Akteneinsichtsberichte erstellen und anpassen
Dieser Abschnitt erläutert, wie Sie einen Akteneinsichtsbericht auf Grundlage der Akteneinsicht erstellen. Außerdem wird beschrieben, wie der Akteneinsichtsbericht an verschiedenen Detailstufen angepasst werden kann.
Akteneinsichtsbericht erstellen
Wenn Sie den gewünschten Inhalt für die Akteneinsicht ausgewählt und die Akteneinsicht angepasst haben, klicken Sie im Band des Reiters „Akteneinsicht“ auf Akteneinsicht erstellen. Das Erstellen des Akteneinsichtsberichts läuft im Hintergrund, damit Sie in F2 weiterarbeiten können, während der Bericht erstellt wird.
In der unteren rechten Ecke des Akteneinsichtfensters zeigt Ihnen ein Statusbalken den Fortschritt des PDF-Erstellens an.
Sobald F2 die Akteneinsicht erstellt hat, erhalten Sie eine Benachrichtigung, dass der Akteneinsichtsbericht in Ihrem Posteingang bereitgestellt wurde.
Der Akteneinsichtsbericht ist dem Dokument angehängt (siehe folgende Abbildung).
Wenn Sie den Akteneinsichtsbericht bearbeiten möchten oder einen anderen Akteneinsichtstyp wünschen, müssen Sie einen neuen Akteneinsichtsbericht erstellen. Klicken dazu Sie auf Akteneinsicht erstellen.
Sie können einen Akteneinsichtsbericht wie jedes andere Dokument bearbeiten. Sie können den Akteneinsichtsbericht zum Beispiel weiterleiten oder die Verantwortlichkeit dafür einem Kollegen zuweisen. Mithilfe des Moduls F2 Genehmigungen können Sie den Akteneinsichtsbericht als Genehmigung zum Beispiel an eine juristische Abteilung senden. Lesen Sie mehr über die Genehmigung von Akteneinsichten.
Der Inhalt des Akteneinsichtsberichts
Ein Akteneinsichtsbericht enthält stets eine Dokumentenübersicht, die nach den Vorgängen untergliedert ist, denen die Dokumente zugeordnet sind. Außerdem können Sie den Akteneinsichtsbericht nach verschiedenen Detailstufen anpassen, abhängig davon, wie viele Dokumentendetails und Akteneinsichtselemente aus dem Bericht hervorgehen sollen. Lesen Sie mehr über die Anpassung von Akteneinsichtsberichten.
Die folgende Tabelle beschreibt die Felder der Dokumentenübersicht.
| Spalte | Beschreibung |
|---|---|
„Dokumentennummer“ |
Ein Dokument erhält eine Dokumentennummer, wenn es registriert wird. Die Dokumentennummer wird in dieser Spalte angezeigt. Wenn Sie einen Akteneinsichtsbericht erstellen, können Sie die Akteneinsichtselemente nach der Dokumentennummer sortieren. Dokumente, die nicht registriert wurden und deshalb keine Dokumentennummer besitzen, werden vor oder nach den Dokumenten mit einer Dokumentennummer aufgelistet. Lesen Sie mehr über die Sortierung von den Elementen. |
„Datum“ |
Das Datum in dieser Spalte entspricht dem Briefdatum, sofern dies vorhanden ist, oder dem Erstellungsdatum des jeweiligen Dokuments. |
„Betreff“ |
Zeigt Ihnen den Betreff des Dokuments an. |
„Dokumenten-ID“ |
Jedes Dokument in F2 hat eine eindeutige Dokumenten-ID, die Ihnen in dieser Spalte angezeigt wird. |
„#“ |
Das Feld zeigt Ihnen an, wie viele Schriftstücke mit einem jeweiligen Dokument verknüpft sind. Zur Anzahl der verknüpften Schriftstücke gehören das Dokumentenschriftstück und gegebenenfalls weitere Schriftstücke, Vermerke, u.v.m. |
„Kommentar“ |
Wenn ein Kommentar zu einem Dokument in der Grundlage für die Akteneinsicht hinzugefügt wurde, wird er in dieser Spalte angezeigt. Lesen Sie mehr im Abschnitt Kommentar hinzufügen. |
Akteneinsichtsbericht anpassen
Klicken Sie im Reiter „Akteneinsicht“ auf den Menüpunkt „Akteneinsicht erstellen“ und wählen Sie im Drop-down-Menü Akteneinsicht anpassen aus.
