Schriftstücke anhängen
Sie können einem Dokument ein oder mehrere Schriftstücke, wie Word-, Excel- und PowerPoint-Dateien anhängen. Neben Schriftstücken können Sie auch ein oder mehrere Dokumente als Dokumentenanhang oder PDF-Datei anhängen. Sie müssen Schreibzugriff auf Schriftstücke oder vollen Schreibzugriff auf ein Dokument haben, um ihm Schriftstücke und Dokumente anhängen zu können. Sie können Schriftstücke und Dokumente anhängen, obwohl sich das Dokument nicht im Bearbeitungsmodus befindet.
Die nachfolgende Abbildung zeigt ein Dokument, dem drei Schriftstücke sowie ein Dokument als PDF angehängt wurden (1).
In der Menügruppe „Schriftstücke“ (2) finden Sie Funktionen zum Anhängen von Schriftstücken aus Microsoft Office-Vorlagen, von Ihrem PC und aus F2. Die einzelnen Funktionen werden in den folgenden Abschnitten beschrieben.
Die Handhabung und Arbeit mit Dokumentenschriftstücken wird im Artikel Dokumentenschriftstück beschrieben.
Neues Schriftstück aus Vorlage
Der Menüpunkt Neues Schriftstück aus Vorlage öffnet das Dialogfenster „Schriftstückvorlage auswählen“. Von hier aus können Sie basierend auf persönlichen und gemeinsamen Schriftstückvorlagen neue Office-Schriftstücke direkt im Dokument erstellen.
Auf der linken Seite des Fensters sehen Sie eine Liste der verfügbaren Vorlagen und Sie können das Suchfeld über der Liste der Vorlagen nutzen, um nach einer bestimmten Vorlage zu suchen. Auf der rechten Seite des Fensters können Sie eine Vorschau der Vorlage anzeigen lassen. Im Band können Sie zudem auf Eigenschaften klicken, um die Eigenschaften einer Schriftstückvorlage angezeigt zu bekommen. Klicken Sie auf Exportieren, um eine Kopie der Vorlage außerhalb von F2 zu speichern.
Wählen Sie die gewünschte Schriftstückvorlage aus und klicken Sie im Band auf Erstellen. Geben Sie den Betreff der Vorlage ein und klicken Sie OK.
F2 öffnet daraufhin das Schriftstück im relevanten Programm. Wenn Sie zum Beispiel ein Textschriftstück ausgewählt haben, öffnet sich Word oder ein anderes Schreibprogramm. Die Einstellungen des Computers bestimmt, welches Programm geöffnet wird.
Sie können das Schriftstück im jeweiligen Programm genauso bearbeiten, wie wenn Sie das Schriftstück auf Ihrem lokalen PC geöffnet hätten. Das Schriftstück ist mit dem Dokument verknüpft. Daher müssen Sie das Schriftstück lediglich im Programm bearbeiten, speichern und schließen, wenn Sie fertig sind. F2 speichert das Schriftstück automatisch im Dokument.
| F2 speichert fortlaufend Sicherheitskopien von Schriftstücken ab, damit Ihnen keine Änderungen verloren gehen, falls ein Programm nicht mehr ordnungsgemäß funktioniert. |
Alle Benutzer können eigene Schriftstückvorlagen erstellen. Sie benötigen das Recht „Vorlagen verwalten“, um gemeinsame Schriftstückvorlagen und Vorlagen für Org.Einheiten erstellen zu können.
Anhängen
Mit einem Klick auf den Menüpunkt Anhängen öffnen Sie den Windows Explorer, wo Sie die Datei auswählen, die Sie an das geöffnete Dokument anhängen möchten. Damit ist die Funktion dieselbe wie Datei anhängen, die Ihnen im Folgenden beschrieben wird.
Im Drop-down-Menü „Anhängen“ stehen Ihnen folgende Möglichkeiten zur Verfügung:
Im Folgenden werden Ihnen die einzelnen Unterpunkte beschrieben.
Datei anhängen
Mit dieser Funktion können Sie Schriftstücke aus einer Vielzahl von externen Medien wie etwa Ihrem PC, USB-Sticks, DVDs usw. aufrufen und anhängen.
Mit einem Klick auf Datei anhängen öffnen Sie den Windows Explorer. Hier wählen Sie die Datei aus, die Sie in F2 importieren möchten. Sie können eine Datei auch anhängen, indem Sie sie in den Schriftstückbereich des Dokuments ziehen.
| Sie können keine Ordner, sondern nur deren Inhalte (Dateien) in F2 übertragen. |
Datei über den Importordner importieren
Sie können eine Datei in F2 importieren, in dem Sie den Importordner im Windows Explorer verwenden. Den Importordner finden Sie hier: %AppData%\cBrain\F2\F2 Archivordner.
In dem Ordner befindet sich die gewünschte/n Datei/en zum Import. F2 erstellt daraufhin ein Dokument jeder importierten Datei, wobei der Dokumentenbetreff dem Namen der Datei entspricht. Sie werden zugleich als Verantwortlicher des Dokuments festgelegt.
