Vorschau angehängter Schriftstücke

F2 erzeugt eine Vorschau aller Schriftstücke, die mit einem Dokument verknüpft sind. Wenn Sie ein angehängtes Schriftstück im Schriftstückbereich des Dokumentenfensters markieren, erscheint eine Vorschau des Schriftstücks unten im Schreibfenster des Dokumentenfensters.

Abbildung 1. Vorschau eines angehängten Schriftstücks

Die Vorschau zeigt Ihnen stets Kommentare und Änderungsmarkierungen in Word-Schriftstücken an. Dies bedeutet ebenfalls, dass diese auch in ausgedruckten PDFs angezeigt werden, es sei denn, sie wurden im originalen Word-Schriftstück entfernt.

Angehängte Bilder werden herabskaliert, damit sich das Bild automatisch der Dokumentenvorschau anpasst und in voller Größe dargestellt werden kann (siehe folgende Abbildung).

Abbildung 2. Angehängte Bilder werden an die Dokumentenvorschau angepasst

Schriftstückbereich des Dokuments

Auf der rechten Seite im Dokumentenfenster befindet sich der Schriftstückbereich, in dem die dem Dokument angehängten Schriftstücke abgelegt sind. Markieren Sie ein Schriftstück im Schriftstückbereich, um eine Vorschau des Schriftstückes im Schreibfenster des Dokuments zu sehen. Wählen Sie das Schriftstück per Doppelklick aus, um es zu bearbeiten. Das Schriftstück öffnet sich im relevanten Programm.

Abbildung 3. Der Schriftstückbereich

Im Schriftstückbereich können Sie die Reihenfolge der Schriftstücke ändern, indem Sie die Schriftstücke ziehen. Die Reihenfolge kann beispielsweise wichtig sein, wenn Sie das gesamte Dokument als PDF ausdrucken möchten.

Schriftstückbereich erweitern

Mit einem Klick auf Schriftstückbereich erweitern unten links können Sie den Schriftstückbereich ausklappen.

Abbildung 4. Schriftstückbereich erweitern

Den Schriftstückbereich verkleinern Sie wieder mit einem Klick auf Schriftstückbereich minimieren.

Die Breite des Schriftstückbereichs können Sie anpassen, in dem Sie die graue Linie mit dem Mauszeiger ziehen. Wenn Sie das Dokumentenfenster öffnen, hat der Schriftstückbereich standardmäßig die von Ihnen letztgewählte Breite für die jeweilige Dokumentanzeige. Im Dialogfenster „Optionen“ können Sie wählen, ob F2 die Breite des Schriftstücksbereich festlegen soll, sodass sie für sämtliche Dokumentanzeigetypen gilt.

Symbole der angehängten Schriftstücke

Das Symbol für ein angehängtes Schriftstück im Schriftstückbereich ist von Ihren installierten Programmen abhängig. F2 zeigt stets das Symbol des Programms an, das Sie als Standardprogramm für einen gegebenen Dateityp festgelegt haben. Ein angehängtes Schriftstück wird ebenfalls in diesem Programm geöffnet, wenn Sie dieses aus F2 heraus öffnen.

Abbildung 5. Symbole der angehängten Schriftstücke

Mit einem Rechtsklick auf ein Schriftstück im Schriftstückbereich können Sie Funktionen wählen, um am Schriftstück zu arbeiten und es zu bearbeiten.

Abbildung 6. Das Kontextmenü eines angehängten Schriftstücks

Im Folgenden werden die einzelnen Funktionen des Kontextmenüs beschrieben.

Funktion

Beschreibung

„Schriftstück bearbeiten“

Ist aktiv, wenn Sie die Berechtigung haben, das Schriftstück zu bearbeiten. Die Funktion öffnet die angehängte Datei im entsprechenden Bearbeitungsprogramm, z. B. Word, Excel oder PowerPoint.

Sie bearbeiten, speichern und schließen die Datei im Bearbeitungsprogramm. Wenn Sie das Schriftstück schließen, wird es automatisch im Dokument aktualisiert.

Lesen Sie mehr über das Bearbeiten von Schriftstücken.

