Genehmigungen bearbeiten
Der grundlegende Arbeitsablauf für die Bearbeitung von Genehmigungen durch die Schleuse ist wie folgt:
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Das Sekretariat erhält die Genehmigung.
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Der Schleusenwärter fügt ein Kennzeichen der Schleuse und eine Sortierungsfrist hinzu und gibt dann die Genehmigung an F2 Manager frei.
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Der Genehmiger mit Schleuse kann die Genehmigung zurücksenden, als gelesen markieren oder genehmigen.
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Der Schleusenwärter erhält erneut die Genehmigung und kann die Entscheidung ausführen oder anpassen.
Darüber hinaus gibt es eine Reihe zusätzlicher Optionen für die Bearbeitung von Genehmigungen, die genutzt werden können, wenn weitere Anpassungen erforderlich sind.
Der Schleusenwärter bearbeitet die Genehmigungen direkt im Hauptfenster, wenn eine Entscheidung sofort ausgeführt werden kann. Besteht die Notwendigkeit, angehängte Schriftstücke einer Qualitätsprüfung zu unterziehen, wird die Genehmigung vom Dokumentenfenster aus geöffnet und bearbeitet.
Die verschiedenen Werkzeuge zur Bearbeitung von Genehmigungen werden in den folgenden Abschnitten beschrieben.
Genehmigungen an F2 Manager senden
Nachdem das Sekretariat die Genehmigung bearbeitet und die Qualität gesichert hat, sendet es diese weiter an den F2 Manager des Genehmigers mit Schleuse.
Klicken Sie auf die Schaltfläche An F2 Manager senden, um die Genehmigung an das iPad des Genehmigers mit Schleuse zu versenden. Von hier aus kann der Genehmiger mit Schleuse die Genehmigung bearbeiten.
Sofort an F2 Manager senden
Wenn eine Genehmigung sofort an den Genehmiger mit Schleuse weitergeleitet werden soll, setzen Sie im Reiter „Genehmigungsschleuse“ ein Häkchen in das Kontrollkästchen „Sofort an Manager senden“. Dadurch wird die Genehmigung sofort an F2 Manager gesendet. In Zukunft wird das Sekretariat dann umgangen, wenn die Genehmigung zurückgesendet wird.
Das Sekretariat kann „Sofort an F2 Manager senden“ wählen, bevor die Genehmigung beim Schritt des Genehmigers mit Schleuse eingeht. Dies kann sinnvoll sein, wenn die Qualität einer Genehmigung gesichert ist, bevor sie den Schritt des Genehmigers mit Schleuse erreicht.
Wenn Sie „Sofort an F2 Manager senden“ ausgewählt haben, erhält der Genehmiger mit Schleuse die Genehmigung, sobald sie im vorherigen Schritt genehmigt wurde. Das kann von Vorteil sein, wenn die Genehmigung des vorherigen Schritts außerhalb der Arbeitszeit des Schleusenwärters erteilt wird.
Genehmigungen, die den Schritt des Genehmigers mit Schleuse noch nicht erreicht haben, finden Sie in der Suchliste „Kommende Genehmigungen“.
Genehmigungen sortieren und priorisieren
In F2 Manager werden freigegebene Genehmigungen standardmäßig alphabetisch nach Dokumentenbetreff sortiert. Spezielle Kennzeichen der Schleuse oder Sortierungsfristen im Genehmigungsdokument werden verwendet, um die Genehmigungen weiter zu sortieren und die Reihenfolge zu steuern, in welcher die Genehmigungen dem Genehmiger mit Schleuse vorgelegt werden.
Die Sortierungshierarchie sieht folgendermaßen aus:
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Das Kennzeichen der Schleuse „Eilt“
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Andere Kennzeichen der Schleuse
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Sortierungsfrist
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Dokumentenbetreff
Das bedeutet, dass Kennzeichen der Schleuse am wichtigsten sind und anschließend nach Sortierungsfrist sortiert wird.
| Sie können konfigurieren, dass F2 Genehmigungsschleuse auch nach der Genehmigungsfrist sortiert. In diesem Fall gibt es fünf Stufen in der Sortierungshierarchie, wobei die Genehmigungsfrist nach dem Kennzeichen der Schleuse und vor der Sortierungsfrist liegen wird. Konfigurationen erfolgen in Zusammenarbeit mit cBrain. |
Reihenfolge in F2 Manager anpassen
Der Schleusenwärter kann die Reihenfolge der freigegebenen Genehmigungen in F2 Manager anpassen. Klicken Sie auf die Schaltfläche Reihenfolge in F2 Manager anpassen im Reiter „Genehmigungsschleuse“, wodurch sich ein Dialogfenster öffnet. Wählen Sie eine Genehmigung aus und passen Sie dann oben im Dialogfenster Kennzeichen und Sortierungsfrist in den Drop-down-Menüs an.