In der folgenden Abbildung wird Ihnen ein Beispiel eines Importordners in Windows angezeigt. Dieser Ordner enthält die Datei „cBrain – CSR“. Anschließend erstellt F2 ein Dokument mit dem Betreff „cBrain – CSR“, an dem die Datei „cBrain – CSR“ angehängt ist.
Dokumente aus F2 anhängen
Der Menüpunkt „Dokumente aus F2 anhängen“ bietet Ihnen die Möglichkeit, einem Dokument andere Dokumente als Anhang hinzuzufügen.
Mit einem Klick auf Dokumente aus F2 anhängen öffnet sich das Dialogfenster „Dokumente wählen“. Im Dialogfenster haben Sie dieselben Suchmöglichkeiten wie in F2’s Hauptfenster. Dabei können Sie ein oder mehrere Dokumente auswählen, die dem Dokument angehängt werden.
Der Aufbau des Suchfensters und das Anhängen von Dokumenten sind im Abschnitt Schriftstück aus F2 anhängen näher beschrieben. Das Besondere beim Anhängen von Dokumenten ist, dass Sie das Format des Dokuments auswählen, also ob Sie die Kopien als „Dokument“ oder als „PDF“ hinzufügen möchten.
Wenn Sie „Dokumentanhang“ auswählen, wird das Dokument als Dokumentenanhang hinzugefügt. Ein Dokumentenanhang beinhaltet das Dokumentenschriftstück, eine Übersicht über die Metadaten des Dokuments im PDF-Format sowie alle dem Dokument angehängten Schriftstücke im Originalformat. Ein Dokumentenanhang wird Ihnen im Schriftstückbereich als ein Ordner angezeigt, der als eine Liste von Schriftstücken ausgeklappt werden kann.
Wenn Sie „PDF“ auswählen, wird eine PDF-Gesamtversion des Dokuments hinzugefügt, die die Metadaten des Dokuments, das Dokumentenschriftstück und die dem Dokument angehängten Schriftstücke beinhaltet.
Im Abschnitt Angehängte Dokumente im Schriftstückbereich wird beschrieben, wie ein angehängtes Dokument aussieht.
Sie können ein oder mehrere Dokumente in ein Dokument kopieren, indem Sie die gewünschten Dokumente im Hauptfenster markieren und anschließend diese per Ziehen und Loslassen dem jeweiligen Dokument hinzufügen.
Dieselbe Methode wird angewandt, wenn Sie Schriftstücke aus dem Hauptfenster in ein Dokument kopieren möchten.
Angehängte Dokumente im Schriftstückbereich
Wenn ein Dokument als PDF angehängt wird, wird dieses PDF im Schriftstückbereich zusammen mit den anderen Schriftstücken angezeigt.
Wenn Sie ein Dokument als Dokumentenanhang anhängen, wird Ihnen dieses als Ordnersymbol angezeigt. Sie können den Ordner ausklappen, um das Dokumentenschriftstück einzusehen. Außerdem ist ein PDF mit einer Übersicht über die Metadaten des Dokuments sowie den Dokumentenschriftstücken im Originalformat beigelegt.
Das angehängte Dokument ist eine Kopie des Originals.
Sie können Änderungen in den Schriftstücken eines angehängten Dokuments vornehmen. Sollen die Änderungen auch im Originalschriftstück sichtbar sein, klicken Sie mit einem Rechtsklick auf das jeweilige Schriftstück und wählen Original überschreiben aus.
Bevor der Inhalt überschrieben wird, bittet Sie F2 um eine Bestätigung.
Es ist nicht möglich, ein Dokument des Typs „Dokumentenanhang“ anzuhängen, wenn das Dokument selbst über einen Dokumentenanhang verfügt. Sollten Sie versuchen, dies zu tun, fragt F2, ob Sie das Dokument ohne Dokumentenanhang anhängen möchten.
Wenn Sie beim Anhängen des Dokuments mit Dokumentenanhang stattdessen das Format „PDF“ auswählen, wird der angehängte Dokumentenanhang Teil der gesamten PDF-Datei werden.
Eine E-Mail kann andere E-Mails als Anhänge beinhalten, die wiederum angehängte Dokumente oder Schriftstücke beinhalten können. Wenn Sie eine solche E-Mail in F2 importieren, werden alle Anhänge als Schriftstücke des Dokuments erstellt. Das heißt, dass die Struktur der E-Mail in F2 nicht beibehalten wird.
Schriftstück aus F2 anhängen
Über den Menüpunkt „Schriftstück aus F2 anhängen“ können Sie angehängte Dateien aus anderen Dokumenten aufrufen und in das aktuelle Dokument kopieren.
Mit einem Klick auf Schriftstück aus F2 anhängen öffnet sich das Dialogfenster „Schriftstücke auswählen“. Im Dialogfenster haben Sie dieselben Suchmöglichkeiten wie im Hauptfenster. Dabei können Sie ein oder mehrere Schriftstücke auswählen, die dem Dokument angehängt werden.
In der Ergebnisliste können Sie die Anzeige „Schriftstücke“ auswählen. Wenn Sie ein Schriftstück markieren, wird eine Vorschau auf der rechten Seite des Fensters angezeigt.