„Im schreibgeschützen Modus anzeigen“

Öffnet die angehängte Datei im relevanten Bearbeitungsprogramm, zum Beispiel Word, Excel oder PowerPoint. Das Symbol des Schriftstücks entspricht dem Programm, in dem sich das Schriftstück öffnet. Bespielsweise werden .docx-Dateien mit einem Microsoft Word-Symbol angezeigt.

Das Schriftstück befindet sich im schreibgeschützten Modus. Daher können Sie das Schriftstück mit dieser Funktion nicht in F2 aktualisieren.

„Als PDF anzeigen“

Öffnet das Schriftstück als PDF-Datei.

„Datei exportieren…”

Öffnet den Windows Explorer, über welchen Sie das Schriftstück auf dem lokalen Computer speichern können.

Über eine Konfiguration können Sie den Export von Schriftstückkopien vereinfachen. Wenn die Konfiguration aktiviert ist, können Sie Kopien von Schriftstücken exportieren, indem Sie sie von F2 ziehen und an einem relevanten Ort auf Ihrem Computer, zum Beispiel in Outlook, loslassen. Konfigurationen erfolgen in Zusammenarbeit mit cBrain.

„Inhalt ersetzen“

Öffnet den Windows Explorer, über welchen Sie das angehängte Schriftstück durch ein anderes ersetzen können. Diese Funktion ist nur aktiv, wenn sich das Dokument im Bearbeitungsmodus befindet.

„Meine Unterschrift einfügen“

Fügt Ihre Unterschrift über einen Textbaustein in das Schriftstück ein. Dafür ist das Modul F2 Unterschriebene Genehmigung (auf Englisch verfügbar) erforderlich.

„Auschecken“/ „Einchecken“/"Auschecken abbrechen"

Ermöglicht es, ein angehängtes Schriftstück aus F2 auf dem lokalen Computer zu speichern, um an diesem außerhalb von F2 weiterzuarbeiten und es später wieder in F2 zu importieren. Diese Funktion nutzen Sie, wenn Sie offline an Schriftstücken arbeiten möchten.

Lesen Sie mehr im Abschnitt Schriftstücke ein- und auschecken.

„Löschen“

Löscht das angehängte Schriftstück des Dokuments.

Sie können Schriftstücke nur löschen, wenn Sie Änderungsberechtigungen in Bezug auf das Dokument besitzen und dieses nicht gesperrt ist.

"Als PDF anhängen"

Erstellt und hängt eine PDF-Kopie eines Anhangs direkt aus dem Dokumentenfenster an.

Die Kopie erhält denselben Betreff wie das ursprüngliche Schriftstück und wird oben in der Liste der Anhänge abgelegt.

„Neues PDF hochladen…“

Bietet die Möglichkeit, eine PDF-Datei als PDF-Version des angehängten Schriftstücks hochzuladen. Die Funktion kommt typischerweise zum Einsatz, wenn ein Originalschriftstück zugriffsgeschützt ist, jedoch stets eine für alle Beteiligten sichtbare PDF-Version erforderlich ist, in der eine Zusammenfassung des Inhalts des Schriftstücks aufgeführt ist.

„Neues PDF erzeugen…“

Mit dieser Funktion können Sie eine neue PDF-Version des Schriftstücks erzeugen, wenn die aktuelle Version zum Beispiel nicht wie erwartet aussieht.

"Schriftstückversionen anzeigen"

Damit öffnen Sie das Dialogfenster "Schriftstückversionen", welches eine Liste der verfügbaren Versionen des Schriftstücks anzeigt.

Lesen Sie mehr über Schriftstückversionen.

"Bearbeitung durch Benutzer abbrechen"

Dies wird nur angezeigt, wenn ein anderer Benutzer am Schriftstück arbeitet. Die Funktion verhindert die Möglichkeit, dass der Benutzer das Schriftstück in F2 speichern kann.

Lesen Sie mehr über das Abbrechen und Übernehmen der Arbeit an einem Schriftstück.

