Funktionen des Reiters "Akteneinsicht"

Klicken Sie im Reiter „Akteneinsicht“ auf Dokument(e) hinzufügen, um mehrere Dokumente zur Grundlage der Akteneinsicht hinzuzufügen.

Das Suchfenster „Dokumente wählen“ öffnet sich, in dem Sie die entsprechenden Dokumente suchen können. Möchten Sie nur ein Dokument der Akteneinsicht hinzufügen, markieren Sie das gewünschte Dokument in der Ergebnisliste und klicken Sie anschließend auf OK.

Möchten Sie mehrere Dokumente zur Akteneinsicht hinzufügen, klicken Sie auf Dokument(e) hinzufügen. Markieren Sie ein oder mehrere Dokumente in der Ergebnisliste des Suchfensters, die zum Feld „Gewählte Dokumente“ hinzugefügt werden. Anschließend können Sie weitere Dokumente suchen und hinzufügen. Wenn Sie alle gewünschten Dokumente gefunden und dem Feld „Gewählte Dokumente“ hinzugefügt haben, klicken Sie anschließend auf OK.

Wenn Sie die ausgewählten Dokumente hinzugefügt haben, erscheinen die Dokumente in der Grundlage der Akteneinsicht.

Sie können Akteneinsicht (Erweitert) so konfigurieren, dass Genehmigungsschriftstücke in der Grundlage für die Akteneinsicht sowie in den Akteneinsichtsbericht einbezogen werden. Sie können auch einzelne Genehmigungsschriftstücke einbeziehen oder auslassen, so wie Sie es auch von angehängten Schriftstücken oder Dokumentenschriftstücken kennen. Konfigurationen erfolgen in Zusammenarbeit mit cBrain.

Wenn Sie versuchen, ein Dokument hinzuzufügen, das bereits zur Grundlage der Akteneinsicht hinzugefügt wurde, zeigt Ihnen F2 eine Fehlermeldung.

Wenn F2 so eingerichtet ist, dass Fehlermeldungen bei fehlgeschlagenen Massenoperationen angezeigt werden sollen, erscheint auch die untenstehenden Fehlermeldung.

Klicken Sie auf Detaillierte Fehlermeldung anzeigen, um mehr Information zu erhalten.

Sie können Unterlagen aus einer anderen Akteneinsicht importieren. Klicken Sie dazu im Band des Reiters „Akteneinsicht“ auf Aus einer anderen Akteneinsicht importieren. Die Funktion ist zum Beispiel nützlich, wenn eine andere Abteilung Unterlagen zur Grundlage der Akteneinsicht hinzufügen soll und einen eigenen Vorgang für die Akteneinsicht erstellt hat.

Im Dialogfenster „Aus einer anderen Akteneinsicht importieren“ wählen Sie die Akteneinsicht von der Liste aus und klicken anschließend auf OK. Die Dokumente der ausgewählten Akteneinsicht gehen nun aus der Grundlage der ursprünglichen Akteneinsicht hervor.

Wenn die importierte Akteneinsicht ein Dokument enthält, das bereits in der Grundlage der ursprünglichen Akteneinsicht ist, erscheint die folgende Fehlermeldung und das Dokument wird nicht erneut hinzugefügt.

Es kann Elemente der Akteneinsicht geben, die Sie nicht in den Akteneinsichtsbericht einbeziehen möchten. Markieren Sie das entsprechende Element in der Grundlage der Akteneinsicht und klicken Sie im Reiter „Akteneinsicht“ auf Nicht einbeziehen. In der Grundlage der Akteneinsicht wird Ihnen in der Spalte „Status“ angezeigt, ob ein Element „Einbezogen“, „Teilweise einbezogen“ oder „Nicht einbezogen“ ist.

Wenn Sie ein nicht einbezogenes Element wieder einbeziehen möchten, markieren Sie dieses und klicken auf Einbeziehen.

Sie müssen ein Element der Akteneinsicht aus F2 exportieren, um Details darin unkenntlich machen zu können. Das kann zum Beispiel relevant sein, wenn das Element vertrauliche Informationen enthält, die nicht in den Akteneinsichtsbericht einbezogen werden sollen.