Das Dialogfenster „Akteneinsicht anpassen“ öffnet sich, in dem Sie unerwünschten Inhalt entfernen, den Akteneinsichtstyp auswählen und die Sortierungsreihenfolge des Akteneinsichtsberichts anpassen können.
Auf Installationsniveau kann eine Standardeinrichtung für das Dialogfenster „Akteneinsicht anpassen“ festgelegt werden.
In der folgenden Tabelle werden Ihnen die einzelnen Funktionen des Dialogfensters „Akteneinsicht anpassen“ beschrieben.
| Spalte | Beschreibung | ||
|---|---|---|---|
„Unerwünschten Inhalt entfernen“ |
Auf Organisationsniveau kann ein Filter eingerichtet werden, der vor dem Erstellen der Akteneinsicht Inhalt entfernt. Dies kann beispielsweise für vertrauliche oder unwichtige Informationen relevant sein. Konfigurationen erfolgen in Zusammenarbeit mit cBrain. Die Filterung wird vorgenommen, wenn Sie ein Häkchen in das Kontrollkästchen „Unerwünschten Inhalt entfernen“ setzen. Wenn Sie auf das Fragezeichensymbol neben dem Feld „Unerwünschten Inhalt entfernen“ klicken, wird Ihnen eine Übersicht über die Inhalte angezeigt, die durch den Filter entfernt werden (siehe folgende Abbildung). 
Abbildung 8. Filter der Akteneinsicht
|
||
„Wenn ich eine neue Akteneinsicht erstelle“ |
Legen Sie fest, ob ein neues Dokument erstellt oder das bestehende Dokument überschrieben werden soll, wenn Sie eine neue Akteneinsicht erstellen. 
Abbildung 9. Drop-down-Menü für das Feld „Wenn ich eine neue Akteneinsicht erstelle“
|
||
„Dokumenttitel“ |
Geben Sie dem Akteneinsichtsbericht einen Betreff. Ihre Organisation kann bestimmen, welcher Betreff standardmäßig vergeben werden soll. |
||
„Typ der Akteneinsicht“ |
Hier legen Sie den Typ des zu erstellenden Akteneinsichtsberichts fest. Dieser gibt an, welche Detailstufe der erstellte Akteneinsichtsbericht haben wird:
Lesen Sie mehr über die Detailstufen für den Akteneinsichtsbericht. |
||
„Vorlage“ |
Wählen Sie die Vorlage aus, auf der die Akteneinsicht basieren soll. Normalerweise wird eine Standardvorlage verwendet. Wenn die Akteneinsicht einer speziellen Vorlage entsprechen soll, die gemäß den Anforderungen der Organisation eingerichtet wurde, legen Sie dies hier fest. 
Abbildung 10. Drop-down-Menü für das Feld „Vorlage“
|
||
„Sortierungsspalte“ |
Bestimmen Sie, in welcher Reihenfolge die Elemente im Akteneinsichtsbericht sortiert werden. Sie können zwischen folgenden Spalten wählen:
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||
„Sortierungsreihenfolge“ |
Legen Sie fest, ob die zuvor gewählte Sortierungsspalte aufsteigend oder absteigend sortieren soll:
|
||
„Nach Vorgang aufteilen“ |
Wenn Sie ein Häkchen in dieses Kontrollkästchen setzen, wird der Akteneinsichtsbericht in mehrere PDFs nach Vorgängen aufgeteilt. |
||
„Schriftstückduplikate entfernen“ |
Wenn Sie ein Häkchen in dieses Kontrollkästchen setzen, werden Duplikate aus dem Akteneinsichtsbericht entfernt (Modul). Lesen Sie mehr über das Entfernen von Duplikaten. |
Detailstufen für den Akteneinsichtsbericht
Im folgenden Abschnitt werden die verschiedenen Detailstufen erläutert, mit denen Sie Ihren Akteneinsichtsbericht erstellen können. Die untenstehende Tabelle gibt Ihnen einen Überblick über die Unterschiede der vier Detailstufen. In den folgenden Abschnitten werden die einzelne Detailstufen erläutert.