„Eigenschaften“

Öffnet das Dialogfenster "Schriftstückeigenschaften", welches die Eigenschaften des Schriftstücks anzeigt.

„Link zum Schriftstück kopieren“

Kopiert einen Link zum Schriftstück und legt diesen in der Zwischenablage ab.

Andere Funktionen können im Kontextmenü verfügbar sein, abhängig von Konfigurationen und Modulen, wie zum Beispiel F2 Metadatenentferner (auf Dänisch verfügbar).

Schriftstücke ein- und auschecken

Sie können ein Schriftstück aus F2 auschecken und lokal auf Ihrem Computer speichern. Damit können Sie an dem Schriftstück arbeiten, während F2 offline ist.

Setzen Sie das Dokument in den Bearbeitungsmodus und wählen Sie Auschecken über das Kontextmenü eines angehängten Schriftstücks. Das Schriftstück wird unter folgendem Pfad abgelegt: AppData\cBrain F2\Auschecken\\{individuelle ID}\. Im Schriftstückbereich werden ausgecheckte Schriftstücke mit einem Vorhängeschlosssymbol versehen. Das Schriftstück ist somit vorübergehend in F2 gesperrt. Wenn Sie versuchen, ein Schriftstück zu ändern, das von einem Benutzer ausgecheckt wurde, sperrt F2 die Änderungsfunktion und zeigt beim Versuch eine Fehlermeldung an.

Um ein bearbeitetes Schriftstück wieder in F2 hinzuzufügen, setzen Sie das Dokument wieder in den Bearbeitungsmodus. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Schriftstück und wählen Sie Einchecken. F2 identifiziert automatisch die lokale Kopie des Schrifstücks und ersetzt diese im Dokument.

Sie können das Auschecken eines anderen Benutzers abbrechen, wenn ein Benutzer beispielsweise die Arbeit an einem Schriftstück übernehmen soll. Setzen Sie das Dokument in den Bearbeitungsmodus, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf ein ausgechecktes und damit gesperrtes Schriftstück und klicken Sie auf Auschecken abbrechen. Anschließend können Sie das Schriftstück erneut auschecken.

Wenn Sie "vollen Schreibzugriff" auf ein Dokument haben, können Sie die Ein-/Auschecken-Funktion nutzen, obwohl sich das Dokument im Lesezugriff befindet. Wenn Sie "Schreibzugriff auf Schriftstücke" haben, erfordert es, dass Sie das Dokument in den Bearbeitungsmodus versetzen, um die Funktion nutzen zu können.

Der Unterschied zwischen „Datei exportieren“ und „Auschecken“ ist folgender:

Bei „Datei exportieren“ wählen Sie, wo Sie das Dokument auf dem lokalen Computer ablegen möchten und F2 prüft NICHT, ob das Schriftstück aus F2 herauskopiert wird. Mehrere Benutzer riskieren somit, gleichzeitig an demselben Material zu arbeiten.
Bei „Auschecken“ wird das Schriftstück in einen bestimmten F2-Windows-Ordner mit einer individuellen ID kopiert, und F2 kontrolliert, dass das Schriftstück ausgecheckt wurde. Damit können Sie einfach und schnell das richtige, aktualisierte Schriftstück wieder in F2 einchecken.

Schriftstückversionen

F2 erstellt eine neue Version eines Schriftstücks, wenn das Schriftstück von einem Benutzer bearbeitet und gespeichert wird. Die neue Version wird die aktuelle Schriftstückversion, aber Sie haben die Möglichkeit, vorherige Versionen zu sehen. Im Dialogfenster "Schriftstückversionen: [Dateiname des Schriftstücks]" sehen Sie einen Überblick über sämtliche Versionen eines angehängten Schriftstücks in einem Dokument. Im Dialogfenster ist es unter anderem möglich, eine bestimmte Schriftstückversion zu behalten, so dass diese bei eventuellen Aufräumarbeiten in der F2-Datenbank nicht gelöscht wird. Kontaktieren Sie cBrain, um mehr Informationen über das Einrichten automatischer Aufräumarbeiten zu erhalten.

