Akteneinsicht erstellen
So erstellen Sie eine Akteneinsicht: Markieren Sie ein oder mehrere Dokumente in der Ergebnisliste im Hauptfenster, indem Sie die Strg-Taste gedrückt halten, während Sie auf die gewünschten Dokumente klicken. Anschließend klicken Sie im Band des Hauptfensters auf Neue Akteneinsicht, oder Sie öffnen das Kontextmenü und wählen Neu und daraufhin Neue Akteneinsicht aus.
Sie müssen nicht sofort alle notwendigen Dokumente vor dem Erstellen der Akteneinsicht auswählen, weil Sie der Akteneinsicht später weitere Dokumente einfach hinzufügen können.
Das Dialogfenster „Neue Akteneinsicht“ öffnet sich, in dem Sie der Akteneinsicht einen Betreff geben.
| Abhängig von Ihrer F2-Einrichtung müssen Sie bei der Erstellung einer Akteneinsicht auch die Felder „Aktenzeichen“, „Sonderzeichen“, „Aussonderungsart“ oder „Vorgangsverlauf“ ausfüllen. In einigen Fällen ist es möglich, eine Vorgangsvorlage zu wählen, was die auszufüllenden Metadatenfelder beeinflusst. |
Eine Akteneinsicht wird als ein Vorgang in F2 erstellt. Mit einem Klick auf OK öffnet sich die Akteneinsicht in Form eines Vorgangs. Der Vorgang besteht aus einer Kopie der markierten Dokumente aus dem Hauptfenster.
Die Dokumente wurden nun zu dem Vorgang hinzugefügt, der die Grundlage für die Akteneinsicht bildet. Das bedeutet, dass Sie den endgültigen Akteneinsichtsbericht basierend auf den ausgewählten Dokumenten anpassen können.
Wenn Sie der Akteneinsicht Dokumente hinzufügen, werden alle angehängten Elemente eines Dokuments, wie zum Beispiel Schriftstücke, Vermerke und Anfragen, zur Grundlage der Akteneinsicht hinzugefügt. Nicht hinzugefügt werden Chats oder Notizen.
Offene und abgeschlossene Akteneinsichtsvorgänge
Sie greifen über die Navigationszeile auf der linken Seite des Hauptfensters auf die Akteneinsichtsvorgänge zu. Klicken Sie hier auf die Akteneinsichtsfunktion 
. Die Suchliste der offenen Akteneinsichtsvorgänge öffnet sich. Mit einem Doppel- oder Rechtsklick auf den gewünschten Akteneinsichtsvorgang können Sie die Grundlage der Akteneinsicht öffnen und einsehen. Über das Kontextmenü können Sie Akteneinsichtsvorgänge zu Ihren „Favoriten“ hinzufügen.
Klicken Sie auf Abgeschlossene Akteneinsichten, um die bereits abgeschlossenen Akteneinsichtsvorgänge zu sehen. Über das Kontextmenü stehen Ihnen bei den abgeschlossenen Akteneinsichten dieselben Optionen zur Verfügung, wie bei den offenen Akteneinsichten.
| Sie können Akteneinsichtsvorgänge nur dann einsehen, wenn Sie darauf Schreibzugriff haben, das heißt, wenn Sie Beteiligter, ergänzender Sachbearbeiter oder in der Org.Einheit eines ergänzenden Sachbearbeiters sind. |