| Detailstufe | Beschreibung des Inhalts |
|---|---|
Vollständige Akteneinsicht |
Übersicht über die Dokumente, welche die Grundlage der Akteneinsicht bilden. Vollständige Schriftstücke, Anfragen, Vermerke und Kommentare. |
Übersicht: Vorgänge, Dokumente und Schriftstücke usw. |
Übersicht über die Dokumente, welche die Grundlage der Akteneinsicht bilden. Übersicht über Schriftstücke, Anfragen und Vermerke, jedoch ohne deren Inhalt anzuzeigen. |
Übersicht: Vorgänge und Dokumente |
Übersicht über die Dokumente, welche die Grundlage der Akteneinsicht bilden. |
Übersicht: Vorgänge und Dokumente (kompakt) |
Übersicht über die Dokumente, welche die Grundlage der Akteneinsicht bilden, jedoch ohne Seitenumbrüche. |
Vollständige Akteneinsicht
Wenn Sie „Vollständige Akteneinsicht“ auswählen, wird eine komplette Akteneinsicht erstellt. Dabei wird eine Übersicht der Dokumente, die sich in der Grundlage der Akteneinsicht befinden, erstellt. Die Dokumente werden nach Vorgängen geordnet.
Der Akteneinsichtsbericht beinhaltet außerdem alle einbezogenen Akteneinsichtselemente in voller Ausführung, darunter Schriftstücke, Anfragen und Vermerke sowie eventuelle Kommentare.
Übersicht: Vorgänge, Dokumente und Schriftstücke usw.
Wenn Sie „Vorgänge, Dokumente und Schriftstücke usw.“ auswählen, wird eine komplette Übersicht über die Dokumente erstellt, die sich in der Grundlage der Akteneinsicht befinden. Die Dokumente werden nach Vorgängen geordnet. Außerdem wird Ihnen für jedes Dokument eine Übersicht über die enthaltenen Schriftstücke, Vermerke und Anfragen angezeigt – der Inhalt wird Ihnen jedoch nicht angezeigt. Wenn ein Kommentar zu einem Element in der Grundlage der Akteneinsicht hinzugefügt wurde, wird dieser angezeigt.
Übersicht: Vorgänge und Dokumente
Wenn Sie „Übersicht: Vorgänge und Dokumente“ auswählen, wird eine komplette Übersicht über die Dokumente erstellt, die sich in der Grundlage der Akteneinsicht befinden. Die Dokumente werden nach Vorgängen geordnet. Es wird keine Übersicht über die enthaltenen Schriftstücke, Vermerke und Anfragen oder deren Inhalt erstellt.
Übersicht: Vorgänge und Dokumente (kompakt)
Wenn Sie „Übersicht: Vorgänge und Dokumente (kompakt)“ auswählen, wird eine komplette Übersicht über die Dokumente erstellt, die sich in der Grundlage der Akteneinsicht befinden. Die Dokumente werden nach Vorgängen geordnet. Mit dieser Möglichkeit erhalten Sie eine kompakte Übersicht ohne unnötige Seitenumbrüche.
Diese Detailstufe eignet sich als Übersicht für zum Beispiel den Dialog mit einem Antragsteller einer Akteneinsicht, bei der Sie entscheiden müssen, welche Unterlagen ausgehändigt werden können.