| Die Schaltfläche "Reihenfolge in F2 Manager anpassen" ist nur aktiv in der Liste "In F2 Manager" und im Dokumentenfenster von Genehmigungen, die in F2 Manager liegen. |
Der Genehmiger mit Schleuse erhält eine Nachricht von F2 Manager, wenn die Reihenfolge angepasst wurde. Der Genehmiger mit Schleuse kann die Liste aktualisieren, indem er sie nach unten zieht.
Sie können die Sortierung von Genehmigungen ändern, bei denen Genehmiger mit Schleuse entweder Genehmiger oder Kopieempfänger sind.
Genehmigungen und Gelesen-Markierungen ausführen oder anpassen
Ein Genehmiger mit Schleuse bearbeitet eine Genehmigung, indem er diese genehmigen, zurücksenden oder als gelesen markieren. Daraufhin kommt die Genehmigung zurück zum Sekretariat, welches sich um die Qualitätssicherung kümmert, die Genehmigung weiterleitet oder die Entscheidung des Genehmigers mit Schleuse ausführt.
Klicken Sie im Reiter Genehmigungsschleuse oder in der Vorschau auf Genehmigung ausführen, Rücksendung ausführen oder Gelesen-Markierung ausführen, um die Entscheidung des Genehmigers auszuführen.
Klicken Sie auf Entscheidung anpassen in der Vorschau, um eine Entscheidung anzupassen. Das kann relevant sein, wenn der Genehmiger mit Schleuse irrtümlich genehmigt hat. Anschließend kann die Genehmigung zum Beispiel an einen vorherigen Schritt zurückgesendet werden.
Sofort ausführen
Setzen Sie ein Häkchen bei „Wenn zurückgesendet, Schleuse überspringen“ und/oder „Wenn genehmigt, Schleuse überspringen“ auf dem Reiter „Genehmigungsschleuse“, wenn die Entscheidung des Genehmigers mit Schleuse nicht weiter vom Schleusenwärter bearbeitet werden und stattdessen automatisch ausgeführt werden soll.
Im Namen eines Genehmigers mit Schleuse genehmigen
Der Schleusenwärter kann im Namen eines Genehmigers mit Schleuse genehmigen, was in diesem Fall aus dem Genehmigungslog hervorgehen wird.
Genehmiger mit Schleuse als Kopieempfänger
Ein Genehmiger mit Schleuse kann als Kopieempfänger einem Genehmigungsschritt hinzugefügt werden.
Wenn ein Genehmiger mit Schleuse Kopieempfänger ist, geht die Genehmigung zunächst im Sekretariat ein, das diese an F2 Manager weitersendet. In F2 Manager kann der Genehmiger mit Schleuse einen Kommentar schreiben, als gelesen markieren und den Genehmiger des Schritts informieren.
Sobald der Genehmiger mit Schleuse die Genehmigung als Kopieempfänger bearbeitet hat, kann das Sekretariat die Gelesen-Markierung ausführen und ggf. den Kommentar anpassen. Sollte dies nicht nötig sein, kann der Schleusenwärter das Kästchen „Wenn genehmigt, Schleuse überspringen“ vorab ankreuzen.
Informationen im Ereignisprotokoll
Das Ereignisprotokoll in einer Genehmigung zeigt Informationen über die Handlungen durch die Genehmigungsschleuse. Dies sind Handlungen, die vom Sekretariat im Namen eines Genehmigers mit Schleuse durchgeführt wurden. Sie können daher sehen, welche Handlung durchgeführt wurde, worin die Änderung bestand und um welchen Genehmiger mit Schleuse es sich handelte.
Sie öffnen das Ereignisprotokoll, indem Sie auf Ereignisprotokoll im Reiter "Erweitert" des entsprechenden Dokuments klicken. Im Dialogfenster "Ereignisprotokoll" auf dem Reiter "Metadaten anzeigen" können Sie Informationen über die vom Schleusenwärter durchgeführten Aktionen sehen.