Doppelklicken Sie auf ein Schriftstück, um es anzuhängen und das Dialogfenster zu schließen. Das entsprechende Schriftstück wird kopiert und dem aktuellen Dokument angehängt.
Sie können auch mehrere Schriftstücke gleichzeitig hinzufügen. Wählen Sie die gewünschten Schriftstücke und klicken Sie auf Schriftstück(e) hinzufügen im oberen Bereich des Dialogfensters. Wenn Sie die gewünschten Schriftstücke ausgewählt haben, klicken Sie auf OK, um diese zu kopieren und dem aktuellen Dokument anzuhängen.
Im Band des Reiters „Suchfenster“ haben Sie folgende Möglichkeiten:
| Funktion | Beschreibung |
|---|---|
|
Wenn Sie ein oder mehrere Schriftstücke in der Ergebnisliste ausgewählt haben und diese sich im Feld „Gewählte Schriftstücke“ im Band des Dialogfensters befinden, klicken Sie auf OK, um die Schriftstücke dem Dokument hinzuzufügen. |
|
Schließt das Fenster, ohne die Schriftstücke dem Dokument hinzuzufügen. |
|
Klicken Sie auf Mehrere Schriftstücke auswählen, um das Feld „Gewählte Dokumente“ zu sehen. Wenn Sie das Feld sehen können, ist die Funktion inaktiv, ungeachtet der Anzahl Schriftstücke im Feld. F2 wechselt automatisch, wenn Sie ein oder mehrere Schriftstücke markieren und Sie auf Schriftstück(e) hinzufügen klicken. Wenn Sie alle Schriftstücke von „Gewählte Dokumente“ entfernen, wechselt F2 automatisch zurück zu Ein Schriftstück auswählen. Damit können Sie leicht erkennen, ob ein oder mehrere Schriftstücke angehängt werden. |
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Damit werden die markierten Schriftstücke aus der Ergebnisliste hinzugefügt. Die gewählten Schriftstücke werden Ihnen im Feld „Gewählte Schriftstücke“ im Band des Dialogfensters angezeigt. |
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Das Feld „Gewählte Schriftstücke“ zeigt die Schriftstücke an, die Sie ausgewählt haben. Soll ein Schriftstück doch nicht zum Dokument hinzugefügt werden, klicken Sie auf |
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Mit dieser Funktion entfernen Sie alle Schriftstücke aus dem Feld „Gewählte Schriftstücke“ im Band des Dialogfensters. |
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Mit dieser Funktion können Sie eine erweiterte Suche mithilfe von Metadaten durchführen. |
| Sie können ebenfalls Dokumentenschriftstücke aus anderen Dokumenten anhängen. Diese können jedoch nicht bearbeitet werden. |
Mehrere Schriftstücke markieren und diese in ein Dokument kopieren
Sie können auch mittels Ziehen und Loslassen mehrere markierten Schriftstücke in ein Dokument kopieren.
Öffnen Sie hierzu das Hauptfenster von F2 sowie das Dokument, in das Sie das Schriftstück kopieren möchten (siehe folgende Abbildung).
Im Anschluss klicken Sie zum Beispiel auf „Posteingang“ auf der linken Seite des Hauptfensters und daraufhin auf Schriftstücke, um sämtliche Schriftstücke in der Ergebnisliste angezeigt zu bekommen.
Sie markieren alle Schriftstücke, die Sie in das Dokument kopieren möchten und ziehen diese aus dem Hauptfenster mithilfe der Maus in das Dokument (siehe folgende Abbildung).
Dann legen Sie die Schriftstücke im Schriftstückbereich ab. Damit sind diese in das Dokument kopiert.
Schriftstück aus demselben Vorgang anhängen
Der Menüpunkt „Schriftstück aus demselben Vorgang anhängen“ ist nahezu identisch mit „Schriftstück aus F2 anhängen“. Der Unterschied besteht darin, dass bei erstgenannter Funktion nur eine begrenzte Anzahl von Schriftstücken angehängt werden können, und zwar die Schriftstücke des Vorgangs, dem das jeweilige, geöffnete Dokument zugeordnet ist.
Mit einem Klick auf Schriftstück aus demselben Vorgang anhängen öffnet sich das Dialogfenster „Schriftstücke auswählen“. Im Dialogfenster werden Ihnen automatisch die Schriftstücke des Vorgangs angezeigt, dem das Dokument zugeordnet ist. Hier können Sie ein oder mehrere Schriftstücke des Vorgangs auswählen, die dem Dokument angehängt werden.
Das Fenster „Schriftstücke auswählen“ wird Ihnen näher im Abschnitt Datei anhängen beschrieben.
Anhänge empfangener E-Mails anhängen
Der Menüpunkt „Anhänge empfangener E-Mails anhängen“ ist aktiv, wenn Sie eine E-Mail als Antwort auf eine andere E-Mail erstellt haben.
Über den Menüpunkt können Sie somit schnell und einfach alle Dokumente anhängen, die der E-Mail angehängt sind, auf die die aktuelle E-Mail antwortet.