Eine Konfiguration steuert, ob das Dialogfenster "Schriftstückversionen" verfügbar ist. Konfigurationen erfolgen in Zusammenarbeit mit cBrain.

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf ein Schriftstück, und wählen Sie Schriftstückversionen anzeigen, um frühere Versionen des Schriftstücks zu sehen. Das Dialogfenster "Schriftstückversionen" öffnet sich.

Abbildung 7. Das Dialogfenster "Schriftstückversionen"

Im Dialogfenster können Sie Schriftstückversionen nach folgenden Spalten sortieren:

Spalte	Beschreibung
"Erstellungsdatum"	Gibt das Erstellungsdatum der Schriftstückversion an.
"Ersteller"	Gibt den Namen des Benutzers an, der die Schriftstückversion erstellt hat.
"Versionsnummer"	Gibt an, welche Nummer die Schriftstückversion ist. Die höchste Nummer entspricht der aktuellen, aktiven Schriftstückversion.
"Beibehalten"	Ein Häkchen in der Spalte zeigt an, dass eine Schriftstückversion beibehalten wird, und damit bei einer eventuellen Bereinigung der F2-Datenbank nicht gelöscht wird.

Spalte

Beschreibung

"Erstellungsdatum"

Gibt das Erstellungsdatum der Schriftstückversion an.

"Ersteller"

Gibt den Namen des Benutzers an, der die Schriftstückversion erstellt hat.

"Versionsnummer"

Gibt an, welche Nummer die Schriftstückversion ist. Die höchste Nummer entspricht der aktuellen, aktiven Schriftstückversion.

"Beibehalten"

Ein Häkchen in der Spalte zeigt an, dass eine Schriftstückversion beibehalten wird, und damit bei einer eventuellen Bereinigung der F2-Datenbank nicht gelöscht wird.

Im oberen Bereich des Dialogfensters "Schriftstückversionen" sind Funktionen, mit denen Sie an den Schriftstückversionen arbeiten können. Im Folgenden werden die einzelnen Funktionen beschrieben.

Funktion	Beschreibung
"Aktualisieren"	Aktualisiert die Liste mit den neusten Schriftstückversionen. Die Funktion ist besonders relevant, wenn Sie das Fenster eine längere Zeit geöffnet haben und andere Benutzer neue Versionen des Schriftstücks gespeichert haben.
"Schriftstückversion öffnen"	Öffnet die gewählte Schriftstückversion im relevanten Programm. Das Schriftstück kann nur im Lesemodus geöffnet werden, und Sie können keine eventuellen Änderungen, die Sie im Schriftstück vorgenommen haben, speichern. Wenn Sie die aktive Schriftstückversion mit einer früheren Version überschreiben möchten, müssen Sie zuerst die frühere Schriftstückversion aus F2 exportieren und anschließend die Funktion "Inhalt ersetzen" im Kontextmenü des Schriftstücks nutzen.
"Exportieren"	Öffnet Windows Explorer, wo Sie die Schriftstückversion auf Ihrem Computer speichern können, sodass Sie das Schriftstück aus F2 exportieren können.
"Aufbewahren"	Aufbewahrt die Schriftstückversion, sodass sie bei einer eventuellen Bereinigung in der F2-Datenbank nicht gelöscht wird. Wenn Sie auf Aufbewahren klicken, öffnet sich das Dialogfenster "Schriftstückversion aufbewahren". Abbildung 8. Das Dialogfenster "Schriftstückversion aufbewahren" Im Dialogfenster können Sie eine Begründung angeben, warum Sie die Schriftstückversion aufbewahren möchten. Klicken Sie auf OK, um die Schriftstückversion aufzubewahren oder auf Abbrechen, um das Dialogfenster wieder zu schließen ohne sie aufzubewahren.
"Freigeben"	Hiermit geben Sie die Schriftstückversion frei, sodass sie nicht länger aufbewahrt wird und daher bei einer eventuellen Bereinigung gelöscht wird. Die Funktion ist nur dann aktiv, wenn eine markierte Schriftstückversion aufbewahrt wurde.

