Akteneinsicht genehmigen lassen

Mithilfe des Moduls F2 Genehmigungen können Sie einen erstellten Akteneinsichtsbericht innerhalb Ihrer Organisation genehmigen lassen. Das ist zum Beispiel nützlich, wenn eine Akteneinsicht von einer anderen Abteilung oder Org.Einheit genehmigt werden muss, bevor Sie diese an den Antragsteller der Akteneinsicht senden können.

Beteiligte des Genehmigungsverlaufs können folgende Elemente einsehen und ändern: den Akteneinsichtsbericht (das heißt die erstellte PDF-Version der Akteneinsicht), und die Grundlage für die Akteneinsicht, also welche Elemente einbezogen werden und welche nicht (das heißt den Akteneinsichtsvorgang).

Öffnen Sie hierzu das Dokument mit dem angehängten Akteneinsichtsbericht. Anschließend klicken Sie auf Neue Genehmigung im Band des Dokumentenfensters.

Das Dialogfenster zum Erstellen einer neuen Genehmigung öffnet sich. Geben Sie die relevanten Informationen ein.

Bevor Sie auf Speichern klicken und damit die Genehmigung erstellen, setzen Sie ein Häkchen in das Kontrollkästchen „Genehmigern dieses Schritts Schreibzugriff auf den Vorgang des Dokuments geben“.

Abbildung 1. Beteiligten Schreibzugriff auf den Akteneinsichtsbericht geben

Sie müssen bei allen Schritten des Genehmigungsverlaufs ein Häkchen in das Kontrollkästchen setzen. Dadurch gewährleisten Sie, dass alle Genehmiger Schreibzugriff auf den Vorgang mit der Akteneinsicht erhalten und die Grundlage der Akteneinsicht einsehen und ändern können.

Sie müssen das Häkchen in das Kontrollkästchen „Genehmigern dieses Schritts Schreibzugriff auf den Vorgang des Dokuments geben.“ setzen, bevor Sie den Genehmigungsverlauf starten.

Anschließend starten Sie den Genehmigungsverlauf. Jeder Beteiligte kann nun die PDF-Version des Akteneinsichtsberichts bearbeiten sowie Elemente zum Akteneinsichtsvorgang hinzufügen oder entfernen. Die Beteiligten besitzen dieselben Handlungsmöglichkeiten wie der Ersteller der Akteneinsicht.

Wenn sich der Akteneinsichtsbericht nach dem Genehmigungsverlauf wieder bei Ihnen, dem Ersteller der Akteneinsicht, befindet, können Sie abhängig vom Ausgang des Genehmigungsverlaufs Folgendes tun:

Wenn der Akteneinsichtsbericht ohne Kommentare endgültig genehmigt oder direkt die PDF-Version bearbeitet/daraus etwas ausgelassen wurde, können Sie den Bericht an den Antragsteller der Akteneinsicht senden.
Wenn dem Akteneinsichtsvorgang Inhalte hinzugefügt oder entfernt wurden, sollten Sie einen neuen Akteneinsichtsbericht erstellen, bevor Sie diesen an den Antragsteller der Akteneinsicht senden.

Lesen Sie mehr über Genehmigungsverläufe unter Genehmigungen.