Schriftstücke bearbeiten

F2 ist mit Microsoft Office integriert, sodass Sie angehängte Schriftstücke in den relevanten Programmen bearbeiten können, indem Sie das Schriftstück direkt von F2 aus öffnen.

Wenn Sie ein Schriftstück bearbeiten möchten, können Sie es mittels Doppelklick auf das Schriftstück im Schriftstückbereich des Dokuments (1) öffnen. Abhängig von Ihren Einstellungen öffnet sich das Schriftstück im Lesemodus, im Bearbeitungsmodus, oder das Dialogfenster "Schriftstück öffnen" (2) öffnet sich. Dort können Sie wählen, ob das Schriftstück schreibgeschützt oder im Bearbeitungsmodus geöffnet werden soll.

Abbildung 1. Doppelklicken um das Schriftstück zu öffnen

Sie können das Schriftstück auch öffnen, indem Sie das Kontextmenü öffnen und Schriftstück bearbeiten wählen. Das Schriftstück öffnet sich im Bearbeitungsmodus im relevanten Programm.

Abbildung 2. Schriftstück via Kontextmenü öffnen

Wenn Sie ein Schriftstück in den Bearbeitungsmodus setzen, ist es nur dieses Schriftstück, das sich für die Bearbeitung öffnet. Das bedeutet beispielsweise, dass Sie an einem angehängten Schriftstück arbeiten können, während ein anderer Benutzer gleichzeitig die Metadaten des Dokuments oder ein anderes angehängtes Schriftstück bearbeiten kann, ohne dass sich dies auf Ihre Arbeit auswirkt.

Setzen Sie das Dokument in den Bearbeitungsmodus, wenn Sie in dessen Metadaten oder im Dokumentenschriftstück arbeiten möchten. Lesen Sie mehr über die Bearbeitung von Dokumenten.

Bleistiftsymbol zeigt an, wenn Schriftstück bearbeitet wird

F2 nutzt ein Bleistiftsymbol pencil 18 , um anzuzeigen, dass ein angehängtes Schriftstück von einem anderen Benutzer bearbeitet wird. Das Symbol ist an angehängten Schriftstücken in allen Fenstern sichtbar. Wenn Sie die Maus über das Schriftstück halten, erscheint ein Tooltipp, indem steht, wer das Schriftstück bearbeitet, und wann derjenige mit der Bearbeitung begonnen hat.

Abbildung 3. Bleistiftsymbol und Tooltipp bei einem Schriftstück im Hauptfenster

Wenn Sie versuchen, ein Schriftstück zu öffnen, das von einem anderen Benutzer bearbeitet wird, öffnet sich das Dialogfenster "Das Schriftstück wird von einem anderen Benutzer bearbeitet". Das Dialogfenster zeigt den Namen des Benutzers an, der derzeit das Schriftstück bearbeitet und wann er seine Bearbeitung begonnen hat.

Abbildung 4. Das Dialogfenster "Das Dokument wird von einem anderen Benutzer bearbeitet"

Klicken Sie im Dialogfenster auf Schreibgeschützt öffnen, um das Schriftstück im schreibgeschützten Modus zu öffnen.

Setzen Sie ein Häkchen in das Kontrollkästchen Schriftstücke immer im schreibgeschützten Modus öffnen, wenn ein anderer Benutzer ein Schriftstück bearbeitet, um dies als das Standardverhalten von F2 festzulegen. Sie können dieses Verhalten über die Rubrik "Dokumente" im Dialogfenster "Optionen" ändern. Sie öffnen "Optionen" über den Reiter "Einstellungen" im Hauptfenster.

Bearbeitung eines Schriftstücks übernehmen

Sie können die Bearbeitung eines Schriftstücks durch einen anderen Benutzer abbrechen. Anschließend können Sie die Bearbeitung übernehmen. Dies setzt voraus, dass Sie Schreibzugriff für Schriftstücke im Dokument haben. Ein Bleistiftsymbol zeigt an, dass das Schriftstück von einem anderen Benutzer bearbeitet wird.

Chatten Sie gerne zuerst Ihrem Kollegen, bevor Sie die Bearbeitung seines/ihres Schriftstücks übernehmen. Wenn Sie das Schriftstück lediglich lesen möchten, ohne es zu bearbeiten, können Sie im Kontextmenü des Schriftstücks auf Im schreibgeschützen Modus anzeigen klicken.

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf ein Schriftstück, das von einem anderen Benutzer bearbeitet wird.

Abbildung 5. Die Funktion "Bearbeitung durch Benutzer abbrechen" im Kontextmenü eines Schriftstücks

Klicken Sie auf Bearbeitung durch Benutzer abbrechen. Das Dialogfenster "Das Schriftstück wird von einem anderen Benutzer bearbeitet" öffnet sich. Im Dialogfenster können Sie sehen, wer das Schriftstück bearbeitet und wann derjenige mit der Bearbeitung begonnen hat.

Abbildung 6. Das Dialogfenster "Das Schriftstück wird von einem anderen Benutzer bearbeitet"

Klicken Sie auf Bearbeitung abbrechen, um die von Ihrem Kollegen durchgeführte Bearbeitung abzubrechen. Anschließend können Sie das Schriftstück im Bearbeitungsmodus öffnen, indem Sie mit der rechten Maustaste auf das Schriftstück klicken und auf Schriftstück bearbeiten klicken.

Der Benutzer, der am Schriftstück gearbeitet hat, wird nun seine Änderungen nicht mehr direkt im Dokument speichern können. Wenn der Mitarbeiter das Schriftstück schließt, erstellt F2 ein neues Dokument, in dem das Schriftstück angehängt ist. Metadaten aus dem ursprünglichen Dokument werden nicht in das neuerstellte Dokument kopiert.

Abbildung 7. Das Dialogfenster "Schriftstück kann nicht gespeichert werden"

Sie können nur angehängte Schriftstücke mittels dieser Funktion übernehmen. Dokumenten- und Genehmigungsschriftstücke machen das Dokument aus und müssen daher mit der Funktion Bearbeitung übernehmen übernommen werden.