Zum Exportieren markieren Sie das entsprechende Element in der Grundlage der Akteneinsicht und klicken auf PDF exportieren.

Anschließend speichern Sie das Element lokal auf Ihrem Computer oder einem anderen Medium und öffnen dann ein Programm, um das Element zu bearbeiten oder Informationen unkenntlich zu machen. Denken Sie daran, das Schriftstück zu sperren und/oder zu schützen, wenn Sie es erneut speichern.

Nachdem Sie das Element bearbeitet haben, müssen Sie es in F2 importieren, wo es das ursprünglich exportierte Element ersetzt. In der Grundlage der Akteneinsicht markieren Sie das exportierte Element und klicken danach auf PDF importieren.

Ein Dialogfenster öffnet sich, in dem Sie das bearbeitete Element von Ihrem Computer auswählen können. Markieren Sie das Element und klicken Sie auf Öffnen oder Open. Das markierte Element wird der Grundlage der Akteneinsicht hinzugefügt und ersetzt das ausgewählte Element.

Beachten Sie, dass das Element vor dem Import gesperrt und/oder geschützt sein muss, damit andere Benutzer es nicht erneut bearbeiten können.

Nach dem Import des bearbeiteten Elements erscheint es in der Grundlage der Akteneinsicht mit diesem Symbol . Das Element und das dazugehörige Dokument erhalten beide den Status „Teilweise einbezogen“, weil Sie den Inhalt des importierten Elements bearbeitet haben. Das Element wird daher nicht vollständig in den Akteneinsichtsbericht einbezogen und erhält den Status „Teilweise einbezogen“.

Sie können jedem Element einer Akteneinsicht einen Kommentar hinzufügen. In einem Kommentar können Sie beispielsweise begründen, wenn Sie Elemente ausgeschlossen oder bearbeitet haben.

Wählen Sie das gewünschte Element aus und klicken Sie auf Kommentar im Reiter „Akteneinsicht“ oder Sie wählen im Kontextmenü Kommentar aus. Daraufhin öffnet sich das Dialogfenster „Kommentar ändern“ (siehe folgende Abbildung). Geben Sie darin einen Kommentar ein und klicken Sie abschließend auf OK.

Wenn Sie ein Element kommentiert haben, dann erscheint bei dem entsprechenden Element in der Grundlage der Akteneinsicht das Symbol in der Spalte „Kommentar“. Wenn Sie den Mauszeiger über das Symbol halten, wird Ihnen der Text des Kommentars angezeigt.

Wenn Sie den Kommentar bearbeiten möchten, wählen Sie das entsprechende Element aus und klicken Sie auf Kommentar. Daraufhin öffnet sich das Dialogfenster „Kommentar ändern“ erneut. Wenn Sie den Kommentar vollständig löschen möchten, löschen Sie den Text im Dialogfenster. Nach dem Klick auf OK ist der Kommentar gelöscht.

Wenn Sie einem Dokument einen Kommentar hinzufügen, erscheint dieser in der Dokumentenübersicht des Akteneinsichtsberichts und in den Dokumentendetails des entsprechenden Dokuments im Feld „Kommentar“. Wenn Sie einem anderen Element einen Kommentar hinzufügen, wie zum Beispiel einem Schriftstück oder einem Vermerk, erscheint der Kommentar in den Dokumentendetails für das entsprechende Dokument (siehe folgende Abbildung).

F2 zeigt Ihnen an, wenn identische Schriftstücke (Duplikate) mehrfach in einer Akteneinsicht vorkommen. Identische Schriftstücke innerhalb einer Akteneinsicht treten dann auf, wenn sie zu einem oder mehreren Dokumenten kopiert wurden, die alle Teil der Akteneinsicht sind. F2 legt eines der Schriftstücke als Originalschriftstück für die identischen Schriftstücke fest.

In der Ergebnisliste können Sie zwei Spalten anwählen: „Anzahl von Duplikaten“ und „Dokumenten-ID des Originalschriftstücks“.