Aufbau der Genehmigungsschleuse
Das Modul F2 Genehmigungsschleuse besteht aus folgenden Elementen:
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fünf Suchlisten (2)
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Vorschau zur Anzeige und Bearbeitung der Genehmigung im Haupt- und Dokumentenfenster (3)
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vier Spalten für die Ergebnisliste (4).
Aus dem Hauptfenster heraus kann der Schleusenwärter die Genehmigungen des Genehmigers mit Schleuse bearbeiten und sich einen Überblick verschaffen. Hier werden unter anderem Platzierung und Frist angezeigt.
Der Reiter „Genehmigungsschleuse“
Der Reiter „Genehmigungsschleuse“ ist für Schleusenwärter im Dokumentenfenster der Genehmigung und im Hauptfenster verfügbar, wenn ein entsprechendes Dokument im Hauptfenster ausgewählt ist. Ein Schleusenwärter kann mehrere Genehmiger mit Schleuse betreuen. In diesem Fall gibt es für jeden Genehmiger mit Schleuse, der vom Schleusenwärter betreut wird, einen eigenen Reiter. Der Reiter ist nach dem Genehmiger mit Schleuse benannt.
Der Reiter wird für die Verwaltung von Genehmigungen benutzt. Die Menüpunkte des Reiters sind abhängig von der derzeitigen Platzierung der Genehmigung aktiviert oder deaktiviert.
Das Band ist in vier Menügruppen aufgeteilt:
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Genehmigungsverwaltung
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Anzeigemöglichkeiten in F2 Manager
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Navigation (nur im Reiter des Hauptfensters sichtbar)
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Berichte (nur sichtbar, wenn Synchronisierungsberichte verfügbar sind).
Hierunter werden die einzelnen Menüpunkte des Reiters „Genehmigungsschleuse“ beschrieben.
| Funktion | Beschreibung |
|---|---|
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Klicken Sie auf An F2 Manager senden, um eine Genehmigung weiter an den F2 Manager des Genehmigers mit Schleuse zu senden. Wenn die Genehmigung an F2 Manager freigegeben ist, wird die Schaltfläche durch die Schaltfläche „Von F2 Manager zurückziehen“ ersetzt, mit der Sie die Genehmigung von F2 Manager zurückziehen können. 
Abbildung 3. Schaltfläche „Von F2 Manager zurückziehen“
Lesen Sie mehr im Abschnitt Genehmigungen an F2 Manager senden. |
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Bestimmen Sie, welche Handlungen automatisch im Zusammenhang mit dem Genehmigungsverlauf ausgeführt werden sollen. Die möglichen Handlungen sind: |
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Bestimmen Sie, welche Handlungen automatisch in einem Genehmigungsverlauf ausgeführt werden sollen, in dem der Genehmiger mit Schleuse Kopieempfänger ist. Die möglichen Handlungen sind:
Die Menüpunkte sind nur bei Genehmigungen sichtbar, bei denen der Genehmiger mit Schleuse Kopieempfänger ist. |
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Klicken Sie auf die Schaltfläche, um die Genehmigung, Gelesen-Markierung oder Rücksendung auszuführen, sobald der Genehmiger mit Schleuse sie bearbeitet hat. Die Schaltfläche wird erst aktiv, wenn der Genehmiger mit Schleuse eine Entscheidung über die Genehmigung getroffen hat. Der Text auf der Schaltfläche ist abhängig von dieser Entscheidung. |
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Wählen Sie ein Kennzeichen aus dem Drop-down-Menü „Kennzeichen“, um Genehmigungen in F2 Manager zu priorisieren. Die Kennzeichen werden in der Werteliste "Kennzeichen der Genehmigungsschleuse" von einem Benutzer, mit dem Recht "Wertelisten verwalten" definiert. Die Kennzeichen können daher von Installation zu Installation variieren. Die Kennzeichen werden auch in der Ergebnisliste in der Dokumenten- und Genehmigungsanzeige in F2 Touch angezeigt. |
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Fügen Sie eine Sortierungsfrist für die Genehmigung hinzu. Die Funktion dient der Priorisierung von Genehmigungen in F2 Manager. |
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Klicken Sie auf Reihenfolge in F2 Manager anpassen, um ein Dialogfenster zu öffnen, von dem aus Sie die Reihenfolge der Genehmigungen auf dem iPad des Genehmigers mit Schleuse anpassen können. |
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Klicken Sie auf Genehmigung in der Schleusenliste anzeigen, um die aktuelle Genehmigung in der relevanten Liste zu öffnen. Die Schaltfläche ist nur im Hauptfenster sichtbar. |
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Klicken Sie auf Synchronisierungsberichte, um eine Übersicht über die Synchronisierungsberichte zu sehen, die aktuell für die jeweilige Genehmigung vorliegen. Ein rotes Ausrufezeichen auf dem Symbol bedeutet, dass einige Berichte nicht bearbeitet wurden. Die Schaltfläche ist nur sichtbar, wenn für die Genehmigung Synchronisierungsberichte vorliegen. |
Suchlisten der F2 Genehmigungsschleuse
Nach der Einrichtung der F2 Genehmigungsschleuse haben die Schleusenwärter Zugriff auf eine Gruppe von fünf Suchlisten, die sich unter dem Reiter "Genehmigungsschleuse" auf der linken Seite, unter den Standardlisten, im Hauptfenster befinden. Die Listen heißen:
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[Name des Genehmigers]
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Vor F2-Manager
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In F2 Manager
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Nach F2 Manager
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Kommende Genehmigungen
Die Suchlisten geben dem Schleusenwärter einen Überblick über die derzeitige Platzierung der Genehmigungen eines Genehmigers mit Schleuse. Wenn der Schleusenwärter mehrere Genehmiger mit Schleuse betreut, gibt es für jeden Genehmiger mit Schleuse eine Gruppe von Suchlisten.