Funktion

Beschreibung

"Aktualisieren"

Aktualisiert die Liste mit den neusten Schriftstückversionen. Die Funktion ist besonders relevant, wenn Sie das Fenster eine längere Zeit geöffnet haben und andere Benutzer neue Versionen des Schriftstücks gespeichert haben.

"Schriftstückversion öffnen"

Öffnet die gewählte Schriftstückversion im relevanten Programm. Das Schriftstück kann nur im Lesemodus geöffnet werden, und Sie können keine eventuellen Änderungen, die Sie im Schriftstück vorgenommen haben, speichern.

Wenn Sie die aktive Schriftstückversion mit einer früheren Version überschreiben möchten, müssen Sie zuerst die frühere Schriftstückversion aus F2 exportieren und anschließend die Funktion "Inhalt ersetzen" im Kontextmenü des Schriftstücks nutzen.

"Exportieren"

Öffnet Windows Explorer, wo Sie die Schriftstückversion auf Ihrem Computer speichern können, sodass Sie das Schriftstück aus F2 exportieren können.

"Aufbewahren"

Aufbewahrt die Schriftstückversion, sodass sie bei einer eventuellen Bereinigung in der F2-Datenbank nicht gelöscht wird.

Wenn Sie auf Aufbewahren klicken, öffnet sich das Dialogfenster "Schriftstückversion aufbewahren".

Abbildung 8. Das Dialogfenster "Schriftstückversion aufbewahren"

Im Dialogfenster können Sie eine Begründung angeben, warum Sie die Schriftstückversion aufbewahren möchten. Klicken Sie auf OK, um die Schriftstückversion aufzubewahren oder auf Abbrechen, um das Dialogfenster wieder zu schließen ohne sie aufzubewahren.

"Freigeben"

Hiermit geben Sie die Schriftstückversion frei, sodass sie nicht länger aufbewahrt wird und daher bei einer eventuellen Bereinigung gelöscht wird. Die Funktion ist nur dann aktiv, wenn eine markierte Schriftstückversion aufbewahrt wurde.

Das Dialogfenster "Schriftstückversionen" können Sie über das Kontextmenü an verschiedenen Orten aufrufen:

Im Schriftstückbereich des Dokumentfensters.
In der Vorschau im Hauptfenster und im Vorgangsfenster.
In der Schriftstückanzeige einer Ergebnisliste

F2 beibehält Schriftstückversionen automatisch in Verbindung mit Genehmigungshandlungen. Wird eine Genehmigung beispielsweise zurückgesendet, wird die zurückgesendete Version des Schriftstücks gespeichert. Diese Schriftstückversion wird nicht in der Übersicht in "Schriftstückversionen" angezeigt, aber kann im Genehmigungslog aufgerufen werden. Lesen Sie mehr über Schriftstückversionen in Genehmigungen.

Schriftstückeigenschaften

Im Dialogfenster "Schriftstückeigenschaften" werden Eigenschaften eines Schriftstücks angezeigt. Sie können einige der Eigenschaften bearbeiten, wie zum Beispiel den Betreff des Schriftstücks und Informationen über den Archivierungstyp und Archivbeschreibung.

Das Dokument, an dem das Schriftstück angehängt ist, muss sich im Bearbeitungsmodus befinden, um in den Eigenschaften des Schriftstücks Änderungen vornehmen zu können.

Abbildung 9. Das Dialogfenster "Schriftstückeigenschaften"

Im Reiter "Schriftstück" befinden sich folgende Felder:

