Umgang mit Dokumentennummern in einer Akteneinsicht
Es kann eine Lücke in der fortlaufenden Dokumentennummerierung geben, wenn die Registrierung eines Dokuments aufgehoben und/oder das Dokument vom jeweiligen Vorgang entfernt wurde. In diesem Abschnitt wird beschrieben, wie Sie Dokumente lokalisieren, deren Registrierung aufgehoben wurden und/oder die aus einem Vorgang entfernt wurden.
Dokumentenregistrierung aufheben
Ein Dokument erhält eine Dokumentennummer, wenn das Dokument einem Vorgang zugeordnet ist und ein Häkchen in das Kontrollkästchen „Registriert“ gesetzt wurde.
Dokumenten werden Dokumentennummern in der Reihenfolge zugewiesen, in der sie registriert wurden. Dokumentennummern, die einem Dokument zugeordnet wurden, können nicht wiederverwendet werden. Das heißt, wenn Sie die Registrierung eines Dokuments aufheben, ist die entsprechende Dokumentennummer nicht mehr verfügbar.
Wenn Sie ein Dokument erneut registrieren, erhält dieses Dokument eine neue Dokumentennummer in der Reihenfolge und nicht die ursprüngliche.
Dokumentennummern sind mit Vorgängen verknüpft. Wenn Sie ein registriertes Dokument aus einem Vorgang entfernen, erhält das Dokument auch dann eine neue Dokumentennummer, wenn Sie es demselben Vorgang wieder zuordnen.
Dokumente finden, deren Registrierung aufgehoben und die aus einem Vorgang entfernt wurden
Wenn Sie ein Dokument wiederfinden möchten, dessen Registrierung aufgehoben und das aus einem Vorgang entfernt wurde, können Sie das Ereignisprotokoll im Vorgangsfenster nutzen.
Im Dialogfenster „Ereignisprotokoll“ wird Ihnen ein Protokoll über alle Handlungen angezeigt, die in dem Vorgang durchgeführt wurden. In der Spalte „Beschreibung“ können Sie nachvollziehen, ob ein Dokument aus dem Vorgang entfernt wurde. Außerdem wird angezeigt, ob die Registrierung eines Dokuments aufgehoben wurde. Die Felder unter den Spaltennamen können Sie verwenden, um die Ansicht anzupassen, zum Beispiel indem Sie Text im Feld „Beschreibung“ eingeben.
Wenn Sie das gewünschte Dokument gefunden haben, können Sie es anschließend im „Archiv“ suchen. Nutzen Sie den Dokumentenbetreff als Suchbegriff.