Dokumente verwalten
In F2 können Sie Dokumente mithilfe von Kennzeichen und Listen verwalten. Dies hilft Ihnen, Dokumente zu organisieren und zu kategorisieren und eine Übersicht in z. B. Suchlisten zu erstellen. Zu den Funktionen gehört die Möglichkeit, Fristen für die Sachbearbeitung der Org.Einheit festzulegen und auszuwählen, welche Dokumente in Suchlisten wie "Posteingang" und "Mein Schreibtisch" erscheinen.
Die Kennzeichnungs- und Organisationsfunktionen befinden sich im Band des Dokumenten- und Hauptfensters. In den folgenden Abschnitten werden die Funktionen über das Band im Hauptfenster erklärt. Die Vorgehensweise ist in allen Fenstern gleich.
Persönliche Kennzeichnung
Die Menügruppe „Persönliche Kennzeichnung“ können Sie im Band des Dokumenten- und Hauptfensters einsehen, wenn Sie ein Dokument aus der Ergebnisliste öffnen oder markieren. Die Einstellungen zur persönlichen Kennzeichnung sind nur für Sie sichtbar. Die folgende Abbildung zeigt Ihnen die Menügruppe, in der Sie wählen können, inwieweit ein Dokument in Ihrem Posteingang und auf Ihrem Schreibtisch angezeigt werden soll. Hierfür werden die oberen Schaltflächen verwendet. In der Mitte können Sie dem Dokument ein Kennzeichnen hinzufügen. Unten können Sie dem Dokument eine Frist geben.
Dokument in persönlichen Suchlisten ablegen
Mithilfe der persönlichen Kennzeichnung können Sie Ihre Arbeit mit Dokumenten verwalten und organisieren. Sie haben folgende Möglichkeiten, um Dokumente abzulegen:
| Symbol | Beschreibung |
|---|---|
|
Das Dokument ist in Ihrem Posteingang abgelegt. |
|
Das Dokument ist auf Ihrem Schreibtisch abgelegt. |
|
Das Dokument ist sowohl in Ihrem Posteingang als auch auf Ihrem Schreibtisch abgelegt. |
|
Das Dokument ist weder in Ihrem Posteingang noch auf Ihrem Schreibtisch abgelegt. Sie können das Dokument im „Archiv“, „Mein Archiv“ oder mit einer anderen Suche, die durch entsprechende Suchkriterien angepasst ist, aufrufen. |
Persönliches Kennzeichen vergeben
Sie können dem Dokument auch ein persönliches Kennzeichen vergeben, das nur von Ihnen eingesehen werden kann. Ein Benutzer mit dem Recht „Kennzeichen verwalten“ definiert, welche Kennzeichen Sie einem Dokument vergeben können, und daher variieren diese von Installation zu Installation. Sie können die Kennzeichen zum Beispiel bei erweiterten Suchen nutzen.
Persönliche Frist setzen
Sie können eine persönliche Frist für Ihre Arbeit mit dem Dokument setzen, die auch nur von Ihnen eingesehen werden kann. Tragen Sie das Datum der Frist direkt im Feld ein oder klicken Sie auf das Kalendersymbol, um ein Fristdatum, beziehungsweise „gestern“, „heute“ oder „morgen“ auszuwählen (siehe folgende Abbildung).
Sie können F2 auch ein Datum ausgehend von der Anzahl Tage bis zur Frist berechnen lassen, indem Sie beispielsweise „+7” in das Feld eingeben und auf Enter drücken. Die Frist liegt dann sieben Tage ab dem heutigen Datum.
Kennzeichnung der Org.Einheit
Die Kennzeichnung der Org.Einheit ist ein Instrument für die Zusammenarbeit innerhalb einer Org.Einheit. Sie gibt Ihnen die Möglichkeit, die Org.Einheit auf unterschiedliche Weise zu involvieren und gleichzeitig einen Überblick über Aufgaben und Prozesse für Mitglieder der Org.Einheit zu schaffen.
Die Kennzeichnung nehmen Sie über die Menügruppen im Dokumenten- und Hauptfenster, die Ihre Org.Einheit als Namen hat, vor. Genau wie die Möglichkeit, ob Ihnen ein Dokument im Posteingang der Org.Einheit oder auf dem Schreibtisch der Org.Einheit angezeigt werden soll, können Sie auch Fristen und Kennzeichen vergeben, um die Arbeit zu kategorisieren und damit einen Überblick und Wissensaustausch zu ermöglichen (siehe folgende Abbildung).