Feld	Beschreibung
"Betreff"	Gibt den Betreff des Schriftstücks an. Sie können den Betreff bearbeiten.
"Beschreibung"	Gibt eine Beschreibung des Schriftstücks an.
"Verfasser"	Gibt den Benutzer an, der das Schriftstück erstellt hat.
"Verfasser Datum"	Gibt das Erstellungsdatum des Schriftstücks an.
"Archivierungstyp"	Gibt an, ob das Schriftstück rein elektronisch ist, und somit 100 % in F2 archiviert ist, oder ob Teile des Schriftstücks (oder eventuell ganze Inhälte) physisch archiviert sind. Dies kann beispielsweise der Fall sein, wenn Sie große, gebundene Bücher oder Karten in sehr großen Umfang erhalten haben, die sich nicht für das Einscannen eignen. Sie können zwischen Folgendem wählen: ”Elektronisch” ”Papier” ”Nicht relevant”.
"Archivbeschreibung"	Wenn der Archivierungstyp "Elektronisch" oder "Papier" gewählt wurde, können Sie hier angeben, wo sich das Schriftstück befindet, zum Beispiel "Archiv, Regal 4, Fach 3, Platz 5".
"Abgelegt von"	Gibt den Benutzer an, der die Schriftstückversion gespeichert hat.
"Ablagedatum"	Gibt das Datum und die Uhrzeit an, an dem die Version des Schriftstücks gespeichert wurde.
"Dateityp"	Gibt den Dateityp des Schriftstücks an.
"Interne Version"	Gibt die Versionsnummer der Schriftstückversion an.
"ID"	Gibt die interne ID des Schriftstücks an.
"Externe ID"	Geben Sie eine externe ID an.
"Dateigröße"	Gibt die Dateigröße des Schriftstücks an.
"Antwort bei endgültiger Genehmigung erstellen"	Schriftstücke können so eingerichtet werden, dass sie einem automatisch erstellten Dokuments hinzugefügt werden, wenn ein Genehmigungsprozess endgültig genehmigt wird. Dafür benötigen Sie das Modul F2 Unterschriebene Genehmigung (auf Englisch verfügbar).

Feld

Beschreibung

"Betreff"

Gibt den Betreff des Schriftstücks an. Sie können den Betreff bearbeiten.

"Beschreibung"

Gibt eine Beschreibung des Schriftstücks an.

"Verfasser"

Gibt den Benutzer an, der das Schriftstück erstellt hat.

"Verfasser Datum"

Gibt das Erstellungsdatum des Schriftstücks an.

"Archivierungstyp"

Gibt an, ob das Schriftstück rein elektronisch ist, und somit 100 % in F2 archiviert ist, oder ob Teile des Schriftstücks (oder eventuell ganze Inhälte) physisch archiviert sind. Dies kann beispielsweise der Fall sein, wenn Sie große, gebundene Bücher oder Karten in sehr großen Umfang erhalten haben, die sich nicht für das Einscannen eignen.

Sie können zwischen Folgendem wählen:

”Elektronisch”
”Papier”
”Nicht relevant”.

"Archivbeschreibung"

Wenn der Archivierungstyp "Elektronisch" oder "Papier" gewählt wurde, können Sie hier angeben, wo sich das Schriftstück befindet, zum Beispiel "Archiv, Regal 4, Fach 3, Platz 5".

"Abgelegt von"

Gibt den Benutzer an, der die Schriftstückversion gespeichert hat.

"Ablagedatum"

Gibt das Datum und die Uhrzeit an, an dem die Version des Schriftstücks gespeichert wurde.

"Dateityp"

Gibt den Dateityp des Schriftstücks an.

"Interne Version"

Gibt die Versionsnummer der Schriftstückversion an.

"ID"

Gibt die interne ID des Schriftstücks an.

"Externe ID"

Geben Sie eine externe ID an.

"Dateigröße"

Gibt die Dateigröße des Schriftstücks an.

"Antwort bei endgültiger Genehmigung erstellen"

Schriftstücke können so eingerichtet werden, dass sie einem automatisch erstellten Dokuments hinzugefügt werden, wenn ein Genehmigungsprozess endgültig genehmigt wird. Dafür benötigen Sie das Modul F2 Unterschriebene Genehmigung (auf Englisch verfügbar).

Der Reiter ”PDF-Version” zeigt Informationen über die PDF-Version des angehängten Schriftstücks.

Abbildung 10. Schriftstückeigenschaften für die PDF-Version

Hier sehen Sie, ob die PDF-Version von F2 erstellt wurde oder von einem Benutzer hochgeladen wurde. Der Reiter zeigt auch, wann die PDF-Version erstellt wurde, sowie einen Status der PDF-Erstellung des angehängten Schriftstücks.