| Suchliste | Beschreibung | ||
|---|---|---|---|
[Name des Genehmigers] |
Überblick über alle aktuellen und abgeschlossenen Genehmigungen, bei denen ein Genehmiger mit Schleuse Genehmiger oder Kopieempfänger ist. |
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Vor F2 Manager |
Überblick über Genehmigungen, die sich aktuell im Sekretariat vor dem Genehmiger mit Schleuse befindet. Die Genehmigungen sind noch nicht an F2 Manager gesendet. |
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In F2 Manager |
Überblick über die Genehmigungen, die sich aktuell im F2 Manager des Genehmigers mit Schleuse befinden. |
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Nach F2 Manager |
Überblick über die Genehmigungen, die sich aktuell im Sekretariat befinden, nachdem der Genehmiger mit Schleuse sie in F2 Manager bearbeitet hat. Das Sekretariat muss die Entscheidung des Genehmigers mit Schleuse noch ausführen oder anpassen. |
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Kommende Genehmigungen |
Überblick über Genehmigungen, bei denen sich die Genehmigung aktuell auf einem Schritt vor dem Genehmiger mit Schleuse befindet.
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Vorschau von der Genehmigungsschleuse
Wenn ein Genehmiger eines Schritts ein Genehmiger mit Schleuse ist, wird die Genehmigungsschleuse als dreistufiger Prozess anzeigt, um zu verdeutlichen, dass die Genehmigung sowohl vor als auch nach dem Genehmiger mit Schleuse von einem Sekretariat bearbeitet wird. Eine blaue Markierung zeigt an, ob sich die Genehmigung aktuell beim Sekretariat vor dem Genehmiger mit Schleuse, beim Genehmiger mit Schleuse selbst oder beim Sekretariat nach dem Genehmiger mit Schleuse befindet.
Der dreistufige Prozess wird sowohl im Dokumentenfenster der Genehmigung als auch in der Vorschau im Hauptfenster angezeigt. Er kann auch in Genehmigungsverläufen auf F2 Touch eingesehen werden.
Genehmigungen können Sie aus der Vorschau im Hauptfenster heraus einsehen und bearbeiten, ohne das Dokument vorher zu öffnen. Klicken Sie dazu in der Vorschau auf den Reiter „Genehmigung“, um die Genehmigung anzuzeigen.
Von hier aus können Sie zum Beispiel die Genehmigung endgültig genehmigen oder anpassen oder einen Kommentar hinzufügen. Lesen Sie mehr im Abschnitt Genehmigungen bearbeiten.
Lesen Sie mehr über die generellen Möglichkeiten für die Bearbeitung von Genehmigungen aus der Vorschau heraus unter dem Modul Genehmigungen.
Spalten der Genehmigungsschleuse
In der Ergebnisliste können Ihnen vier Spalten angezeigt werden, die sich auf die Genehmigungsschleuse beziehen. Dabei handelt sich um folgende Spalten:
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Tage bis zur Schleusensortierungsfrist
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Kennzeichen der Schleuse
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Schleusenplatzierung
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Schleusensortierungsfrist.
| Spalte | Beschreibung |
|---|---|
„Tage bis zur Schleusensortierungsfrist“ |
Zeigt die Anzahl Tage bis zur Schleusensortierungsfrist. |
„Kennzeichen der Schleuse“ |
Zeigt, welches Kennzeichen der Genehmigung vom Schleusenwärter zugeteilt wurde. |
„Schleusenplatzierung“ |
Zeigt, wo sich die Genehmigung innerhalb der Schleuse befindet. |
„Schleusensortierungsfrist“ |
Zeigt, welche Schleusensortierungsfrist der Genehmigung vom Schleusenwärter zugeteilt wurde. |