| Die Sachbearbeitung der Org.Einheit kann auch direkt in empfangenen E-Mails gesteuert werden. Nutzen Sie dazu die Zeile der Sachbearbeitung der Org.Einheit. |
Dokument in Suchlisten der Org.Einheit ablegen
Als Benutzer der Org.Einheit können Sie die Ablage des Dokuments verwalten und organisieren, das heißt, Sie legen fest, ob das Dokument im „Posteingang (Name der Org.Einheit)“ und auf dem „Schreibtisch (Name der Org.Einheit)“ abgelegt werden soll. Ihre Org.Einheit hat folgende Möglichkeiten für die Ablage von Dokumenten:
| Symbol | Beschreibung |
|---|---|
|
Das Dokument ist im Posteingang der Org.Einheit abgelegt. |
|
Das Dokument ist auf dem Schreibtisch der Org.Einheit abgelegt. |
|
Das Dokument ist sowohl im Posteingang als auch auf dem Schreibtisch der Org.Einheit abgelegt. |
|
Wenn keines der beiden Symbole markiert ist, wird das Dokument weder im Posteingang der Org.Einheit, noch auf dem Schreibtisch der Org.Einheit gezeigt. Sie können das Dokument im „Archiv“, „Archiv (Org.Einheit)“ oder mit einer anderen Suche, die durch entsprechende Suchkriterien angepasst ist, aufrufen. |
Kennzeichen der Org.Einheit festlegen
Sie und Ihre Kollegen können dem Dokument ein Kennzeichen der Org.Einheit geben, welches nur von Ihnen und Ihren Kollegen eingesehen werden kann. Ein Benutzer mit dem Recht „Kennzeichen verwalten“ definiert, welche Kennzeichen Sie einem Dokument vergeben können, und daher variieren diese von Installation zu Installation. Ihre Org.Einheit kann die Kennzeichnen beispielsweise in erweiterten Suchen nutzen und wenn Ihre Org.Einheit eine feste Org.Einheitssuche erstellen möchte.
Frist für Org.Einheit setzen
Als Benutzer der Org.Einheit können Sie Fristen für die Arbeit der Org.Einheit mit Dokumenten festlegen, die nur von den Benutzern der Org.Einheit eingesehen werden können. Das Datum der Frist können Sie entweder direkt im Feld eintragen oder Sie klicken auf das Kalendersymbol, um ein Fristdatum beziehungsweise „gestern“, „heute“ oder „morgen“ auszuwählen (siehe folgende Abbildung).
Sie können auch F2 ein Datum berechnen lassen, das auf der Anzahl der Tage bis zur Frist berechnet wird, indem Sie zum Beispiel „+7“ in das Feld eingeben und Enter drücken. Die Frist beträgt dann sieben Tage ab dem heutigen Datum.
Dokumente archivieren, löschen und entfernen
Über die Menügruppe „Entfernen“ im Band des Hauptfensters können Sie Dokumente archivieren, löschen und von Suchlisten entfernen.
Die Funktionen werden Ihnen im Folgenden beschrieben.
Archivieren
Klicken Sie auf Archivieren, um die Dokumente, die von Ihnen in der Ergebnisliste markiert wurden, zu archivieren. Wenn Sie ein Dokument archivieren, hilft Ihnen F2 beim Aufräumen. Das bedeutet, dass das Dokument automatisch aus dem „Posteingang“ und „Mein Schreibtisch“ entfernt wird. Zudem wird Ihnen das untenstehende Dialogfenster mit weiteren Möglichkeiten angezeigt.
Im Dialogfenster können Sie, sofern Sie der Dokumentenverantwortliche sind, wählen, ob das Dokument automatisch in den Status „Abgeschlossen“ versetzt werden soll, anstatt „In Bearbeitung“. Das bedeutet, dass F2 das Metadatenfeld „Status“ automatisch für Sie aktualisiert.
Von Suchliste entfernen
„Von Suchliste entfernen“ nutzen Sie, wenn Sie ein Dokument von bestimmten Suchlisten im Hauptfenster entfernen möchten. Sie können auf diese Funktion in folgenden Suchlisten oder darauf basierenden Suchlisten zugreifen:
-
Posteingang
-
Mein Schreibtisch
-
Posteingang der Org.Einheit
-
Schreibtisch der Org.Einheit
Wenn Sie ein Dokument von einer dieser Suchlisten entfernen, können Sie es trotzdem noch über andere Suchlisten aufrufen. Sie können das Dokument im „Archiv“, in „Mein Archiv“ und in Suchlisten, die auf diesen Suchlisten basieren, aufrufen.
Dokument löschen
Der Menüpunkt „Dokument löschen“ funktioniert auf zwei unterschiedliche Weisen, abhängig davon, ob ein Dokument geteilt wurde oder nicht. Wenn Sie über das Recht „Kann geteilte Dokumente löschen“ verfügen, können Sie im Drop-down-Menü auch „Für alle löschen“ wählen.
Lesen Sie mehr über das Löschen von Dokumenten.