Fügen Sie mindestens ein oder mehr Aktenzeichen ein. Die Suche enthält dann Dokumente, die mit mindestens einem der Aktenzeichen versehen sind. |
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Datum Vorgang abgeschlossen |
Optionales Feld. Im Drop-down-Menü bestimmen Sie den Zeitraum seit Abschluss des Vorgangs. Sie können zwischen 1/2, 1, 2, 3, 5 oder 6 Jahren wählen.
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| Dokumentenaufräumsuchen, bei denen mindestens eines der Vorgangsfelder ausgefüllt ist, suchen nur nach Dokumenten, die mit Vorgängen verknüpft sind. Lassen Sie die Vorgangsfelder leer, wenn Sie auch Dokumente ohne Vorgangsverknüpfung suchen möchten. |
Klicken Sie auf Erstellen, um die Aufräumsuche zu erstellen. Wenn Sie die Suche öffnen, zeigt sie alle Dokumente an, die mit Ihren gewählten Suchkriterien übereinstimmen.
Vorgangsaufräumsuche erstellen
Sie erstellen eine neue Aufräumsuche, indem Sie auf Neue Vorgangsaufräumsuche klicken. Das Dialogfenster „Neue Vorgangsaufräumsuche“ öffnet sich (siehe folgende Abbildung).
Benennen Sie die Aufräumsuche. Füllen Sie ggf. die weiteren Suchfelder aus, um zu bestimmen, welche Vorgänge in der Aufräumsuche enthalten sein sollen. Sie wählen selbst, welche Suchfelder für Ihre Aufräumsuche relevant sind und ausgefüllt werden sollten.
Die folgende Tabelle beschreibt die verfügbaren Suchfelder des Dialogfensters und wie Sie diese ausfüllen.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
Betreff der Aufräumsuche |
Obligatorisches Feld. Geben Sie der Suche einen Namen, der dessen Inhalt beschreibt, beispielsweise „Abgeschlossene Vorgänge“. |
Vorgangsbetreff |
Optionales Feld. Geben Sie mindestens ein Wort ein. Die Suche enthält dann nur Vorgänge, die sämtliche eingegebenen Wörter in ihrem Vorgangsbetreff enthält. Sie können logische Operatoren wie*, AND, OR, Klammern und Anführungszeichen verwenden. Sie finden eine detaillierte Beschreibung von logischen Operatoren unter Mit Operatoren suchen. |
Schlüsselwörter |
Optionales Feld. Geben Sie mindestens ein Schlüsselwort ein. Die Suche enthält dann Vorgänge, die mit mindestens einem der Schlüsselwörter versehen sind. |
Aussonderungsarten |
Optionales Feld. Fügen Sie mindestens eine Aussonderungsart ein. Die Suche enthält dann Vorgänge, die mit mindestens einer der Aussonderungsarten versehen sind. |
Aktenzeichen |
Optionales Feld. Fügen Sie mindestens ein Aktenzeichen ein. Die Suche enthält dann Vorgänge, die mit mindestens einem der Aktenzeichen versehen sind. |
Abgeschlossen am |
Optionales Feld. Im Drop-down-Menü bestimmen Sie den Zeitraum seit Abschluss des Vorgangs. Sie können zwischen 1/2, 1, 2, 3, 5 oder 6 Jahren wählen. |
Klicken Sie auf Erstellen, um die Aufräumsuche zu erstellen. Wenn Sie die Suche öffnen, zeigt sie alle Vorgänge an, die mit Ihren gewählten Suchkriterien übereinstimmen.
Suchkriterien bearbeiten oder löschen
Markieren Sie eine Aufräumsuche und klicken Sie auf Suchkriterien bearbeiten, um die Aufräumsuche zu löschen oder zu bearbeiten. Das Dialogfenster „Suchkriterien bearbeiten” öffnet sich. Bis auf den Titel und das Symbol ist das Dialogfenster, abhängig von der Art der Aufräumsuche, identisch mit dem Dialogfenster „Neue Dokumentenaufräumsuche“ oder „Neue Vorgangsaufräumsuche“. Sie bearbeiten die Suchkriterien nach denselben Prinzipien wie beim Erstellen einer Suche. Klicken Sie auf Speichern, um die Änderungen zu speichern.
Im Dialogfenster „Suchkriterien bearbeiten” können Sie auch die Suche löschen, indem Sie auf Suche löschen klicken. Das Löschen der Aufräumsuche hat keinen Einfluss auf deren Inhalt. Die in der Suche enthaltenen Vorgänge und Dokumente sind weiterhin in Ihrer F2 Installation vorhanden.
