Vorschau im Hauptfenster

In der Vorschau im Hauptfenster können Sie sich den Inhalt der einzelnen gewählten Dokumente und Schriftstücke in der Ergebnisliste anzeigen lassen. Unter dem Reiter "Einstellungen" können Sie die Ansicht der Vorschau festlegen. Die Vorschau kann neben oder unter der Ergebnisliste angezeigt werden.

Abbildung 1. Auswahl der Vorschauanzeige im Hauptfenster

Lesen Sie mehr über die Einrichtung der Vorschau.

Im Folgenden können Sie mehr über die Funktionen in der Vorschau lesen, darunter Kontextmenüfunktionen für Schriftstücke, Anzeige von Beteiligteneigenschaften sowie Inhalt von Verteilerlisten und Ausdrucken von Schriftstücken über die Vorschau.

Funktionen in der Vorschau

Die Vorschau bietet Ihnen eine Reihe Funktionen für die Arbeit mit Dokumenten und Schriftstücken.

Abbildung 2. Funktionen in der Vorschau im Hauptfenster

Hier können Sie:

Chats lesen und öffnen (1).
Notizen lesen und öffnen (2).
Vermerke lesen und öffnen (3).
Zwischen dem Dokument, Beteiligten und möglichen Genehmigungen und Anfragen auf dem Dokument navigieren (4).

Sie können Genehmigungen direkt in der Vorschau bearbeiten.

In den folgenden Abschnitten können Sie mehr über die Funktionen in der Vorschau lesen.

Kontextmenüfunktionen für Schriftstücke in der Vorschau

Wenn Sie ein Schriftstück in der Vorschau markieren, können Sie mittels des Kontextmenüs die folgenden Handlungen am Schriftstück durchführen.

Symbol

Funktion

Beschreibung

Als PDF anzeigen

Öffnet das gewählte Schriftstück als PDF.

Öffnen

Öffnet das gewählte Schriftstück in dem Modus, den Sie in den persönlichen Einstellungen gewählt haben. Das Symbol ist abhängig vom Dateityp des Schriftstücks, zum Beispiel PDF oder Word.

Datei exportieren…

Exportiert das Schriftstück auf den Computer, an dem Sie arbeiten.

Über eine Konfiguration können Sie den Export von Schriftstückkopien vereinfachen. Wenn die Konfiguration aktiviert ist, können Sie Kopien von Schriftstücken exportieren, indem Sie sie von F2 ziehen und an einem relevanten Ort auf Ihrem Computer, zum Beispiel in Outlook, loslassen. Konfigurationen erfolgen in Zusammenarbeit mit cBrain.

Eigenschaften

Öffnet das Dialogfenster „Schriftstückeigenschaften“.

Link zum Schriftstück kopieren

Hiermit kopieren Sie einen Hyperlink des aktuellen Dokuments, mit dem das Schriftstück verknüpft ist.

Diesen Link können Sie in andere Dokumente oder Metadaten von Vorgängen, Notizen, Chats, Vermerke usw. einfügen. Lesen Sie mehr über das Einfügen von einem Schriftstück-Hyperlink ins Dokumentschriftstück.

Eigenschaften für Beteiligten in der Vorschau anzeigen

Sie können sich Eigenschaften von Beteiligten und Verteilerlisten direkt in der Vorschau im Hauptfenster anzeigen lassen. Hierzu wählen Sie nach einem Rechtsklick auf den gewünschten Beteiligten Eigenschaften anzeigen aus.

Abbildung 3. Rechtsklick auf einen Beteiligten in der Vorschau des Hauptfensters

Inhalt einer Verteilerliste in der Vorschau anzeigen

Sie können sich den aktuellen Inhalt einer Verteilerliste direkt in der Vorschau des Hauptfensters anzeigen lassen. Dazu wählen Sie nach einem Rechtsklick auf das Empfängerfeld Inhalt anzeigen aus.

Abbildung 4. Rechtsklick auf eine Verteilerliste in der Vorschau des Hauptfensters

Ein Dialogfenster öffnet sich und zeigt den Inhalt der Verteilerliste an (siehe folgende Abbildung).

Abbildung 5. Das Dialogfenster „Inhalt anzeigen“

Es wird Ihnen der Inhalt der Verteilerliste zu dem Zeitpunkt angezeigt, an dem Sie das Dialogfenster öffnen. Wenn die Verteilerliste geändert wird, während Sie das Dialogfenster geöffnet haben, müssen Sie das Dialogfenster schließen und erneut öffnen, um die Änderungen zu sehen.

Lesen Sie mehr über Verteilerlisten.

Anhang über Vorschau ausdrucken

Sie können die in der Vorschau angezeigten Dokumentenanhänge ausdrucken.

Klicken Sie hierzu in der Ergebnisliste auf das Dokument, dem das Schriftstück angehängt ist, um eine Vorschau des Dokuments zu sehen. Daraufhin klicken Sie in der Vorschau auf das Schriftstück, das Sie ausdrucken möchten und anschließend auf den Drop-down-Pfeil des Menüpunkts Drucken im Band des Hauptfensters.

Klicken Sie im Drop-down-Menü auf Anhang ausdrucken, um den gewählten Anhang auszudrucken.

Sie können nicht alle Anhänge auf einmal ausdrucken. Jeder Anhang muss einzeln markiert und danach ausgedruckt werden. Sie können jedoch über den Menüpunkt Dokument als PDF erstellen im Band alle Anhänge in einer PDF-Datei drucken. Weitere Informationen zum Menüpunkt finden Sie unter Dokumente.

Abbildung 6. Anhang über Vorschau im Hauptfenster ausdrucken

Wenn die Vorschau im Hauptfenster nicht aktiviert ist, können Sie Anhänge weiterhin aus dem Hauptfenster heraus über die Schriftstückansicht der Ergebnisliste ausdrucken. Hier ist es jedoch nicht möglich, das Dokumentenschriftstück zu drucken.